资源简介

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学透 excel 2000/XP
主讲人:鲁兆堃
目 录
输入数据要先行
单元格与公式编辑
数据格式设置
创建中意的excel文档
excel表格如此打印
表格变图表
数据透视图
数据库应用
数学与三角函数应用
函数应用集合
输入数据要先行
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、excel界面简介
工具栏
名称框
全选按钮
工作表
状态条
工作表标签
编辑栏
任务窗格
单击名称框可以给一个或一组选定的单元格命名，此后只要打开下拉列表就可以定位到已命名的单元格。
工作表是放置数据、图表、和计算结果等内容的，其中D5表示列标为D、行标为5 的单元格，单击列标（或行标）就可以选中整列（或整行）。
鼠标单击标签可以更改工作表的名称。
小提示
二、文本和数字输入技巧
直接输入 单击选中单元格就可以输入数据。系统默认回车向下，Shift+回车向上；Tab键向右，Shift+Tab键向左。
小提示
如果你输入单元格的文本或数字长度超过列宽，按住Alt键回车可以使单元格内的数据换 行。另外还有一种让excel表格自动换行的方法：先选中单元格，然后选择菜单“格式/单元格”，选择“对齐”标签，在对话框中勾选自动换行的复选框，确认后，文字就自动换行了。
2.批量输入
如果多个单元格需要输入同一数据或公式，采用直接输入的方法效率不高，此时可以采用批量输入的方法：首先选中需要输入数据或公式的所有单元格（如果单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中）。然后单击excel编辑栏，在其中输入数据或公式。完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。
3.选择列表输入
如果单元格需要输入的文本(或文本与数字混合)在其上方输入过(两者之间不能有空白单元格),可以采用以下的方法简化输入:选中单元格后按ALT＋↓键（也可用鼠标右键单击需要输入数据的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”命令）打开内容列表。用上下方向键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，数据就会被入单元格。
4.记忆输入
与选择列表输入相似，如果单元格上方已经输入过某个数据，只要你再次输入它的头几个字符（其中必须含有文本），excel2000/XP就会自动显示剩余部分，回车表示接受，否则可继续输入，excel提供的记忆内容就会被修改。如果你的excel没有这一功能，可以打开“选项”对话框中的“编辑”选项卡，将“记忆式键入”项选中即可。
5.小数点或零自动输入
excel具有自动输入固定位数的小数点或固定个数的零的功能。具体设置方法如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入（或选择）小数点右面的位数。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数（如“-4”）。若采用前一种设置，则输入568后显示5.68。若彩用后一种设置，则输入568后显示5680000。
6.选择粘贴输入
此法可以将公式的计算结果或Word表格文本等输入至一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要输入的对象复制到剪贴板，然后选中需要填充该对象的所有单元格。在选中的区域内单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目（粘贴Word表格文本时应选“文本”），单击“确定”按钮完成输入。
7.快速移动输入
如果你要将某一区域的数据移动到工作表的其他位置，可以按以下方法操作：选中待移动数据的单元区域，再将鼠标移动到数据区域的边界（即黑色边框处）。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间excel会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可，如果你要将一个工作表中的数据移动到另一个工作表，可以按下Alt键，只要将数据移到后者的标签处，excel就会自动打开该工作表供你操作。
8.快速复制输入
如果你要将某一区域的数据复制到工作表的其他位置，可以按以下方法操作：选中提供数据的单元区域，再将鼠标移动到数据区域的边界（即黑色边框处）。按下Ctrl键(此时光标上有一个小加号)拖动向其目标位置移动，其间excel也会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。两个工作表之间的复制同上。
9.行（列）重复数据输入
如果你要要某行（或列）内重复输入数据，可以按以下方法操作：在第一个单元格内输入数据并将其选中，然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄（小黑点）处，当光标变为小黑十字时按下鼠标左键拖过所有需要输入的单元格（如果被选中的是数字或日期等数据最好按住Ctrl键拖动鼠标，这样可以防止以序列方式填充单元格）即可。
10.单元格周围数据输入
如果你要输入的数据与周围单元格（或区域）中的相同，可使用以下方法输入：按住Ctrl＋D键，可以将上方的数据填入当前单元格，按住Ctrl＋Ｒ键，将左侧的数据填入当前单元格；单击“编辑／填充”子菜单中的“向上填充”命令，可将下方的数据填入当前单元格；单击“编辑／填充”子菜单的“向左填充”命令，可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按上述方法操作。
11.简单序列输入
数字（如2、4、6、8）和日期（如2002-11-1、2002-11-2）等简单序列可以利用以下方法输入：在起始单元格内输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已输入的两个单元格，将鼠标移至选区域右下角的填充柄（小黑点）处，当光标变为小黑十字时按下鼠标左键沿表格的行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应由下而上或由右至左拖动。
12.自定义序列输入
如果你要输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，然后像简单序列那样输入了。自定义序列的方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下回车键，完成后单击“添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的“确定”按钮。此后你只要输入自定义序列的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。
如果excel工作表中有你需要的序列，就可是以将其选中，打开“自定义序列”选项卡，然后单击“导入”按钮，这个序列就会进入自定义序列供你使用了。
13.其他序列输入
假若你要输入“2002-11-18～2002-11-29”这样的等差序列，可以按照以下方法操作：首先输入该序列的初值2002-11-18，然后将该单元格选中，再按excel“编辑/填/序列”命令，打开“序列”对话框，根据需要选中“序列产生在”下的“行”或“列”以及“类型”下的“日期”，在“步长值”后输入“1”，“终止值”后输入“2002-11-29”，“确定”以后，就会自动产生这样的序列。
