资源简介

使用电子表格批处理数据
课题
使用电子表格批处理数据
单元
第四单元
学科
信息技术
年级
七年级
学习
目标
知识目标：学会合并字符串；学会设置“邮件合并”。
技能目标：掌握利用“邮件合并”功能；熟练掌握运用模板批量打印的方法。
情感目标：用所学知识解决实际问题，提高学习兴趣。
重点
掌握利用“邮件合并”功能；熟练掌握运用模板批量打印的方法
难点
熟练掌握运用模板批量打印的方法
教学过程
教学环节
教师活动
学生活动
设计意图
导入新课
新冠病毒在全世界肆孽，为世界人民带来了危害；阻止病毒传播的有效途径就是接种疫苗。中国在疫情防控方面的措施有利，
截至2021年7月26日,全国累计报告接种新冠病毒疫苗156587.2万剂次，为中国点赞！
今天我们的任务是：为某市新冠疫情接种完成情况好的学校颁发荣誉证书。名单出来后，如果手写奖状任务量大，还可能会耽误发奖，有没有快速打印出奖状的方法呢，这就是我们要学习的内容。
思考
激发学生学习兴趣并快速进入学习状态
讲授新课
问题：
（1）同学们有没有类似的经历？你觉得该如何处理？
（2）电子表格是用来处理数据的，怎样应用于奖状的制作呢？是不是需要与其他软件配合使用呢？
任务：
在“WPS表格”中生成
“XX市初中学校新冠疫苗接种情况统计表.xls”并保存，然后以它为数据源，利用
“WPS文字”中的邮件合并”功能，在“获奖证书打印格式.docx”文档中插入“学校全称”“荣誉称号”数据项，最后生成可以用来批量打印出所有选手获奖证书的实用文档。
通过电子表格自动计算功能，最后所学校的数据一经录人，所有学校的接种总人数和接种率便自动计算了出来。
一、批量打印前期准备
1.制作“新冠疫苗接种情况”获奖名单
操作步骤：
（1）通过排序和筛选的方法，按照接种率由高到低的顺序，选出10个接种率最高的学校。
（2）将学校信息和接种率复制粘贴到“新冠疫苗接种情况获奖名单.xlsx”中。
（3）通过电子表格的自动填充功能，为学校填写获得的具体奖项，接种率在99%以上的学校为“先进单位”，其他学校为“优秀组织单位”。
探究：如何输入“学校全称”
在“新冠疫苗接种情况获奖名单”表格C3单元格所示，“第三区（向南中学）”包含“区属”信息，也包含“学校”信息，这是如何达到的?
利用了电子表格“合并字符串”的功能，可以在“新冠疫苗接种情况获奖名单”中将区属信息和学校信息合并。
在“总人数”列前面插人新列，命名为“学校全称”，然后要在新的C2单元格中呈现合并的区属和学校信息。
“第三区（向南中学）”这个字符串由四部分组成，分别是“第三区”
“(”
“向南中学”
“)”
将这四部分用文本合并运算符“＆”连接起来就可以了。
在编辑栏中输入如下公式C2＝
=A2&"（"&B2&"）"
，利用“单元格自动填充”，智能复制公式，完成全部“学校全称”列数据字符串的合并。
2.制作“获奖证书”打印模板
操作步骤：
（1）新建文档：根据空白获奖证书的纸张大小、可供打印的空白位置，在“WPS文字”中新建文档；
（2）设置纸张方向，大小，页边距；在“页面布局”中设置“纸张方向”为横向，“纸张大小”为“A4”，“页边距”为上：32毫米，下：32毫米，左：：26毫米，右：26毫米；
（3）插入奖状背景图片：“插入”——“图片”，打开背景图片所在的文件夹，将背景图片插入，并将图片的“环绕”属性设置为“衬于文字下方”；
（4）输入奖状中的文字信息，并在需要插入学校信息的地方留空，按照奖状的位置、格式排好版，并保存为“荣誉证书模板.docx”。如图所示：
思考：
打印模板留空的地方与获奖名单中的数据有什么联系?
