资源简介

(共21张PPT)
管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第6章：信息管理
6.4信息的传递
传递信息，一般必须具备三个要素：即信源、信道、信宿。
6.4.1信息传递的方式
一、语言传递
1.优点:
（1）简洁、直接、快速;（2）较少受场合地点的限制;（3）信息反馈及时。
2．缺点：
获得信息零乱，对信息接受者来说信息较难存储。
二、书面传递
是把信息变成文字、符号、图表和制成磁带等形式进行传递，具有容易保真、保存和多次传递的特点。
三、可视化辅助物传递
（1）影像
（2）投影
6.4信息的传递
四、电讯传递
1.电话
电话用来交换口头信息。
（1）优点：
1）传递信息快捷；2）双方能沟通交换信息；3）从电话中的语调能判断对方的态度和反应。
（2）缺点：
1）电话传递没有书面证据，信息可能被误解；2）如果是长途电话或打电话时间长，费用高。
6.4信息的传递
2.传真
（1）优点：
1）传递信息速度快；2）能接收和发送手写、打字、打印的文本和图形信息；3）传递不受时间的限制。
（2）缺点：
1）难以保证信息的机密性；2）只能发送给有传真机的单位。
6.4信息的传递
3.电子邮件
（1）优点：
1）传递信息迅速；2）可减少用纸及发送纸面邮件的费用；3）信息能同时发送给多个邮箱；4）能发送图表、照片等各种类型信息；5）使用密码能维护信息的安全和机密。
（2）缺点：
1）由于发送信息容易，导致信息量大，易使人们湮没在电子邮件中；2）收件人必须有兼容的设备；3）有效地发送电子邮件需计算机培训。
6.4信息的传递
五、光传递
光传递方式主要是通过光缆纤维、激光等形式将信息传递出去。
6.4.2信息传递的方向
信息的传递是双向的，有内向传递和外向传递。
1.信息的内向传递
6.4信息的传递
（1）信件：
优点：
1）是书面的，具有凭证作用；2）便于阅读和参考；3）能发送至相应的地址。
缺点：
1）信件邮寄花费时间；2）不便于交换看法。
6.4信息的传递
（2）备忘录
优点：
1）是书面的，便于查阅和参考；2）文字不必像商业信件那样正规；3）使用方便。
缺点：
1）沟通较慢；2）不便于交换看法。
6.4信息的传递
（3）通知或告示
（4）传阅单
（5）企业内部刊物
2.信息的外向传递
（1）新闻稿
（2）新闻发布会
（3）声明
6.4信息的传递
（4）直接邮件
直接邮件是将公司的信息材料通过邮局寄出。
优点：
1）发送多页文档比电子方式便宜；2）收到的纸面信息可归档供参考。
缺点：
1）邮件要封装、贴邮票、送到邮局，花费精力多；2）比电子邮件发送速度慢；3）邮件可能丢失或错投。
6.4信息的传递
6.5信息的存储
6.5.1信息存储的步骤
1.登记
信息资料的登记分为总括登记和个别登记。
2.编码
（1）信息资料编码的一般步骤
1）分析所有预编码的信息资料
2）选择最佳的编码方法
3）确定数码的位数
（2）信息资料编码的方法
1）顺序编码法。按信息发生的先后顺序或规定一个统一的标准编码。用于不很重要或无需分类的信息资料的储存。
2）分组编号法。
例如：
1000—市场信息资料
1100—市场纺织品信息资料
1110—市场化纤品信息资料
1111—市场涤纶销售信息
6.5信息的存储
（3）存放排列
1）时序排列法
2）来源排列法
3）内容排列法
4）字顺排列法
6.5信息的存储
（4）保管
保管是信息的保护和管理，关系信息的安全、完整和使用寿命。保管中应防止信息资料的污损和丢失，实施科学保管。要及时剔除失去保存价值的信息资料和卡片，建立查阅、保管制度等。
信息的保管主要包括：
1）防损坏、防火、防潮、防高温、防虫害等
2）防失密、泄密、盗窃等
3）定期或不定期地进行清点，发现存储中的问题，提高管理水平
4）及时存储更新，不断扩充新的信息
6.5信息的存储
6.5.2信息存储的方式
1.手工存储
（1）优点：
1）信息便于利用；2）一旦找到信息能直接阅读；3）存储设备便宜。
（2）缺点：
1）文件夹、文件柜占用空间大；2）文件可能受到火、潮湿、蛀虫的破坏；3）一旦信息存放排列有误，会给信息查找带来麻烦。
6.5信息的存储
2.计算机存储
（1）优点：
1）计算机存储的信息量大；2）可以节省存储空间；3）信息容易编辑或更新；4）保存在网络系统的信息，能迅速查找。
（2）缺点：
1）要懂计算机操作；2）需要昂贵的设备；3）信息能被病毒破坏；4）由于软件和系统的提高和升级，长期存储可能成为问题。
6.5信息的存储
3.电子化存储
（1）优点：
1）电子化存储节省空间；2）容易制作备份；3）保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问；4）查找文件更容易。
（2）缺点：
1）设备昂贵；2）查找的质量和使用的程度取决于系统初始设置；3）要懂操作知识。
6.5信息的存储
4.缩微胶片存储
（1）优点：
1）节省空间；2）减少对纸面文档的需求，节省存储设备费用；3）没有必要保留书面备份。
（2）缺点：
1）照相和阅读胶片需要昂贵的设备；2）缩微胶片需要加标签、制作索引和排序；3）缩微胶片图像的质量会随时间推移而下降。
6.5信息的存储
缩微胶片存储需要如下设备：
1）照相机：由原始文档制作底片。
2）阅读机：底片上的文档图像非常小，需借助阅读机浏览。
3）打印机：有时需要底片上信息的纸面拷贝，就需要特殊的打印机来制作拷贝。
4）打印—阅读机：一种综合阅读机和打印机功能的设备。
6.5信息的存储

展开更多......

收起↑