14.工作表重复输入
如果你想一次在多张工作表中输入相同数据，省略多次复制、粘贴的繁琐操作，可以采用以下方法：首先选中需要填充相同数据的工作表。若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表的标签，按住Shift键单击最后一张工作表的标签；若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Ctrl单击要选中的其他工作表的标签。然后在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有被选中的工作表的相同单元格均被“克隆”。如果选中工作表以后又想取消上述功能，可用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的“取消成组工作表”命令即可。
如果需要将某工作表中已有数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击“编辑/填充”子菜单下的“至同组工作表”命令，在对话框中选择要填充的内容（“全部”、“内容”或“格式”）后“确定”。
15.记录单输入
如果excel工作表中的列项目超过了屏慕宽度，输入数据就要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表的列标题，再单击“数据”菜单下的“记录单”命令，就可以打开一个以工作表标签命名的“记录单”，你就可以在其中输入数据了，输完一行以后按Tab键跳行到下行。待一个“记录单”的数据输入完毕回车，就会显示新的空白记录单让你继续输入。
16.右键拖动输入
在复制数据或格式等场合，使用鼠标右键快捷菜单具有方便灵活的特点，其操作方法是：选中需要复制数据的单元格区域，将鼠标移到数据区域边界后按下鼠标右键。拖动数据区域向目标位置移动，其间excel会提示数据被填充到区域，到达指定位置后松开鼠标，根据需要选择快捷菜单中的合适命令即可。
THE　END
单元格与公式编辑
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、单元格的编辑
用excel处理数据，除了文本和数字输入以外，单元格与公式编辑也是基本功。
１.直接输入
输入数据时“丢三拉四”在所难免，假若你要在输入过的单元格中插入数据，可以采取以下两种方法：将单元格选中后按F2键，光标就会出现在原数据的尾部，直接输入新的数据后回车即可。如果你要想在单元格的任意位置插入数据，可以将单元格选中，然后将鼠标移动到编辑栏，用“I”型光标单击需要插入数据的位置，即可输入新数据。
小提示
插入数据后回车，光标向默认方向移动（在“选项/编辑”选项卡中设定），按方向键即可使光标上下左右移动。
2.文本换行
在excel表格中输入文字时，如果文字较多，当然希望能像在Word中一样会自动换行。不过在默认的情况下，excel是不会自动换行的，实现这种效果的方法是：选中数据所在的单元格，单击“格式”菜单下的“单元格”命令，打开“单元格/对齐”选项卡，将文本控制下的“自动换行”项选中。此后，只要输入的内容超过了单元格的宽度，文本就会自动换行。
2.文本换行
在excel表格中输入文字时，如果文字较多，当然希望能像在Word中一样会自动换行。不过在默认的情况下，excel是不会自动换行的，实现这种效果的方法是：选中数据所在的单元格，单击“格式”菜单下的“单元格”命令，打开“单元格/对齐”选项卡，将文本控制下的“自动换行”项选中。此后，只要输入的内容超过了单元格的宽度，文本就会自动换行。
小提示
输入过程中按住Ait键，excel会在光标处强制换行。
3.及时“返悔”
假若数据输入时发现了错误，只要没有回车（光标跳到其他单元格），就可以按“Esc”键撤消刚才的输入。如果已经敲了回车，办能按Ctrl＋Z键（或单击“撤消”按钮）撤消输入。
小技巧：增加excel的撤消次数
打开注册表编辑，找到HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/X.0/excelOptions(X.0根据版本而定），查看右边面板中是否有UndoHistory键，如果没有可以新建一个双字节值，然后将数值修改成自己想要的数值，接下来excel就可以拥有更多的还原次数了。
4.竖排数据
知道吗？excel单元格内的数据也可以竖排，你只须选中它所在的单元格，然后打开“单元格格式/对齐”选项卡，将“方向”下的“文本”选中并确定即可。
小提示
单击如图“度”左边的小按钮，或用鼠标单击“文本——”框内的“刻度”（或用鼠标拖动文本指针），就可以改变数据在单元格内的排列方向了。
6.输入文本数字
不知你注意过没有，单元格中的数字一律靠右存放（包括“电话号码”这样的文本），说明excel 2000/XP将它作为数值处理。如果你想将数字作为文本处理，除了将单元设置为“文本”以外，还有一种简单的方法：只要在数字前加一个“‘”（单引号），数字即会在单元格中靠左存放（表示这是文本而非数字）。
5.输入分数
excel2000/XP不能直接输入分数，例如要在单元格内显示“1/10”，必须将单元格格式设置为“分数”，否则将“1/10”显示为1月10日。如果你输入的最大分母不超过99，输入分数时选输入一个“0”和一个空格（位于0与分数之间），即可将分数按原样显示（处理时按小数）。
二、公式编辑
公式是excel处理数据的重要工具，我们经常使用的输入方法有以下两种 。
1.插入函数对话框
“插入函数”对话框是excel 2000/XP输入公式的重要工具。以公式“=if(isnumber(A1:B1),SUM(A1:B1).″ ″）”为例，excel 输入该公式的步骤是：
第一步：选中存放计算结果的单元格，例如“E2”。
第二步：由于上述公式以函数开始，只要单击编辑栏（或工具栏）中的“fx”按钮，则表示公式开始的“=”出现在单元格和编辑栏，同时“插入函数”对话框自动打开。
小知识
公式是处理工作表数据的等式。它以等号（=）开始，包括函数、引用（包括分隔符）、运算符和常量等对象的部分或全部。函数是excel 内置的公式，它使用名为参数的对象按特定顺序或结构执行计算。参数则是数字、文本、逻辑值（如TRUE或FALSE）、数组、错误值（如#N/A）以及单无格引用（如a1：c8）等的集合。它是excel 函数的执行对象。
第三步：滚动“选择函数”列表，从中选择“IF”。如果你需要的函数不在里面，可以在“搜索函数”框内输入你的要求，如“求和”、“逻辑判断”等，单击“转到”使符合要求的函数显示在对话框中。如果你知道函数所属的类别，也可以打开“或选择类别”下拉列表寻找。
小提示
选中“选择函数”列表中的某个函数，它的语法和用途就会显示在对话框下面，这种设计有助于初学者选择和运用函数，这是“插入函数”的一个重要作用。
第四步：单击“插入函数”对话框列表中的“确定”按钮，“函数参数”对话框打开，你就可以在参数框中输入参数了。
上述公式中的isnumber(A1:B1) 是IF函数的Logical_test参数，Sum(A1:B1)是IF函数的Value_if_true参数，而““ ””（被英文双引号引起来的空格）是IF函数的Value_if_false参数。上述函数名称、引号和空格必须用键盘输入，而单元格引用和分隔符可以用鼠标拖动的方法输入。
小提示
如果“函数参数”对话框影响观察，可以单击参数框右端的按钮将其折叠。
第五步：所有参数输入完毕后“确定”，IF函数的括号会自动加入公式，计算结果同时出现在公式所在的单元格。
小提示
“函数参数”对话框是了解函数功能的好工具。你只要将光标放入对话框的参数框，就可以看到有关参数的描述，得知函数的格式、功能和计算结果等信息。
2.编辑栏输入
