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第2节　利用Access数据库管理信息
知识点
目标
考试要求
1.数据表、字段、记录的概念
b
必考＋加试
2.利用数据库管理信息
①利用Access建立数据表
②字段的编辑
③记录的编辑
c
1.数据库由数据表、查询等组成。数据表是一个二维表，每一行称为一条记录，每一列称为一个字段。
2.数据表中同一字段的类型是相同的，常见的字段类型有文本、数字、自动编号、是否、货币、日期等等。记录的某个字段值不允许输入与他不相同类型的内容。
一、Access数据表和视图模式
1.一个数据库可以有多张数据表，各张数据表之间数据可以是独立的，也可以是相关联的，如果两张数据表有关联，可以通过查询来获取相关信息。
2.数据库的扩展名是.accdb，而数据表没有扩展名。
3.数据表的视图方式有数据表视图和设计视图两种。数据表视图可以输入、修改数据表中记录，也可以使用菜单中的“字段”选项进行插入、修改和删除字段，也可以修改字段类型。在设计视图中，仅对字段方面的操作，不能对记录进行操作。
4.记录删除后，不能恢复，且新插入的记录，只可能出现在最后，两条记录间不可能产生新记录。
5.记录复制或导出到Excel工作表后，会自动出现标题行，Excel中的行数比记录总数多一行。是否型字段的值为True或False，因此导出到Excel中，该字段的值不是True就是False，也不会出现空白的情况。
6.Excel每一列类型与数据中对应字段类型相同时，才可以把Excel数据复制到数据表中。
7.数据库应用系统根据一定的规则，对数据进行加密并存储到数据库中，读取数据时，再进行解密还原。
【例1】　下列对于Access数据表说法正确的是(　　)
A.当前打开的数据表处于数据表视图模式
B.该数据库有两张数据表，这两张数据表肯定不会有相同的字段
C.通过数据库应用系统可以对所有数据表进行查询、删除记录等操作
D.把当前打开的数据表导出到Excel中，工作表中含标题行只会出现5行数据
解析　本题考核的知识点是Access数据表和他的视图模式。从左边来看，当前有两张数据表，两张数据表的数据可以是独立的，也可以是关联的，因此两张数据表可以有相同字段，打开的是商品库存数据表，视图模式为设计视图，只能修改、添加和删除字段，不能对记录进行操作。当前数据表包含4个字段，因此导出后有四列数据，行数由记录来决定，不一定是5行。数据库应用系统是方便使用和管理数据库中数据，因此可以对数据表进行相关操作。
答案　C
【变式训练】　某数据库打开的界面如图所示，下列说法不正确的是(　　)
A.当前数据库的名称是“商品库存.accdb”
B.在当前视图方式下，可以修改字段的类型
C.可以设置密码对数据库进行数据加密，从而保护数据的安全性
D.在“*(新建)”一行中除“编号”字段的任意一列中输入文字，将会产生一条新记录
解析　本题考核的知识点是Access数据库和数据表的基本概念。数据库名称为商品.accdb，而商品库存表是数据表名称，在数据表视图模式下，可以用工具栏上的“字段”选项进行修改字段，自动编号类型是自动产生的，不需用户输入。
答案　A
二、字段及字段类型
1.自动编号类型字段的内容是系统自动产生的，用户不能输入、修改该字段内容。该字段的内容不会为空，也不能由其他字段转换为自动编号类型(空的数据表除外)。
2.自动编号的内容是唯一的，往往是递增的，删除某条记录后，该值不会再次产生，同时一张数据表中最多有一个字段的类型是自动编号类型，因此该字段往往可以被设置为主键。
3.日期类型字段最终的显示格式为“年/月/日”，但输入可能的格式有2017年3月8日、2017－3－8、2017/3/8等，不允许输入其他内容。
4.数字和货币类型字段中只能输入0－9的数字及一个小数点，不能输入带文字的单位，如8元。
5.是否型的值有True、False两个，在方框中打勾，表示值为True，空白为False。
6.仅修改字段的名称，不会影响该字段的值，但修改该字段的类型，可能导致数据的丢失。
【例2】　某数据表设计视图和数据表视图如下所示，以下描述正确的是(　　)
A.名称和“编号”之间可以插入新字段
B.添加新记录后，“编号”字段的值一定是“3”
C.在当前状态下，“库存量”字段的数据类型无法改为“数字”类型
D.若将数据复制到Excel工作表中，则“在售”对应列中的数据可以是“是”或“否”
解析　本题考核的知识点是Access数据表字段类型。任意两个字段间插入新的字段，但记录只能插入到最后一行。自动编号的类型往往是递增的，且不可能重复，若删除编号字段值为3的记录被删除了，则新产生的记录中编号值就不可以是3了。数据表有记录时，其他类型不可以向自动编号类型转换，但转换为非自动编号类型时，有可能导致数据的丢失。是否型的逻辑值为True或False。
