资源简介

(共30张PPT)
第2编 第2章
第2章 办公室事务管理
2.1办公室事务管理
及其对行政秘书的能力要求
提供贴心的来客接待
创造舒适的
办公环境
形成高效的日常流程
培养规范的业务操作
2.1.1办公室事务管理的概念
第2编 第2章
2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求
1.能够识别良好的工作环境的内容和作用，
并掌握创造良好的工作环境的方法；
2.能够识别、理解并掌握开展日常事务工作的
方法和技巧；
3.能够了解和掌握提高办公室效率和加强时间管理的
基本方法；
第2编 第2章
2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求
4.能够了解和掌握办公自动化的基本操作方法；
5.能够识别和掌握进行信息管理的要求、程序和方法；
6.能够识别、理解并掌握接待工作的一般程序、规则、
礼仪规范。
第2编 第2章
2.2.1 办公室的自然环境
空间环境
视觉环境
听觉环境
空气环境
2.2办公室环境管理
第2编 第2章
2.2.2 办公室的布置
1.空间布局的合理
2.色彩搭配的相宜
3.办公室设备的优化
（1）优化办公室的照明设备。
（2）优化办公室的隔音设备。
（3）优化办公室的空气调节设备。
（4）优化办公室的办公设备。
4.办公室环境的美化
第2编 第2章
2.2.3办公室安全管理
1.办公室可能遇到的潜在十大危险
（1）办公家具和设备摆放不当，阻挡通道；
（2）拖拽电线或电话线；
（3）家具或设备有突出的棱角；
（4）绝缘不彻底；
（5）电路负荷过大；
（6）接线松开或有危险；
（7）柜橱顶端堆放过多物品导致倾倒；
（8）灭火设备已损坏；
（9）在密闭容器内烧水或倒热水；
（10）地板打滑。
第2编 第2章
2.2.3办公室安全管理
2.防范办公室潜在危险的工作
首先，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全
方面的检查；
其次，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；
再次，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、
跟进，直到解决；
最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在相关
的隐患记录和处理表上。
第2编 第2章
2.2.4办公室的整理
1.领导办公室和接待室的整理
（1）尊重领导意愿。
（2）贴心的设计。
1）桌子和办公器材是否摆放平稳，有没有歪斜和灰尘。
　　2）时钟是否拨准，并保持走动。
　　3）日历上的日期是否准确。
　　4）办公室内的温度和湿度是否调到适宜的程度。
　　5）盆景、挂画的位置是否得体并整理好了。
　　6）花卉是否定期浇水。
　　7）报纸杂志是否是最新的一期。
　　8）书架是否归置妥当。
　　9）摆放在领导办公桌上的用品是否已整理好。
　　10）文具、便笺是否补充。
第2编 第2章
2.2.4办公室的整理
2.行政秘书办公室的布置和整理
（1）行政秘书的办公桌上，电话一般放在左边，便于左手摘机，右
手执笔做记录；计算机一般放在桌子的右边，或放在计算机桌上。
（2）准备一些敞开的文件夹，可以存放需要领导签署的文件；已经
阅读的文件、处理完毕的文件和资料，在文件夹上贴上相应的标识
条；处理完毕的文件和资料应该妥当放置，如放在带锁的抽屉或柜
子中。
（3）把各种笔、胶水、剪刀等文具分门别类地放在文具用品盒内，
用完后物归原处。
第2编 第2章
2.2.4办公室的整理
2.行政秘书办公室的布置和整理
(4）办公桌抽屉里的物品摆放要整齐，要经常清理；存放公章、
介绍信、机密文件的抽屉必须带锁。
（5）办公室里各种类型的文件柜要分门别类地安放文件、资料和
物品，并贴上标识。
（6）每天下班前要整理好自己的办公桌，把文件收藏好,以免丢失
和泄密；要仔细检查计算机、复印机、空调等的开关是否关上，抽
屉、柜子是否锁好，确保万无一失。
第2编 第2章
2.3.1电话接打与邮件处理
1.电话接打
2.邮件处理
2.3日常办公
第2编 第2章
1.电话接打
（1）行政秘书接听电话。
（2）行政秘书拨打电话。
2.邮件处理
（1）邮件的转交。