如果你要套用某个现成的公式，或者输入一些嵌套关系复杂的公式，得用编辑栏输入更加快捷，excel高手更喜欢这样做。
第一步：选中存放计算结果的单元格。
第二步：鼠标右击excel 编辑栏，按照公式的组成顺序输入。为了克服编辑栏输入公式不能看到函数格式和参数提示的问题，excel XP增加了函数提示功能。以上面的示例公式为例，当你输入“=IF（”后，公式下方会显示黄色的函数及参数提示条，显示函数和参数的语法信息。单击其中的函数名可以打开帮助获得更多信息。
第三步：公式输入完毕后，单击编辑栏中的“输入”（即“√”）（或回车）执行计算。
3.公式与结果切换
存入单元格的公式执行后显示的是计算结果，按CTRL+`键（位于键盘左上角与“～”为同一键）可以显示公式内容与结果之间切换。
4.单元格引用
公式或函数引用单元格（区域）的目的是确定计算范围，手工输入引用分隔符（逗号）容易出错。此时，可以采用下面这种方法引用：假若你要输入公式“=SUM（C2:C9，D6:D12，B15:C16）”可以打开如图所示的对话框,让光标停在“Number”参数框，然后用鼠标拖过你要引用的单元格。如果这些单元格不连续，可以按住CTRL键操作。
如果公式是手工输入的，可以用鼠标在函数名（如SUM）后的括号里单击，然后用相同的方法拖过你要引用的单元格。被引用的单元格和分隔符也会出现在公式里。
小提示
excel XP的“插入函数”对话框在在excel 2000中称为“粘贴函数”，它俩的外观等也有差别，但使用方法和主要功能基本相同。此外，excel 2000编辑栏没有“插入函数”按钮，却有一个“编辑公式‘=’”按钮，单击该按钮可以在编辑栏中输入等号，“名称栏”所在位置显示函数框（列出最近使用过的函数）。
三、复制公式
复制是将公式应用于其他单元格的操作，复制公式也有不少“道道”：
1.拖动复制
它是最常见的一种公式复制方法：你只要选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至拖动柄处，待小实心十字光标出现后，按住鼠标左键沿列（对行进行计算）或行（对列进行计算）拖动，到达数据结尾处同时完成公式复制和计算。
你也可以选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格的边框处。待光标变成指针形状时按下CTRL键，待指针旁的小加号出现后，再按住鼠标左键沿列或行拖动，到达数据结尾完成公式复制和计算。
小提示
在多个不相邻单元格中使用同一公式可使用以下方法：在按住CTRL键逐个选中单元格，单击excel编辑栏，按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住CTRL键回车，公式就会被复制到所有选中的单元格。
2.选择性粘贴
excel中的“选择性粘贴”内容更加丰富，它是复制公式的有力工具：你只要选中存放公式的单元格，单击excel工具栏中的“复制”按钮。再选中需要使用该公式的所有单元格，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。选择“粘贴”下的“公式”项“确定”，剪贴板中的公式即粘贴到选中单元格。
数据格式设置
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、常规格式设置
小提示
你不能将其他数据（日期、金额）设置成上面的式样，因为excel 将它们作为一个整体处理。如果需要将阿拉伯数字作为文本（如身份证号码）输入，只须事先输入一个“ ′”即可，也可以按照下面介绍的方法选中“分类”下的“文本”，再单击确定。
1.文本
文本是excel工作表的基本数据类型，设置它的格式可以不以单元格为单位进行。选中某一个或几个文字，可以像在Word中那样单独设置它的字体、字号等格式：选中需要设置格式的文本，单击“格式/单元格”菜单，轻松设置即可。
小知识
excel自动将含有汉字或英语字母等字符的数据视为文本，全部由阿拉伯数字组成的数据自动视为数值。为了更好地识别它们，输入的文本自动左对齐，而数值自动右对齐。
2.数值
全部由阿拉伯数字组成的数据在excel中称为数值，它是excel处理的主要对象。在默认的情况下，输入excel单元格的数字使用常规格式，它不包含任何特定数字格式。
如果你要为数值设置更复杂的格式，应选中要设置格式的单元格（或区域），再打开“单元格格式／数字”选项卡，首先选中“分类”下的“数值”，就可以看到“示例”下显示的数值格式。如果你单击“小数位数”选择框右边的按钮（或在框中输入一个整数），或选中“使用千位分隔符”，就可以在示例下看到它们的实际变化。若选中单元格中的数值是负数，可以从列表框中选择一种负数格式。
作为数值的特例，excel在“分类”下提供了“货币”格式，其设置选项与“数值”非常相似，只是在使用“千位分隔符”选项的位置上换上了“货币符号”下拉列表，你可以从中选择世界各国货币的符号（也可以选择无）。
为了满足某些特殊场合的需要，excel专门提供了将数值设置为“邮政编码”（其本质是文本），以及把数值显示为中文大小写数字的功能，选中“分类”下的“特殊”即可进行设置。　
小提示
excel的小数点、千分位分隔符和负数格式等，可以在“控制面板”中打开“区域设置”修改。
3.日期和时间
输入日期和时间必须使用特定的分隔符。打开Windows“控制面板”中的“区域设置”，可以在日期和时间选项卡中看到它们分别是“-”（减号）和“：”（冒号），他们分隔的数值自动解释为日期或时间。
假若你在单元格输入了“2002-11-18”，通过格式设置将其显示为“2002年11月18日”，具体方法是：选中日期数据所在的单元格，再选中“分类”下的“日期”，就可以在“类型”列表框中选择需要的日期格式了。按照同样的方法，你可以将“10：50”的格式设置为“上午10时55分00秒”等。
二、自定义数据格式
1.自定义方法
选中要自定义格式的单元格区域，打开“单元格格式/分类/自定义”，即可在其列表框中选择现有的数据格式，或者在“类型”框中输入你定义的一个格式（原有的自定义格式不会丢失）。在后一种情况下，只要自行定义的数据格式被使用，它就会自动进入列表框像内置格式那样调用了。
2.格式表达式
excel的自定义格式很像一种数学公式，它提供了四种基本的格式代码。这些格式代码（称为“节”）是以分号来分隔的，它们定义了格式的正数、负数、零和文本。
正数的格式代码为：#，##0.00
负数的格式代码为：[Red]-#，##0.00
零的格式代码为：0.00
“，”表示千分位分隔符；[Red]定义负数的颜色；“-”表示负数；小数点后零的个数表示小数倍数。上述格式可单独使用，也可联合起来使用。
文本格式代码为：“TEXT“@ 或 @”TEXT”。
其中TEXT为文本串，@ 的位置决定TEXT在前面还是后面显示。
3.应用实例
假若计算粮食产量要带上单位“千克”，可自定义格式为：
###0.00”千克”
它的意义是数字部分不带千分位分隔符，保留两位小数并显示单位千克。
如果你要在输入的姓名后面加上“老师”二字，只须将单元格设置为：
@”老师” 或 ;;;@”老师”
此后在单元格内输入姓名，excel自动在它们后面加上“老师”字样。
创建中意的excel文档
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、表格标题的创建
表格标题一般放在Excel工作表首行，它的建立步骤是：在选中的单元格（一般是A1）内输入文字（如“高一〈8〉班学生上机安排表”），然后根据文字长度选中包括标题的单元格（图中为12个，从A到L）。单击Excel“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮，就可以看到选中的所有单元格合并为一个了。
小提示