答案　A
[方法总结]　数据表记录和字段的知识点多，需加强理解和记忆。
【变式训练】　某“销售记录”数据表结构及记录视图如图所示，
则下列说法正确的有(　　)
A.可以在“ID”字段中输入数字6
B.还可以新增加一个自动编号类型的“销售记录号”字段
C.将“销售员”字段的类型修改为数字，会导致数据丢失
D.修改某条记录“单价”或“数量”字段值，该记录“金额”字段值会自动改变
解析　本题考核的知识点是Access数据表字段的基本概念。自动编号类型字段不能输入和修改，且一个数据表中只能有一个自动编号类型字段。文本型改为数字型，文字部分及文字开头的会丢失，在数据表中没有公式，只是单纯地记录数据，因此不会自动改变。
答案　C
1.某地区企业基本信息(部分)表如下表所示：
注册编号
企业名称
法人
代表
员工人数
注册资本
成立日期
是否
上市
年检情况
S2016090111
石粉有限
公司
张三
120
1000万元
2016－3－5
是
合格
D2017011199
耐火有限公司
李四
90
500万元
2017－1－1
否
未年检
……
……
……
……
……
……
……
……
若用 Access数据表来存储该信息表，下列部分字段设计最合理的是(　　)
A.
字段名称
数据类型
说明
registerID
自动编号
注册编号
name
文本
企业名称
B.
字段名称
数据类型
说明
legal
文本
法人代表
regcapital
数字
注册资本
C.
字段名称
数据类型
说明
workforce
数字
员工人数
Listed
是/否
是否上市
D.
字段名称
数据类型
说明
establishment
日期/时间
成立日期
renewal
是/否
年检情况
解析　注册编号一般是由注册部门生成的有意义的代码，从表格上来看，没有一定的规律。注册资本带单位的文本，年检情况有多种可能性。
答案　C
2.某Access数据表打开后如图所示：
下列描述中正确的是(　　)
A.“出生日期”字段的类型肯定是文本型
B.当前记录中，“姓名”字段的值是“Jay Chou”
C.该数据表记录数为5
D.删除“性别”字段后，记录数也会减少一条
解析　出生日期内容右对齐，是日期的一种显示方式，Jay Chou是英文名字段内容，删除字段，与记录数无关。
答案　C
3.网上注册用户信息的界面如图所示：
表格中数据提交后上传到Access数据表中，下列说法正确的是(　　)
①这是一个数据库应用系统； ②提交数据后，数据库系统对数据的操作仅仅是修改记录；③用户成功注册一个新账号，数据库中将增加一个字段；④可以将“用户名”相应字段的类型设置为文本类型；⑤用户成功注册后，“电子邮箱”字段对应的记录不能为空；⑥可以将“是否有车”相应字段的类型设置为“是/否”类型；⑦存储该记录的字段数可能超过4个。
A.①②④⑤⑥⑦ B.①③④⑤⑥
C.①②④⑤⑥ D.①④⑤⑥⑦
解析　用户为了某一目的而开发的网站等称为数据库应用系统，提交数据后，会注册一个新用户，会产生一条关于这个用户的新记录，打星号表示信息必须输入，是否有车中有两种情况，可以存储为是否型，用户提交的数据表中可能有自动编号类型的字段，还有记录时间、注册电脑IP地址等信息。
答案　D
4.某“销售记录”数据表结构及记录视图如图所示：
选择右键菜单中的“新记录”并输入相应数据，下列可能作为新记录的是(　　)
A.3　20170304　飞利浦音箱　370　26　9620　A002
B.3　2017/3/5　纽曼MP4　335　18　6030　A003
C.6　2017/3/5　三星显示器　1045　8台　8360　A003
D.20　2017/3/6　飞利浦音箱　350　10　3500　A002
解析　ID字段为自动编号，最后一条记录的值已经是5，新产生的会比5大，D选项可能的原因是已经产生ID为6到19的记录，但这些记录均被删除了，C选项中数量字段不允许输入文字。
答案　D
5.Access数据表结构如图所示，向该数据表录入数据时，下列操作能实现的是(　　)
A.在“商品编号”字段中输入“A001”
B.在“进货日期”字段中输入“2017年2月29日”
C.在“库存”字段中输入“20箱”
D.在“联系电话”字段中输入“(＋86)010－88548888”
解析　B选项2017年的2月没有29日，库存是数字类型，不能输入文字。
答案　D
6.某数据库界面如图所示，则下列说法正确的是(　　)
A.该数据库中有3张数据表