1）需要呈给领导的信件，应根据重要程度进行整理，将最重
要的放在最上面。
　 2）如果事先得到领导的授权，应对信件进行评注，即把长信
中重要的部分标明或把有用的信息记录下来。
　 3）行政秘书要审阅信件，把办公室无法处理的信和应该转交
给其他人的信件分开放好。
（2）邮件的回复。信件、电子邮件和传真。
第2编 第2章
2.3.2印信管理
1.印章的管理和使用
2.介绍信的管理和使用
第2编 第2章
1.印章的管理和使用
（1）印章的保管。
　 1）专人保管。
　 2）安全放置。
3）定期清洁。
（2）印章的使用。
1）领导批准。
　　 2）禁止私自用印。
　3）用印登记。
4）盖印端正、清晰。
第2编 第2章
2.介绍信的管理和使用
（1）介绍信的保管。　
（2）介绍信的使用。
1）领导批准。
　　 2）按要求填写。
　3）妥善保管存根。
4）废信处理。
5）禁止事项。
第2编 第2章
2.3.3办公效率与时间管理
1.提高办公效率
2.合理管理时间
第2编 第2章
1.提高办公效率
（1）培养有利于工作的好习惯
　 　1）完成“例行公事”。
2）在工作时间不做与工作无关的事，尤其是私事。
3）做事有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。
4）不将情绪带到工作中。
　 5）工作中学会说“不”。
（2）抓主要矛盾。
（3）井然有序地存放文件和物品。
第2编 第2章
2.合理管理时间
（1）行政秘书要有计划地使用时间，就是要在时间资源的使
用上，做到有计划、有标准、定量使用。
（2）行政秘书要合理使用零碎时间。所谓零碎时间，是指不构成连
续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。
（3）行政秘书在有效管理自己的工作时间之外，还需要合理地替领
导管理时间、安排日程等。
第2编 第2章
2.3.4办公自动化
1.计算机的使用
2.常用办公设备的使用
（1）扫描仪。
（2）复印机。
（3）传真机。
第2编 第2章
2.4.1信息的内容与分类
1.分类方法
2.分类原则
2.4信息管理
第2编 第2章
1.分类方法
（1）按对象、主题、形式、来源、信息内容和通用分类表分类。
按对象分类常用于对书信等往来文书的分类；
（2）按主题分类是一种根据信息资料所反映的主题进行分类的方
法；
（3）按形式分类是将单据、合同、广告稿、新闻稿、报告书、建
议书、信函、文件、调查记录、报纸和期刊文章等形式区分，相同
形式的信息资料再按时间细分；
（4）按来源分类是将资料根据来源做出分类，把相同来源的信息
资料归在一起；
（5）按信息内容分类是根据信息资料所反映的内容进行
相应的区分；
（6）按通用分类表分类是根据信息资料的情况，借助于“图书资
料分类法”或“档案分类法”进行分类。
第2编 第2章
2.分类原则
（1）适用性原则；
（2）综合性原则；
（3）渐进性原则；
（4）相斥性原则；
（5）并置性原则。
第2编 第2章
2.4.2信息管理工作的基本程序
2.审核信息
1.搜集信息
3.整理信息
4.利用信息
5.存储信息
第2编 第2章
“两级政府、三级管理”
2.4.3信息保密工作
1.做好口头信息的保密
社区 社区管理 社区管理体制
2.做好书面信息的保密
3.做好电子信息的保密
第2编 第2章
2.5.1接待的准备工作
1.自然环境
2.人文环境
3.必备物资
4.辅助物品
5.接待礼仪
2.5接待工作
第2编 第2章
2.5.2接待规格的确定
1.接待规格确定的标准：接待规格主要由来宾和陪同领导
的级别确定。
2.接待规格的决定权：接待规格的最终决定权在领导，行
政秘书仅提供参考意见。
3.接待规格的分类： 　接待规格分为高规格接待、对等接
待和低规格接待。
第2编 第2章
2.5.3接待计划的制定
1.接待工作计划要有针对性
2.接待工作计划要具有全面性
3.接待工作计划要做到具体化
第2编 第2章
2.5.4基本接待礼仪
1.有约接待的礼仪要求
　（1）亲切迎客。
　（2）热忱待客。
（3）礼貌送客。
2.无约接待的礼仪要求
第2编 第2章
关键术语
办公室事务管理
办公室环境管理
信息管理
办公效率
第2编 第2章
复习思考题
办公室事务管理的内容
何为办公室环境管理
办公室效率管理是指什么
信息管理工作的环节

展开更多......

收起↑