合并后的单元格被赋予合并域式上角的“列标”和“行标”，例如A1至A9合并后的单元格仍为A1。除了合并区域左上角单元格中的数据外，其他单元格中（如A2至A9）的数据会全部丢失。
二、表格说明的创建
表格说明是位于标题和表格之间的一两行文字（有些表格没有），一般放在第2、3行左起和右起第一、二个单元格，如图中的“ 填报单位”和“填报人”。由于说明文字长度一般会超过单元格宽度，此时应该根据需要合并若干相邻的单元格，以便输入单位名称和人员之类的文字，其操作与标题基本相同。
三、列标题的创建
列标题是表格中描述数据意义的文字，例如图中的“项目学校”、“学校现状”等等，它与表格中的数据列一一对应，其作用相当于数据库的字段名。列标题设计必须从表格布局和文字量通盘考虑，如图中的“L3”单元格（“备注”），就是由“L3”和“L4”两个单元格上下合并而成。只有这样，“项目建设计划”下面的分项才能单独占用单元格。而“项目建设计划”所在单元格（E3）就要由E3、F3、G3、H3等五个单元格水平合成。
小提示
Excel默认的是：输入结束后，回车，光标向下移动。如果你要修改移动方向，可以打开“选项”、“编辑”选项卡，选中“按Enter键后移动方向”，在下拉列表中选择“向右”、“向左”等移动方向。
四、数据的输入
在表中的每个列标题下面输入数据，然后根据需要设置数据格式。
五、表格格式
1.列宽与行高
采用自动或手动两种方法：若要做到单元格宽度自动适应数据长度，可以选中要调整宽度的所有数据列（按下Ctrl键），然后将鼠标放到列标号右边的缝隙外，当双向光标出现后双击鼠标。也可选中需要调整宽度的数据列，单击“格式”、“列”子菜单下的“最合适的列宽”命令。
如果你想手工设置数据列的宽度，可以选中需要调整的所有数据列。然后将鼠标放到列标号右边的缝隙处，待双向光标出现后拖动。也可以选中需要调整的列，单击“格式”、“列”子菜单的“列宽”命令，在对话框中输入合适的数值。
小提
示
数据行高度的调整方法与列类似。如果你对每页的打印行数有要求，可以按照上面介绍的方法调整行高。然后观察工作表中首次出现水平虚线处的行号，即可知道每页打印了多少行。
2.页眉和页脚设置
单击Excel“视图”、“页眉和页脚”命令打开“页眉/页脚”选项卡。如果你想设置“第一页，共？页”之类的页眉，可以直接单击“页眉”框右边的下拉按钮，从列表中选择Excel提供的条目。如果想设置更加复杂的页眉，可以单击“自定义页眉”按钮打开对话框，其中的“左（L）”、“中（C）”、“右（R）”决定页眉在页面上的位置。你只要用鼠标在其中单击，就可以使用手工或按钮输入相关内容了。
excel表格如此打印
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、表格打印
对于刚创建表格来说，不要立刻单击“打印”按钮输出表格。应当先进行设置和预览，满意后再打印，就可节约宝贵的时间和纸张。
１.打印设置
首先单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开“工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标题、说明和列标题，应当用鼠标单击“顶端标题行”框。再将光标放入工作表左边的“行标”处，待光标变成右箭头时拖动要打印的行，即可使绝对引用的行号出现在“顶端标题行”内。
小提示
工作表的“行号”和“列标”在默认时为不打印。若想打印则选中图中的“行号列标”复选 框即可。另外，“页边距”选项卡中的“居中方式”较重要，可决定表格在页面上的“水平”和“垂直”居中方式，可自己的需要选择。
2.指定打印页数
打印表格会遇到最后一页只有很少几行数据的情况，手工调整费时费力，可让Excel进行自动操作：打开待打印表格所在的工作表，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，就可看到“页面”选项卡。假如你通过“打印预览”看到最后一页只有两三行，此时可以选中“调整为”单选项，然后在“页宽”框内输入“1”，接着在“页高”框内输入（或选择）你要打印的页数。这样就可通过减小行高、字号等方法将最后一页的内容均匀分配到其他页，从面使打印出来的表格正好占满整数页。
3.打印预览
打印设置完成后，单击图中或工具栏中的“打印预览”按钮，就可以打开“打印预览”窗口，你可以从状态栏看到待打印表格的页数。拖动竖直滚动条上的滑块或转动滚轮鼠标上的滚轮，可以快速翻页查看任意一页的打印效果。
与Word不同的是：Excel预览窗口的工具按钮较多。其中“设置”按钮可以打开“页面设置”对话框，修改打印方向、页面大小和页边距等等。“页边距”按钮可以在预览页上显示页边距和页眉等的设置线，用鼠标拖动即可快速修改这些参数。单击“分页预览”视图，便于观察表格在职Excel窗口中的布局和总页数等；使用“视图”菜单下的“普通”命令可以回到“普通”视图。
4.表格打印
如果你对预览结果非常满意，就可以单击按钮直接打印，也可回到Excel主窗口，使用“打印”按钮或命令进行打印。
小提示
如果你为单元格设置了颜色或底纹，使用黑白打印机会降低表格的可视性。解决的办法是打开如图所视的选项卡，选中其中的“单色打印”即可。
二、打印技巧
１.一次打印多个工作簿
如果要打印多个工作簿中的多个表格，常采用的方法是逐个打开然后打印。其实，我们也可以一次打印多个工作簿，前提是所有工作簿位于同一文件夹，而且每个工作簿只有一个待打印的表格（否则所有的表格都会被打印）。具体做法是：打开“资源管理器”逐个选中要打印的工作簿，然后单击“文件”菜单下的“打印”命令。系统就会逐个打开文件并打印其中的表格了。
2.一次打印多个工作表
如果你需要打印一个工作簿内的全部工作表，可以逐个将其打开后打印，也可以采用下面的技巧一次完成：打开工作簿后按住Ctil键，用鼠标逐个单击要打印的工作表标签，将要打印的全部工作表选中，然后单击“文件”菜单下的“打印”命令，系统就会逐个打印每个工作表中的表格。如果你想预览打印效果，可以在选中工件簿以后按照常规方法操作。
3.打印连续页码
按照上面介绍的方法一次打印多个工作表时，每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果你需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开“页面设置→页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”（或“自定义页脚”）按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”、“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“&[页码]”放入框中。如果你要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“&[页码]”后输入后者的总页数（如10），使其变成“&[页码]+10”的样子。如果必要，还加上“第”和“页”字样，使其变成“第&[页码]+10页”。最后按上面的操作就可打印页码连续的多个工作表。
小提示
采用上述方法打印连续页码时，“页面设置→页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”。
表 格 变 图 表
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、图表制作方法
由于数据是图表制作的基础，这里假设你的原始数据已经录入工作表（如图），这样就可以选择下列图表制作方法“开练”了。
１.直接制作