B.删除当前记录，“格力高暖器”所在记录的编号值将为“1”
C.可以以产品名称为主关键字，实际销售量为次要关键字，对数据表排序
D.可以在当前数据表中增加一个名为“预测”或“商品库存”的数字类型的字段
解析　数据库中有2张数据表和1个查询。自动编号字段的值一经产生，不会改变。数据表中的字段名可以和数据表的名称一致。数据表只能按一个字段进行排序。
答案　D
1.关于Access数据表的操作，下列说法正确的是(　　)
A.修改字段名，数据表中相应的字段值不会改变
B.将数据表中某个字段的数据全部清空，则该字段将被删除
C.数据表中必须含有“自动编号”类型的字段，否则数据表不能排序
D.将数据表导出到Excel中，某“自动编号”类型的字段所在列的值可能为空
解析　修改字段名称不会发生字段值改变，但修改字段类型，原来不属于该类型的内容会丢失，数据表能按任何字段排序，自动编号类型的字段是系统产生的，不可能为空。
答案　A
2.下列关于Access数据表中记录的说法错误的是(　　)
A.数据表中删除的记录不可以恢复
B.新插入的记录只可以出现在最后一条的位置
C.数据表中数据不仅可以导出全部记录到Excel工作表，也可以复制部分记录
D.只要Excel工作表中列的数量与数据表中字段的个数相同，就可以把数据从Excel复制到数据表中
解析　数据表中记录删除后，不能撤消，新产生的记录只能出现在最后的位置，但在两个字段之间可以插入新的字段。可以复制数据表部分记录到Excel工作表，同时在工作中会自动出现数据表的标题。
答案　D
3.下列关于Access数据表中字段的说法错误的是(　　)
A.两个字段之间可以插入新的字段
B.“是/否”型字段中不能输入文字
C.可以按某个字段对数据表进行排序
D.产生一条新记录，该记录中某个自动编号类型的字段内容可以为空
解析　是否型只能打勾。
答案　D
4.某数据库如下图所示：
下列说法正确的是(　　)
A.“唱片id”字段值一定是连续的
B.“发行日期”字段可以输入“2014－3－25”
C.该数据库中有5张数据表
D.删除第1条记录，可以在该位置插入一条记录
解析　该数据库有3张数据表，1个查询和1个窗体。添加记录只能出现在最后。
答案　B
5.某数据表如图所示，则下列说法错误的是(　　)
A.当前状态只能添加或删除记录，不能添加或删除字段
B.通过数据库应用系统可以对该数据表记录进行查询、删除等操作
C.这是一个关系型数据库，它的一行称为一条记录，一列称为一个字段
D.该数据表共有3条记录，如果删除当前记录，则不能通过撤销操作找回记录
解析　可以通过“字段”选项进行添加或删除。
答案　A
6.某数据库界面如图所示，则下列说法正确的是(　　)
A.当前视图模式为“设计视图”
B.数据库应用系统可以查询该数据库中两张数据表中的数据
C.该数据库中有两张数据表，其中一张数据表的名称为“预测.accdb”
D.删除当前记录后，产品名称为“格力风扇”的产品编号字段值将修改为“2”
解析　当前是数据表视图模式，数据表没有扩展名。
答案　B
7.使用Access软件创建的“学生书目”数据表，部分界面如图所示，下列说法正确的是(　　)
A.在新增记录的“价格”字段输入“8元”，字段值会自动变成“￥8.00”
B.“序号”字段为自动编号类型，删除记录后，会自动更新，重新生成有序编号
C.将数据表导出成Excel文件时，“借出”字段的值为“是”或“否”
D.在当前状态下插入一条记录，新记录将成为数据表的第96条记录
答案　D
8.Access数据表如图所示，下列说法正确的是(　　)
A.“ID”字段的数据类型为“数字”
B.“密码”字段设置了输入掩码为密码
C.将该数据表导出到Excel文档中，工作表中的数据共有14行5列
D.若删除当前记录，下一条记录“ID”字段的值会自动更新为4
答案　B
课件16张PPT。第2节　利用Access数据库管理信息1.数据库由_______、查询等组成。数据表是一个二维表，每一行称为一条_____，每一列称为一个_____。
2.数据表中同一字段的类型是______的，常见的字段类型有_____、_____、__________、_____、货币、日期等等。记录的某个字段值不允许输入与他不相同类型的内容。数据表记录字段相同文本数字自动编号是否一、Access数据表和视图模式
1.一个数据库可以有多张数据表，各张数据表之间数据可以是独立的，也可以是相关联的，如果两张数据表有关联，可以通过查询来获取相关信息。
2.数据库的扩展名是.accdb，而数据表没有扩展名。