内容正好与电子表格中每一列的数据名称相对应
二、进行“邮件合并”
在制作好打印模板电子文档和获奖名单电子表格的情况下，可以利用“WPS文字”软件中的“邮件合并”在它们之间建立“数据共享”关系。
1.邮件合并的含义及优势
（1）含义：将不同文档表格的数据统一合并到新文档中，以建立“数据共享”。
（2）优势：能够把电子表格中的数据“传递”到打印文档中，提高格式化文档批量生成和打印效率。
2.打开“数据源”
我们需要在电子文档与电子表格间搭建起关联的桥梁。
操作步骤：
（1）在“WPS文字”中打开制作好的“荣誉证书模板.docx”文档，单击“引用”选项卡下的“邮件”按钮，进入“邮件合并”状态；
（2）单击
“打开数据源”（选取的“数据源”要处于关闭状态），选择“新冠疫苗接种情况获奖名单”工作表，单击“确定”；
（3）打开“数据源”后，在“邮件合并”选项卡下的“收件人”“插入合并域”等按钮由不可用的灰色状态变为可用的黑色状态。单击“收件人”按钮，可查看或设置“邮件合并收件人”。
点击“插入合并域”按钮，发现下拉菜单的内容正好与电子表格中每一列的数据名称相对应。
3.插入合并域
需要将合适的“合并域”插入到模板相对应的位置上。
在“荣誉证书模板”文档预留的空位上，多次单击“插入合并域”按钮，依次插入“数据源”（获奖名单）中对应的数据项。
操作步骤：
（1）选取“数据库域”；
（2）选定预留位置，在“插入域”列表中选择对应的数据项，单击“插入”，现单击“关闭”。
4.“查看合并数据”与“合并到新文档”
将全部“合并域”插入到模板后，可以通过单击“查看合并数据”按钮后使用“记录浏览”按钮，查看所有数据项“邮件合并”后的效果。
确认无误后，单击“合并到新文档”按钮，生成包含全部“邮件合并”结果页面、可供连续批量打印的新文档。
在准备好打印机并放入一批专用纸张（荣誉证书）后，在“WPS文字”中执行“打印”命令，就可以快速得到格式相同、数据项目源自电子表格的打印成品。
可见，“邮件合并”能够把电子表格中的数据“传递”到打印文档中，大大提高了格式化文档批量生成与打印的工作效率，尤其是在打印数量较大的情况下。
探究：
在“新冠疫苗接种情况获奖”打印奖状的案例中，生成的文档每页可以打印一张奖状，如果需要每页打印两张奖状，需要如何设置?
交流：
结合你的学习与日常生活，想一想，有哪些事情是可以利用“邮件合并”的功能帮助你完成的?
贺卡、请帖、准考证、入学通知书等
课堂练习
1.利用电子表格（
）的功能，可以在“新冠疫苗接种情况统计表”中将区属信息和学校信息合并。
2.在制作好打印模板电子文档和获奖名单电子表格的基础上，可以开始进行（
）了。
3.3.使用（
）和（
）功能，方便快捷地制作出了全部的奖状打印文档，极大地提高了工作的效率。
通过教师的讲解，以小组合作的方式，开展探讨交流，完成任务。
学生动手实践操作，学生小组间讨论，共同完成任务。
老师演示学生动手操作，提高动手能力。小组交流、分享
通过教师的讲解，以小组合作的方式，开展探讨交流，完成任务。
学生小组间讨论，共同完成任务，并分组汇报。
通过小组合作，加强学生组内团结、共同完成任务，
培养学生动手操作能力，并且锻炼学生的语言组织能力和表达的能力。
加强学生组内团结、共同完成任务，
培养学生组间合作能力，并且炼动手能力
培养学生独立完成练习的能力。
课堂小结
分小组总结归纳，教师补充。
各组汇报总结，其他小组成员做补充。
锻炼学生的总结能力，逻辑思维、语言表达能力。
布置作业
课后，利用本节课所学内容，帮助老师完成期末各项获奖名单的批量打印。
板书
一、批量打印前期准备
1.制作“新冠疫苗接种情况”获奖名单
2.制作Word打印模板
二、进行“邮件合并”
1.邮件合并的含义及优势
2.打开“数据源”
3.插入合并域
4.“查看合并数据”与“合并到新文档”
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精品试卷·第
2
页
（共
2
页）
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