如果你要制作一个电视机销售数量时间变化的簇状柱形图（默认图表），并将它插入当前工作簿的新工作表。只要选中相关数据区域（图中的B3：B8），按F11键即可。如果想将上述图表插入当前工作表，只须选中数据区域，单击工具栏中的“默认图表”。
小提示
如果你发Excel工具栏找不到“默认图表”按钮，可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，将其中的“默认图表”按钮 拖到工具栏。
2.数据透视图报表
数据透视图报表是一种为数据提供图形化分析的交互式报表，可以通过“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令创建。这种图表的制作方法后续篇章中介绍。
3.图表向导
这是Excel2000/XP提供的一种交互式图表制作方法，易于为初学者掌握，其功能可以满足绝大多数用户的需要，下面将重点介绍这种方法。
二、利用向导制作图表
单击Excel“插入”菜单下的“图表”命令，或者单击工具栏中的“图表向导 ”按钮，就可以打开下图所示的“图表向导”，在它的指引下一步步建立图表。
1.选择图表类型
“图表向导”第一步是选择你需要的图表类型，图中的“标准类型”以及“自定义类型”选项卡分别提供了14（不含子图表）和20种图表。各种图表都有自己的最佳适用范围，例如柱形图显示一段时间内的数据变化或比较结果，用来反映数据随时间的变化很合适。条形图可以对数据进行比较，用来反映数据间的相对大小比较好。
小技巧
如果你不知道当前工作表中的数据使用何种图表，可以通过以下方法找到满意的图表类型：选中工作表中的任意一个数据，对标准类型的图表来说，你可以选中“图表类型”及其“子图表类型”。然后按下图中的“按下可查看示例”按钮，就可看到数据生成的图表示例。查看“自定义类型”选项卡中的图表类型选中，就可在选项卡右侧看到结果了。
2.选择源数据
单击上图中的“下一步”按钮，即可打开下图所不对话框。由于示例所选数据是按“列”分类的（即数据字段在列），所以应该把图中的“列”选中，然后将光标放进“数据区域”框内。根据你的制作需要，全部、部分或间隔选中工作表中的数据区域（如图中的B3：C8），则“=Sheet1!$B$3:$C$8”这样的引用就会出现在“数据区域”框内。
小提示
如果你要引用的数据区域不连续，只要按下Ctrl键，就可以用鼠标逐个选中工作表数据区域了。甚至一个图表可以引用多个工作表中的多处数据。
图中对话框中的“系列”选项卡用来添加新的数据区域和X轴标志等内容。如果你要将新的数据区域（即“系列”）加入图表，可以单击图中的“添加”按钮，你就可以“系列”框中增加了一个“系列3”。将其选中按上述方法将光标放入“值”框内，就可以根据需要选中工作表中的数据区域了。最后，将光标放入“分类（X）轴标志”框，鼠标选中图中的“A3：A8”单元格，就可在图中看到X轴下方的“第一周”等字样。
3.选项设置
单击上图中的“下一步”按钮打开左图的对话框，其中的六个选项卡供你输入或设置若干图表选项。例如“标题”选项卡可供你输入X轴和Y轴的名称（如“周”、“数量和售价”），“坐标轴”选项卡可以设置Y轴是否显示“刻度”等。
三、图表深加工
１.图列
如果你感觉向导使用的图例字体和背景等不合适，可以用鼠标右键单击图表中的图例，选择快捷菜单中的“图例格式”命令。打开“图例格式”对话框，可以看到“图案”、“字体”、“位置”三个选项卡。“图案”选项卡用来设置图例的边框和内部填充色等属性。“字体”选项卡用来设置图例的字体、字号、字形等。“位置”选项卡提供了“靠下”、“右上角”等五个位置选项，你只需选中一个并“确定”，图例就会自动放到你需要的地方。当然，你也可以选中图例，然后用鼠标将它拖到图表的任何位置。如果你不需要图例，用右键快捷菜单中的“清除”命令可以删除它。
向导制作图表结束后，可以对图中的内容进行加工，从而使它变得更加美观。
2.坐标轴
与“图例”相似，图表的坐标轴文字的属性也可以修改。你只要用鼠标右键单击坐标轴文字，选择快捷菜单中的“坐标轴格式”命令，即可打开“坐标轴格式”对话框。其中“图案”、“字体”两个选项卡的用途与“图例”相同。“对齐”选项卡用来设置坐标轴文本的对齐方式，和前面讲的“单元格格式”、“对齐”选项卡基本相同。
3.图表区
如果你感觉图表的背景不够靓丽，只需用鼠标右键单击图表的背景，选择快捷菜单中的“图表区格式”命令打开对话框。其中“图案”选项卡可以设置图表的边框样式、是否显示阴影和圆角等，还可以选择不同颜色或填充效果美化图表背景。“字体”选项卡可以修改图表的文字格式，使文字显示更加协调。“属性”选项卡用来设置“对象位置”和“锁定”等等。你可充分发挥自己的想象力，把图表打扮得漂漂亮亮。
4.修改图表类型
如果你感觉向导中选择的图表类型不合适，只要用鼠标右键单击图表中的任意位置，选择快捷菜单中的“图表类型”命令，即可再次选择。
5.趋势线
为了准确了解数据的变化趋势，我们还可以给图表加上趋势线，具体操作方法是：用鼠标右键单击图表中需要添加趋势线的数据系列，选择快捷菜单中的“添加趋势线”命令，就可在图中的对话框中选择你需要的趋势线类型了。
小提示
其实Excel图表中的任何一个对象都是可以加工的，只要你用鼠标右键单击这个对象，选择快键菜单中的适当命令，就可以打开对话框执行操作了。例如右键单击图表中的任意位置，选择快捷菜单中的“图表窗口”命令，可以将你制作的图表放入一个独立的图表窗口中（如右图），看起来是不是很“酷”！
数 据 透 视 图
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、导入数据
如果数据库的容量不大，将它导入Excel转换为工作表数据，可以更方便地制作图表。导入数据的具体步骤台下：
单击“数据→导入外部数据”子菜单下的“导入数据”命令，在对话框中找到数据库文件，选中以后单击“打开”按钮，弹出“导入数据”对话框（如下图），默认的是当前工作表；当然你也可以导入到新的工作表中，选择“新建工作表”，“确定”即可。
小提示
数据库文件导入工作表以后的存放方式是：数据库的一个字段存放于工作表的列，每个字段的字段名位于数据区域首行单元格（例如A1、B1、C1等）。
二、创建数据透视图
数据透视图和数据透视表是一对“孪生兄弟”，Excel2000/XP提供了一个制作向导。你可以在它的指导下轻松操作：
１.选择数据源和报表类型
单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令，弹出“数据透视表和数据透视图向导——3步骤之一”对话框。这里需要确定数据源和报表的类型。其中列出的数据源类型有四种：使用工作表数据建立图表，应该选择第一项；若当前工作表中没有任何数据，就需选择“外部数据源程序”按提示操作，将数据导入工作表。这种方式能够检索海量数据库中的数据，如果你要使用大中型数据库库中的数据建立图表，这是惟一可行的方法；如果建立图表引用的数据来自多个区域或工作表，就应当选择“多重合并计算数据区域”；若你引用的数据透视表或数据透视图，选择最后一项就可以了。
另外，向导提供的报表创建选项有两个，前一个仅仅创建数据透视表，后一个同时创建数据透视图及数据透视表。这里我们选择第二项进入“下一步”
2.选择数据源区域
多数Excel工作表数据存放在连续的单元格区域内，只要在下图的“选定区域”框内单击，然后用鼠标选中工作表内的数据区域，相关引用就会出现在“选定区域”框中。如果数据源区域被Excel自动识别，引用就会自动填入“选定区域”框。只要上述任何一种情况出现，都可单击“下一步”按钮继续。
3.指定数据透视表位置
就像普通Excel图表与工作表链接一样，数据透视图也要链接到数据透视表，所以必须指定数据透视表的显示位置。你可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。如果选择后者，你必须指定数据透视表在当前工作表中的位置（即图表左上角的单元格引用）。
