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第11章
期末业务与报表
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Contents
1.期末业务
2.报表管理
3.期末结账
11.1　期末业务
11.1.1　期末处理概述
1.自动转账
自动转账是把每月均要重复或重复率较多的凭证通过定义的方式确定下来，然后在需要生成凭证的时候执行，以提高效率。
2.对账
对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账、总账与其他业务系统数据来完成账账核对。
11.1.2　期末业务
到期末，首先是要检查是否应该处理的业务已经处理。
11.1.3　自动转账
实验资料
按当月应发工资总额的20%（关于具体的比例，各地有可能不一致，相应的政策也在不断的变化），计提单位应交的职工养老保险，费用将计入到相关部门的管理费或销售费用中，一车间和二车间的归入财务部一并计算。
使用自动转账凭证完成。
借：管理费用-保险费/部门
销售费用-保险费/部门
贷：应付职工薪酬—养老保险
与此相关的还有医疗保险、失业保险、工伤保险等，处理方法类同。
实验过程
1.定义转账凭证
(1) 选择“总账”|“期末”|“转账定义”|“自定义转账”，进入自动转账设置窗口。
(2) 点击“增加”按钮，添加转账目录
(3) 设置公式
在科目编码栏对应的行中，输入660207（管理费用/保险费），部门为“销售部”，方向“借”
将光标移到“金额公式”栏目下按F2键进入公式向导，选择FS()（借方发生额）
单击“下一步”，科目输入660201（管理费用/工资），勾选“继续输入公式”，选择运算符乘(*)
单击“下一步”，进入公式向导，在公式名称中选择“常数”(公式名称的最后一行)，再单击“下一步”输入0.20（即20%，如果政策变化，在实际工作中可修改此参数，如单位承担的养老保险变为16%时，这里的参数就为0.16）
点击“完成”按钮，返回金额公式栏。完成了本公式定义：FS(660101,月,借,101)*0.20。
其他公式定义方法相同，还可以通过拷贝这个公式对相关部分进行修改完成。
科目 部门 方向 金额公式
管理费用-保险费 行政部 借 FS(660201,月,借,101)*0.20
管理费用-保险费 财务部 借 FS(660201,月,借,102)*0.20+FS(510101,月,借)*0.20
销售费用-保险费 销售部 借 FS(660101,月,借,201)*0.20
销售费用-保险费 采购部 借 FS(660101,月,借,202)*0.20
销售费用-保险费 仓储部 借 FS(660101,月,借,401)*0.20
销售费用-保险费 运输部 借 FS(660101,月,借,402)*0.20
应付职工薪酬-养老保险 贷 FS(660101,月,借)*0.20+FS(660201,月,借)*0.20+FS(510101,月,借)*0.20
凭证定义完成
2.生成转账凭证
(1) 生成凭证
选择“总账”|“期末”|“转账生成”，打开转账生成窗口。选择“自定义转账”单选按钮，在“是否结转”下双击选择，如果有未记账的凭证要选择“包含未记账凭证”
点击“确定”按钮，系统根据定义的转账公式生成凭证。凭证分录
科目 部门 方向 金额
管理费用-保险费（660207） 行政部 借 5701.82
管理费用-保险费（660207） 财务部 借 17395.27
销售费用-保险费（660107） 销售部 借 3120.00
销售费用-保险费（660107） 采购部 借 3060.91
销售费用-保险费（660107） 仓储部 借 3120.00
销售费用-保险费（660107） 运输部 借 3120.00
应付职工薪酬-养老保险（221103） 贷 35518.00
（2）数据验证
按照数据计算关系，要对生成的凭证进行验证，以确保准确。具体可根据涉及到的科目余额表、部门科目总账等等，对计算公式进行还原。如选择“总账”|“辅助查询”|“部门总账”|“部门科目总账”，科目选择“660101工资”
如销售部的养老保险：15 600×0.20=3120，据此可与凭证生成的数据进行核对。其他数据均可按照本方法通过源数据进行验证。
11.1.4　汇兑损益
实验资料
3月末，期末汇率调整，期末汇率为1美元＝6.95元人民币。
借：财务费用-汇兑损益（660303）
贷：银行存款-交通银行（100202）
实验过程
1.汇兑损益凭证设置
(1) 选择“总账”|“期末”|“转账定义”|“汇兑损益”，进入“汇兑损益结转设置”窗口。
(2) 汇兑损益入账科目选择科目编码660303，凭证类别为付款凭证，然后双击交通银行“是否计算汇兑损益”栏，使该栏显示“Y”
2.月末汇率设置
(1) 选择“基础设置”|“财务”|“外币种类”，弹出外币设置窗口。
(2) 选中外币“美元”，在月份2020.03对应的“调整汇率”栏中输入6.95