3.数据表的视图方式有数据表视图和设计视图两种。数据表视图可以输入、修改数据表中记录，也可以使用菜单中的“字段”选项进行插入、修改和删除字段，也可以修改字段类型。在设计视图中，仅对字段方面的操作，不能对记录进行操作。4.记录删除后，不能恢复，且新插入的记录，只可能出现在最后，两条记录间不可能产生新记录。
5.记录复制或导出到Excel工作表后，会自动出现标题行，Excel中的行数比记录总数多一行。是否型字段的值为True或False，因此导出到Excel中，该字段的值不是True就是False，也不会出现空白的情况。
6.Excel每一列类型与数据中对应字段类型相同时，才可以把Excel数据复制到数据表中。
7.数据库应用系统根据一定的规则，对数据进行加密并存储到数据库中，读取数据时，再进行解密还原。【例1】　下列对于Access数据表说法正确的是(　　)A.当前打开的数据表处于数据表视图模式
B.该数据库有两张数据表，这两张数据表肯定不会有相同的字段
C.通过数据库应用系统可以对所有数据表进行查询、删除记录等操作
D.把当前打开的数据表导出到Excel中，工作表中含标题行只会出现5行数据解析　本题考核的知识点是Access数据表和他的视图模式。从左边来看，当前有两张数据表，两张数据表的数据可以是独立的，也可以是关联的，因此两张数据表可以有相同字段，打开的是商品库存数据表，视图模式为设计视图，只能修改、添加和删除字段，不能对记录进行操作。当前数据表包含4个字段，因此导出后有四列数据，行数由记录来决定，不一定是5行。数据库应用系统是方便使用和管理数据库中数据，因此可以对数据表进行相关操作。
答案　C【变式训练】　某数据库打开的界面如图所示，下列说法不正确的是(　　)A.当前数据库的名称是“商品库存.accdb”
B.在当前视图方式下，可以修改字段的类型
C.可以设置密码对数据库进行数据加密，从而保护数据的安全性
D.在“*(新建)”一行中除“编号”字段的任意一列中输入文字，将会产生一条新记录
解析　本题考核的知识点是Access数据库和数据表的基本概念。数据库名称为商品.accdb，而商品库存表是数据表名称，在数据表视图模式下，可以用工具栏上的“字段”选项进行修改字段，自动编号类型是自动产生的，不需用户输入。
答案　A二、字段及字段类型
1.自动编号类型字段的内容是系统自动产生的，用户不能输入、修改该字段内容。该字段的内容不会为空，也不能由其他字段转换为自动编号类型(空的数据表除外)。
2.自动编号的内容是唯一的，往往是递增的，删除某条记录后，该值不会再次产生，同时一张数据表中最多有一个字段的类型是自动编号类型，因此该字段往往可以被设置为主键。
3.日期类型字段最终的显示格式为“年/月/日”，但输入可能的格式有2017年3月8日、2017－3－8、2017/3/8等，不允许输入其他内容。4.数字和货币类型字段中只能输入0－9的数字及一个小数点，不能输入带文字的单位，如8元。
5.是否型的值有True、False两个，在方框中打勾，表示值为True，空白为False。
6.仅修改字段的名称，不会影响该字段的值，但修改该字段的类型，可能导致数据的丢失。【例2】　某数据表设计视图和数据表视图如下所示，以下描述正确的是(　　)A.名称和“编号”之间可以插入新字段
B.添加新记录后，“编号”字段的值一定是“3”
C.在当前状态下，“库存量”字段的数据类型无法改为“数字”类型
D.若将数据复制到Excel工作表中，则“在售”对应列中的数据可以是“是”或“否”解析　本题考核的知识点是Access数据表字段类型。任意两个字段间插入新的字段，但记录只能插入到最后一行。自动编号的类型往往是递增的，且不可能重复，若删除编号字段值为3的记录被删除了，则新产生的记录中编号值就不可以是3了。数据表有记录时，其他类型不可以向自动编号类型转换，但转换为非自动编号类型时，有可能导致数据的丢失。是否型的逻辑值为True或False。
答案　A
[方法总结]　数据表记录和字段的知识点多，需加强理解和记忆。【变式训练】　某“销售记录”数据表结构及记录视图如图所示，则下列说法正确的有(　　)
A.可以在“ID”字段中输入数字6
B.还可以新增加一个自动编号类型的“销售记录号”字段
C.将“销售员”字段的类型修改为数字，会导致数据丢失
D.修改某条记录“单价”或“数量”字段值，该记录“金额”字段值会自动改变解析　本题考核的知识点是Access数据表字段的基本概念。自动编号类型字段不能输入和修改，且一个数据表中只能有一个自动编号类型字段。文本型改为数字型，文字部分及文字开头的会丢失，在数据表中没有公式，只是单纯地记录数据，因此不会自动改变。
答案　C

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