如果你要更新数据透视图引用数据，必须先修改作为数据源的工作表中的数据。然后在数据透视表中任意位置单击鼠标或键，选择快捷菜单中的“更新数据”命令。当数据透视表中的数据被更新后，数据透视图中的对应内容会自动更新。
小提
示
4.创建数据透视图
单击上图的“完成”按钮，Excel自动创建一个新工作表，其中显示了将要建立的数据透视图雏形，同时自动显示“数据透视表字段列表”。
由于导入工作表的数据库有很多字段，必须根据数据分析的具体要求，选择要放入数据透视图的字段，这是创建数据透视图的关键步骤。假如要分析学生的高考总分变化情况，可以用“姓名”作为分类字段，“总分”作为数据项。接着选“数据透视表字段列表”中的字段，按下鼠标左键拖到数据透视图雏形中的分类字段和数据项位置，一个数据透视图就初建完成（右图）。
如果你要观察不同学生的各科高考分数变化，只要将“姓名”作为分类字段，然后将“数学”、“语文”等作为数据项，按相同方法将它们拖入数据透视图就可以了。
5.修改数据显示方式
如果你制作图表的目的是显示数据之间的差异，采用普通簇状柱形图可能不够直观。此时你可以修改数据显示方式，使图表显示以某一数据为基准的正负柱形图。具体的方法操作是：用鼠标右键单击图表中的字段按钮（如“姓名”），选择快捷菜单中的“数据透视图字段格式”命令，打开右上图所示的对话框。如果看不到下面的“数据显示方式”、“基本字段”和“基本项”，单击“选项”按钮就可以了。假如你要观察徐小平为基准时的其他学生的总分变化情况，应当选中“基本字段”下的“姓名”和“基本项”下的“徐小平”，再打开“数据显示方式”下拉列表选择其中的“差异”（还有“普通”、“指数”等八种）。确定之后，就可以看到右下图所示的图表，这样比较数据就较为直观了。
小提示
如果你感觉做好的数据透视图不够美观，可以按照对图表的方法进行加工。这一点普通图表和数据透视图没有什么区别。
由于数据透视图和数据透视表相互链接，如果修改了前者中的“数据显示方式”，那么数据透视表中的数据显示方式也会跟着改变，反之亦然。
三、数据透视图与普通图表的区别
通过上面的学习，你会发现数据透视图和普通图表很相似。为了便于合理使用这两种图表，下面介绍它们的主要区别：
１.查看方式
普通图表不能用交互方式操作。假如你要查看学生的数学和语文成绩的分布情况，你就要分别制作两张图表。如果使用数据透视图，你只要创建一张图表，然后通过增减“数据”对话框中的项目，就可以查看数学和语文成绩的分布图表。
2.图表类型
普通图表的默认类型为簇状柱形图，它使用分类的方式比较数据。数据透视图默认的是堆积柱形图，能看出数据在分类在所占的比例。另外，数据透视图不能制作XY散点图、股价图或气泡图，而普通图表没有这样的限制。
3.图表位置
普通图表默认为嵌入当前工作表，而数据透视图默认为图表工作表（仅包含图表的工作表）。只有用鼠标右键在数据透视图中单击，选择快键菜单中的“位置”命令打开对话框，才能选择图表将要嵌入的工作表。
4.数据来源
普通图表只能使用Excel工作表中的数据，如果数据量非常大，打开或检索都将受到限制。而数据透视图可以使用外部数据源中的数据，这种方式每次只检索数据集合中的一页，通过使用页字段的方式节约大量内存。从理论上讲，打开或检索的数据容量没有限制。
上面介绍的内容是在Windows XP+Excel XP下验证的，除了Excel 2000的“数据透视表字段列表”外观与Excel XP不同之外，上述内容对Excel 2000同样适用。
说明
数 据 库 应 用
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、数据清单
数据库是Excel的三大功能之一，利用它执行小规模数据管理任务，具有无需编程、易于上手等优势。下面以Excel XP为例，介绍数据库应用的基本操作方法。
1.什么是数据清单
Excel的数据库功能是通过“数据清单”实现的。它是将工作表首行的单元格作为列标记（相当于数据库中的字段，可以作为关键字参与各种操作），列标记以下各行依次输入数据（相当于数据库的一条条记录）构成的表。其基本结构如下图所示，它与FoxPro 或Access表的结构基本相同。
列标记
2.构建注意事项
除了工作表首行必须存放列标题以外，数据清单似乎与普通表格没有多大区别。其实不然，建立和使用数据清单有一些特殊的要求：
(1).每个数据清单应当占用一张工作表，不要在一张表上建立多个数据清单。因为Excel的某些数据库管理功能（如筛选），只能对一个数据清单生效。
(2).要尽可能保持数据清单中的数据独立，如果数据清单所在工作表还有其他数据，这些数据与数据清单之间应插入至少一个空行和列，便于Excel在执行排序、筛选或自动汇总时检测数据。
(3).不要在数据清单中放置空行和空列，这将妨碍Excel对数据清单的检测和操作。另外，不要在数据清单中的数据前后输入空格，这些多余的空格可能导致Excel操作数据错误。如果必要，你可以用单元格文本缩进代替输入空格。
二、数据库的基本操作
既然Excel数据清单具有数据库功能，所以常风的数据库操作均可在其中实现。下面介绍几种基本的数据库振作方法：
１.数据常规排序
Excel数据清单中的列标记可以作为关键字参与排序，具体操作方法有两种：
(1).如果根据“考号”、“总分”等关键字（字段）对数据清单排序，只须这些字段选中，然后单击工具栏中的“升序排序 ”、“降序排序 ”按钮，整个数据清单就会根据该关键字重新排列。
数值、时间和日期排序可以直接使用工具栏按钮。文本排序最好使用第(2)种所述的“排序”命令，如果你不了解排序选项的设定情况，工具栏按钮的排序结果可能和预想的不一致。
小提
示
(2).若数据清单要按姓名的笔划排序，操作方法为：选中“姓名”所在单元格，单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框，再单击其中的“选项”按钮打开“排序选项”对话框。选中“方法”下的“笔画排序”，根据数据排列方向选择“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框。若所选数据清单带有列标记，还需要选中“有标题行”，然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“姓名”，最后选中排序方式（“升序”或“降序”）并“确定”，这时所选数据清单中的所有数据会据此重新排列。
2.数据自定义排序
如果将上图中的数据按照“高级工程师”、“副高级工程师”、“副教授”、“工程师”的顺序排列，前面介绍的两种方法无能为力，只能用定义排序规则的方法解决。
首先建立一个自定义序列：单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，输入“高级工程师”、“副高级工程师”等自定义序列，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”即可将序列放入“自定义序列”框备用。
自定义序列排序的方法与笔划排序很相似，只要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义好的序列，其他选项保持不变。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据清单的排序。
小提示
如果数据要按自定义序列的顺序排列，应选中“排序”对话框中的“升序”，否则应该选择“降序”。
3.数据检索