3.汇兑损益凭证生成
(1) 选择“总账”|“期末”|“转账生成”，选择“汇兑损益结转”，外币币种选择“美元”，再双击“是否结转”，设置为“Y”
(2) 点击“确定”，系统弹出“汇兑损益试算表”，显示外币余额、本币余额等信息
点击“确定”，系统进入生成的凭证窗口，凭证分录如下：
借：财务费用/汇兑损益（660303） 5 500
贷：银行存款/交通银行（100202） 5 500
数据正确性验证方法：
期初：100 000美元，汇率：7.00。
收到投资10 000美元，汇率：7.00。
购买固定资产，支付3000美元，汇率：6.95。汇兑损失：3000×(7.00-6.95)=150元。
期末美元余额107 000，汇率6.95。汇兑损失：107000×(7.00-6.95)=5350元
合计汇兑损失：150+5350=5500元
11.1.5　销售成本结转
实验资料
月末进行销售成本结转。
库存商品科目：1405。商品销售收入科目：6001。商品销售成本科目：6401。
实验过程
1.销售成本结转设置
销售成本结转，是将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。
如果在存货核算时已经结转，这里就不用结转。
2.销售成本凭证结转生成
选择“总账”|“期末”|“转账生成”，选择“销售成本结转”。
11.1.6　损益结转
实验资料
月末，结转损益。
注意：在采购、销售、库存、核算、工资、固定资产系统生成的凭证以及总账手工填制的凭证，均记账完成后，再进行本实验。
实验过程
1.期间损益结转设置
(1)先将未记账的凭证进行审核、记账。
(2) 选择“总账”|“期末”|“转账定义”|“期间损益”，进入“期间损益结转设置”窗口。
(3) 凭证类别为转账凭证，选择本年利润科目编码4103（本年利润）
2.期间损益结转
(1) 选择“总账”|“期末”|“转账生成”，选择“期间损益结转”，单击“全选”按钮
(2) 点击“确定”按钮，生成转账凭证
选择“总账”|“账簿查询”|“序时账”，显示的凭证分录
11.2　报表管理
11.2.1 报表编制的一般方法
11.2.2　T3报表管理功能概述
1. 报表的基本功能
(1) 文件管理
(2) 报表格式管理
(3) 数据处理
(4) 图表功能
2. 报表管理中的基本概念
(1) 格式状态和数据状态
(2) 单元、组合单元和区域
(3) 表页
(4) 二维表和三维表
(5) 关键字
3.报表制作流程与报表公式定义
(1)一般报表制作流程
(2)报表公式定义
①公式定义类型
②财务函数基本说明
(3)报表模板
11.2.3　制作常规报表
实验资料
1.根据模板制作3月份资产负债表。
2.根据模板制作3月份利润表。
实验过程
1.利用模板制作资产负债表
(1)选择“财务报表”，进入“财务报表”窗口。
(2)选择“文件”|“新建”，系统弹出新建窗口，在“模板分类”中选择“一般企业(2007年新会计准则)”，然后选择资产负债表
(3)单击“确定”按钮，返回报表窗口，系统按照模板生成相应的报表，此时报表处于格式状态
(4)单击写有“公式单元”的单元格，在窗口上部的编辑框中会显示出当前单元格的公式。如果要修改公式，可以单击工具栏上的“fx”按钮或双击单元格，在弹出的“定义公式”窗口中，通过函数向导进行函数定义，或者直接手工输入公式
(5)根据企业的实际情况和当时的相关要求，调整资产负债表的公式定义、报表格式。
(6)在报表“格式”状态下，选择“数据”|“关键字”|“设置”，可以选择设置“单位名称”、“年”、“月”，这里选择“月”
(7)单击报表左下角的“格式”按钮，报表计算后将报表状态转换为“数据”。
(8)选择“数据”|“关键字”|“录入”，输入关键字
(9)单击“确认”按钮，系统弹出提示“是否重算第1页？”，单击“是”按钮，系统自动根据单元公式计算报表数据
(10)单击“保存”按钮，以“大佳资产负债表”为名保存。
(11)关于应用模板编制报表的问题处理。
报表模板仅仅是软件厂家为了使用单位快速使用报表而建立的，但因为各单位在业务处理上的不一致性，就会使报表的输出数据不一定能满足要求，格式上也可能不符合要求，甚至因为模板中的公式定义不正确而出现数据错误。因此，利用模板只是一种便捷手段，但在实际应用中，必须对每个公式逐一核对，并进行手工验证，以确保报表数据输出的正确性。
本案例生成的资产负债表全部数据
(12)调整报表
在首次使用时，要对报表的每个单元数据，按照科目余额表和其他有关数据，对报表数据进行验证，以确保数据的正确性。
在具体的单位处理业务时，往往都有所差异，有时也因为忘记某些月末应该处理的业务，而导致报表数据不准确或者错误。
①未分配利润的调整
在本案例输出的资产负债表中，期末余额不平衡。原因是“未分配利润”项目(E34单元)的取数公式是“QM("4104",月,,,年,,)”，即取自4104利润分配科目。
企业利润在平时反映在本年利润科目中，年底再结转到利润分配科目。因此，资产负债表的未分配利润为0。
因此可以将公式改为：QM("4103",月,,,年,,)+QM("4104",月,,,年,,)
未分配利润年初余额也按同样方法调整。QC("4103",全年,,,年,,)+QC("4104",全年,,,年,,)
调整后的报表
②期末余额调整
在本案例生成的资产负债表中，期末是不平衡的。
资产总计-负债和所有者权益总计=10 572 933.32-10 655 940.26=-83 006.94
造成数据不平衡的原因是：
选择“总账”|“账簿查询”|“余额表”，可以对照有关数据。
制造费用期末借方余额83 006.94元，月末未结转到生产成本科目。
解决的方法：如果期末还没有结账，就可以制作相关月末处理凭证，然后再生成报表。如果月末已经结账，则可以直接调整报表公式，使报表数据正确，下月再处理相关调整业务。
(2) 利用模板制作利润表
选择“文件”|“新建”，系统弹出新建窗口，在“模板分类”中选择“一般企业(2007年新会计准则)”，然后选择利润表。
在报表“格式”状态下，选择“数据”|“关键字”|“设置”，选择“月”。
单击报表左下角的“格式”按钮，报表计算后将报表状态转换为“数据”。选择“数据”|“关键字”|“录入”，输入关键字信息
以“大佳利润表”为名保存
利润表生成后，同样要对数据、公式进行核对，并进行修改和调整。
对于报表中的公式，首先是在理解报表中每个单元数据数据来源、计算方法的情况下才能进行设置，并根据实际业务的变化而调整。
由于制造费用未进行结转等因素，数据需要进行调整。
从本案例看出，在制作报表的过程中，需要对有关业务进行核实，若有业务处理不当的，需要重新调整，然后再生成报表。因此在使用会计软件过程中，一定要把它看成是工具，它的最大作用就是提高效率，在业务处理过程中替代不了人的主观能动性。
11.2.4　自定义报表制作
实验资料
自定义费用统计表，报表格式及单元格公式
实验步骤
(1) 格式定义
① 进入财务报表系统，选择“文件”|“新建”，再选择常用模板下的“空报表”
② 查看报表左下角的“格式/数据”按钮，让报表处于“格式”状态。
③ 选择“格式”|“表尺寸”，设置报表行列数，行数为12行，列数为4列
④ 选择单元格区域A1:D1，单击菜单“格式”|“组合单元”，在组合单元窗口中单击“整体组合”，将所选择的单元格组合成一个单元格，然后在单元格中输入“费用统计表”。
⑤ 选择“格式”|“单元属性”，将设置的组合单元格设为字符型，字体为宋体，字号为18号，水平、垂直方向均为居中
⑥ 选择单元格A2，选择“数据”|“关键字”|“设置”，选择“单位名称”，在C2单元格设置关键字“年”，在D2单元格设置关键字“月”
⑦ 完成报表行列名称的设置。
⑧ 选中单元格区域A3:D12，选择“格式”|“区域画线”，在弹出的窗口中选择“网线”
(2) 公式定义
① 选中单元格C4，单击“fx”按钮，弹出的“定义公式”窗口
单击“函数向导”按钮，打开“函数向导”窗口。
② 选择用友账务函数，选择“发生(FS)”函数
③ 单击“下一步”按钮。在“用友账务函数”窗口中，单击“参照”按钮，在弹出的“账务函数”窗口中，选择科目代码660101，其他参数按默认
单击“确定”返回到“业务函数”定义中。
单击“确定”按钮返回到“定义公式”窗口，然后输入“+”，再增加另一个公式，完成C4单元格的公式定义，结果为FS("660101",月,"借",,,"",,)+FS("660201",月,"借",,,"",,)。
后面的公式相近，也可以通过复制前一公式，通过修改完成。
④ 合计行C12和D12的公式
选择C4到C12单元，然后单击工具栏的 ，就会在C12生成合计公式“PTOTAL(C4:C11)”，即C12单元的数据由C4单元到C11单元之和。D12的公式也用类似方法设置。
(3) 数据取数
① 单击左下角的“格式”按钮，切换报表状态至“数据”。
② 选择“数据”|“关键字”|“录入”，输入报表的关键字，进行报表计算，完成报表编制
③ 单击“保存”按钮，以“大佳科技费用统计表”为名保存。
本表的数据可以通过6601和6602的科目明细数据进行验证
自定义报表编制，首先是会计业务要很熟悉，知道每个数据的来源。其次是要对财务报表软件提供的函数要非常熟悉，然后才能按照要求取出数据并进行相关运算，达到取得所需数据的目的。
11.2.5　会计信息化下单据及业务更正方法
1.会计凭证出错的更正方法
2.业务单据出错更正方法
3.报表编制过程中的数据错误处理方法
11.3 期末结账
11.3.1　期末对账
选择“总账”|“期末”|“对账”
11.3.2　月末结账
(1)结账前检查工作
(2)结账
11.4 复习题
11.4.1　思考题
1.自动转账的作用是什么？
2.期末业务包括那些内容？
3.制作报表的主要流程。
4.怎样验证报表数据的正确性？
5.期末结账前要做好哪些准备？
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