数据检索是数据库的常见操作，Excel检索和查看数据的方法是：单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框（如图），再单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，而且“条件”按钮变为“表单”。可以在对话框的相应字段中输入条件，例如在“性别”字段框内输入“男”回车，则性别为“男”的数据就会显示在对话框中。当然，输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“序号”框内输入“>3”，表示检索“序号”大于3的记录， 回车后“新建”按钮上方就会显 示“4/5”字样，说明图中的5条 记录中第4条符合条件。单击 “上一条”或“下一条”按钮，可 以查看检索出来的另一条记录。
4.数据自动筛选
上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录，如果检索条件比较复杂（例如参加工作时间是1988年和1993年之间的记录），此时可以使用Excel提供的自定义筛选功能，具体操作方法是：选中“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令，数据清单每个列标记（字段）的右侧会显示一个下拉的记录，应当单击“参加工作时间”旁的下拉菜单中的“自定义”命令打开对话框（如上图）。单击图中“参加工作时间”下面第一行右侧的下拉按钮，选择其中的“大于或等于”，然后在其右边输入“1988-1-1”（如果你对日期上下限没有严格要求，可以直接打开下拉表选择）；按相同方法在第二行左边选择“小于或等于”，并在右边输入“1993-12-30”，选中两行中间的“与”后“确定”，工作表就会显示所有符合筛选条件的记录，这些记录可以直接打印也可以复制到其他工作表。如果要清除筛选结果，将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”选中标记去掉即可。
5.数据分类汇总
小计、合计是广泛应用的数据统计方式，Excel数据清单是此类操作的高手。如果你要统计具有各类职称的人数，只要将光标放入数据清单中的任一单元格，单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。先在“分类字段”列表中选择“职称”，在“汇总方式”中选择“计数”，在“选定汇总项”中选中“职称”，“确定”后即可看到汇总结果，其显示方式由如图所示下面的复选项决定。如果你想清除工作表中的分类汇总结果，只要打开“分类汇总”对话框，单击其中的“全部删除”按钮就可以了。
6.数据查找
数据筛选的对象是数据清单中的记录，而数据查找的对象则是单元格中的数据或公式等。
(1)普通查找
单击“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，光标就会停留在首先发现数据的单元格中。
(1)特殊查找
可以找出包含相同内容（如文本）或格式的所有单元格，或者存在内容差异的单元格，其操作步骤如下：如果要找出工作表中含有文本的所有单元格，请选中含有文本的任意一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮，选中“定位条件”对话框（如图）的“常量”，再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后，所有符合条件的所有单元格就会选中。
如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分，可以打开“定位条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择“行内容差异单元格”；若要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中“列内容差异单元格”单击“确定”按钮即可完成查找。
数学与三角函数应用
学透 excel 2000 / XP
主讲人: 鲁兆堃
一、求和类函数
迄今为止，我们已经介绍了Excel表格编辑、图表制作和数据库等内容。但是，Excel的威力集中表现在函数方面，它赋予了Excel处理纷繁复杂问题的能力。下面以实例的形式介绍Excel函数的应用，首先介绍数学与三角函数中使用最多的三个。
Excel中的求和类函数的数量较多，其中包括SUM、SUMIF等八九个。下面以下图所示的工资表为例，介绍SUM和SUMIF函数的使用方法。
1.SUM函数
图中所示工资表需要对2、3等行内的若干单元格求和。由于“公积金”和“失业保险”等属于扣款项目，所以在求和运算中包含着减法运算，此时可以采用以下技巧使用SUM函数。
首先选中“工资总额”下的I2单元格，然后在Excel编辑栏中输入公式“=SUM（）”，再将光标移入括号中间（鼠标单击括号内部亦可）。按下Ctrl用空心十字光标拖过“C2：E2”区域（这部分需要求和的单元格），然后用手式输入逗号（“，”）。为了从工资总额中减去F2和G2单元格中的数值，接着必须输入“-F2，-G2”。由于G2单元格后面还有收入，因此可以依照前面的做法输入单元格或区域引用，用SUM函数同时完成求和与减法运算的公式“=SUM（C2：E2，-F2，-G2，H2）”就完成了。回车就可以计算出“王小伟”的工资总额，按前面介绍的方法将I2单元格的公式复制到I3、I4等单元格，就可以计算出其他职工的工资总额。
SUM函数中的参数（即被引用的单元格或单元格区域）个数不能超过30个，就是说SUM函数括号中的参数分隔符（“，”）最多只能达到29个。
小提
示
2.SUMIF函数
假如在上图所示工资表，需要统计“岗位工资”高于650元的所有职工的工资总额，可以按照下面的步骤构造SUMIF函数公式。
首先选中一个存放计算结果的单元格，按上面介绍的方法在Excel编辑栏输入公式“=SUMIF（）”并将光标放入括号中间。单击编辑栏旁边的“插入函数 ”按钮，即可打开如图所示“函数参数”对话框。其中“Range”框输入作为条件判断的单元格区域，统计“岗位工资”高于650元的工资总额时，应该输入“岗位工资”列中的数据区域（例如图中的C2：C3）。你只要用鼠标单击“Range”框，然后用空心十字光标拖过C2：C3区域，区域引用“C2：C3”即可进入框中。“Criteria”框用来输入逻辑判断条件，确定允许哪些单元格参与求和运算，其形式可以是数字、表达式或文本（后两者必须放入双引号中）。根据前面提出的要求，在 “Criteria”框中输入“>=650”即 可,“SUM_range”框输入根据逻 辑判断结果求和的区域，鼠标 拖动或手工将“I2:I3”输入即 可.完成后单击“确定”按钮,就 可以看到结果。
二、取整类函数
Excel的取整类函数有好几个，例如 ROUND、ROUNDDOWN和ROUNDUP等，下面介 绍ROUND函数在财务计算中的应用。
假如图中的A1、B1单元格分别存放356.68和128.12。先根据C1单元格的公式“=（A1+B1）*0.1”计算出结果48（单元格格式中的小数位数定义为零），然后利用D1单元格中的公式“=C1*1.36”计算出65.93（单元格格式中的小数位数定义为两位）。如果你进行复核，就会发现此结果不符合财务计算的规则。
解决上述问题途径之一是使用ROUND函数。你只须在D2单元格内输入公式“=ROUND((ROUND((A2+B2)*0.2,0))*1.36,2)”，就可以按要求计算出正确结果65.28。这个公式分为两部分：“(ROUND((A2+B2)*0.2,0)”对“(A2+B2)*0.1”的计算结果进行四舍五入，函数的参数0设定四舍五入到最接近的整数。而“ROUND((ROUND((A2+B2)*0.2,0))*1.36,2)”则是对前面的结果进行四舍五入，参数2设定四舍五入到保留两位小数。
Excel单元格格式只设定数值显示时的小数位数，并不改变单元格中实际存储的数值。在财务计算等有特殊要求的场合，应使用ROUND函数进行精度控制。
小提
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函数应用集合
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主讲人: 鲁兆堃
一、逻辑函数
时间过得真快，“Excel 2000/XP”的学习已接近尾声。为此，下面介绍几个工作和生活中常用的函数，以加深大家对Excel函数功能的认识，进而在实践中用好、用活函数。
1.利用IF函数计算名次
成绩统计等场合往往需要计算数据的名次。Excel统计函数中有一个RANK函数，但是它的计算结果和多数人的习惯不同(上图)。因为它输出的名次每出现一个重名，后续名次的值就会跳过一个。如果你不需要这种结果，可以采用下面的方法计算名次。首先使用Excel的排序功能使图中的数据由大到小排列(中图)。接着在C2单元格中输入1，作为名次计算的的基准。然后在C3单元格内输入公式“=IF(B3=B2,C2,C2+1)”，回车即可计算出B3单元格数值的名次并放入C3。选中C3单元格，将公式复制到C4、C5等单元格，即可计算出其他数据所对应的名次(下图)。
公式中的“B3=B2”是一个逻辑判断表达式，如果它表示的逻辑关系成立(即“TRUE”),则C3单元格的数值就等于C2；如果不成立(即“FALSE”)，则C3单元格的数值就等于C2+1。由于B列数据经过排序，上下相邻单元格的数据只有相等或不等两种可能，一个IF函数就可以完成名次计算，并能处理名次重复的问题。
2.IF和OR函数获取身份证信息
Excel进行人事管理时，经常需要输入性别、身份证号码等信息。由于身份证号包含了性别等信息，利用逻辑函数和字符串函数配合，即可从身份证号码中获取有关信息。假设身份证号码存放在工作表的E列，则计算性别的Excel公式为“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=“1”, RIGHTB(E2,1)=“3”, RIGHTB(E2,1)=“5”,RIGHTB(E2,1)=“7”,RIGHTB(E2,1)=“9”),“男”,“女”)。
公式中的RIGHTB函数从存放身份证号码的单元格获取右边第一个字符，然后判断其是否为奇数字符串。如果公式中的五个RIGHTB函数有一个成立，则OR函数返回逻辑值“TRUE”(真)。IF函数将参数“男”填入公式所在单元格。若五个RIGHTB函数中都不成立，则OR返回逻辑值“FALSE”（假）。IF函数将参数“女”填入公式所有单元格。
二、统计函数
1.FREQUENCY函数统计数据分布
在成绩分析和工资统计等场合，需要知道数据区域分布情况。下面以图中成绩表为例，说明如何计算100—90、90—80、80—70、70—60以及小于60分等区域内的数据个数。首先在图中的（C2:C6）区域输入100、90、80、70、60，表示统计各区域内的数据个数。在实际应用中，数据的个数和值域可以根据需要划分。接着在C2:C6区域右侧预留相同大小的单元格区域（D2:D6），作为存放数据统计结果的位置。
上述工作完成后,选中存放统计结果的区域(D2:D6),在编辑栏内输入公式“=FREQUENCY(B2:B7,C2:C6)”,最后让光标停留在公式的末尾。按下Shift+Ctrl组合键敲回车,编辑栏内显示“{=FREQUENCY(B2:B7,C2:C6)}”, (D2:D6)区域就会显示保数据区域的数据统计结果。
如果数组引用(B2:B7)区域中的数据分布超出了数据间隔（C2：C6）的范围，则你选中的存放数据统计结果的单元格个数应当比数据间隔的个数多1个，用来存放超出最高间隔的数据个数。
2.TRIMMEAN函数统计打分结果
学校等单位对员式进行评价，往往采取由学生（或服务对象）打分，然后根据平均分高低进行评价的方法。为了防止个别打分者的极端行为，计算时需要去掉几个最高分和最低分。假设工作表首行存放员工姓名，（A2：A41）区域存放打分结果，要获得去掉2个最高分和2个最低分的平均分，则输入A42单元格的计算公式是“=TRIMMEAN（A2：A40，0.1）”其中的A2：A41是需要去除若干最大和最小值，然后求其平均值的数据区域。0.1表示要从所有数据中去掉10%（共4个数据），这里是2个最高分和2个最低分。
形如“{=FREQUENCY(B2:B6,C2:C6)}”的公式称为数组公式,它可以对一组或多组数值进行多重计算,并返回一个或多个结果。数组公式中的大括号“{}”不能用手工输入，只能采用上面介绍的方法按“Ctrl+Shift+Enter”输入。
小提
示
三、财务函数
1.PV函数计算零存整取金额
“零存整取”是工薪阶层常用的储蓄方式，但很多人并不会计算存期结束时的本金总额，利用Excel提供的PV函数就可以轻松计算。假如你从现在开始每月初存入500元，如果年利2.15%（按月计息，即月息2.15%/12）。那么5年后你的存款总额是多少，可以使用公式“=PV（2.15%/12,60,-500,0,1)”计算，其结果为31698.67。
公式中的“2.15%/12”为月息；60为总的付款时间，在按月储蓄的情况下为储蓄月份的总和；“-500”为每月支出的储蓄金额（“-”表示支出）；0表示储蓄开始时账户上的金额，如果账户上没有一分钱，则为0 ，否则应该输入基础金额；1表示存款时间是月初还是月末，1为月初，0为月末。
2.PMT函数计算贷款偿还金额
如今贷款购买住房或汽车的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是贷款的重要依据，Excel提供的PMT函数是完成这一任务的好工具。它的语法为“PMT（rate,nper,pv,fv,type)”,其中rate是贷款利率；nper为贷款偿还期限；pv是贷款本金；fv为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略fv，则认为它的值为零；type为1或0，用来指定付款时间是在月初还是在月末。如果省略type，则假设其值为0。
假如你为购房贷款15万元，如果年利率为5.6%，每月末还款，则十年还清的月还款额为“=PMT(5.6%/12,120,-150000)”计算，其结果为1635.34,就是你每月应当还款1635.34元。
四、时间和日期函数
1.YEAR函数计算“虚”工龄
工龄计算是人事和工资管理中经常遇到的问题，YEAR函数可以解决这个问题。假设A2单元格存放员工参加工作的日期，B2单元格存放工龄计算的截至日期，则工龄计算公式为“=YEAR（B2）-YEAR（A2）”。如果B2中的日期为“2002年3月31日”，A2中的日期为“1986年5月19日”，那么计算出来的工龄为16（注意：存放计算结果的单元格必须设置为“常规”格式，否则可能显示“########”）。
显然，上式计算出来的是“虚”工龄，即每过一个元旦，工龄就增加一年。如果按照实际工作一年，工龄才增加一年的方法计算（即所谓“实”工龄），上式显然不符合要求，此时可以使用下面介绍的第2种方法。
2.利用“序列号”计算“实”工龄
Excel将单元格中的日期以序列号的形式存储。1900年1月1日的序列号默认是1，而2002年3月31日的序列号是37346，这是因为该日距1900年1月1日有37346天。
以YEAR函数“虚”工龄计算中的日期为例，利用“序列号”计算“实”工龄的公式为“=TRUNC((B1-A1)/356)”。式中的“B1-A1”计算“2002年3月31日”与“1986年5月19日”之间相差的序列号（即天数），“（B1=A1）/356”计算出两个日期之间相差的年数（小数）。最后使用TRUNC去掉结果的小数部分，得到两个日期之间相差的整数年（即“实”工龄）。

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