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第4章
账务与出纳业务处理
Contents
1.账务处理的基本功能和流程
2.凭证录入与处理
3. 常用账表
4.出纳业务处理
4.1　账务处理的基本功能和流程
4.1.1　基本功能
4.1.2　凭证处理流程
4.1.3　重新登录
在处理业务时,每个人负责的业务不同,权限也不同,必须以自己的用户名登录系统。登录系统有两种方式:一是在启动金蝶KIS时登录;二是在不退出当前系统的情况下登录，方法是选择“系统”|“重新登录”功能,输入用户名和密码登录进入。
4.2　凭证录入与处理
4.2.1　凭证录入方法
案例资料
4月2日,采购部刘一江购买了350元的办公用品,以现金支付,附单据一张。
　借:管理费用/办公费(6602.03)/采购部 350
　　贷:库存现金(1001) 350
操作过程
选择“账务处理”|“凭证录入”,根据案例资料录入凭证,数据输入确认无误后单击“保存”(注意业务日期与凭证日期一致)完成
快捷键 功能
F7 在凭证和业务单据编制界面,通过快捷键可调出基础资料,如科目代码、人员代码、部门代码等
减号键 在凭证录入界面,可使输入的金额在正负间转换
..(两个英文句点) 快速复制摘要,在下一行中按“..”可复制上一条摘要
//(两个斜杠) 快速复制摘要,在下一行中按“//”可复制第一条摘要
空格键 在凭证录入界面,在光标处于借贷方输入时可以帮助转换金额的借贷方向
= 在光标处于借贷方输入时,通过快捷键,系统会根据分录的借贷金额,直接在当前光标停留处填入差额,达到金额借贷自动平衡
凭证输入常用快捷键
凭证输入常用快捷键
为了提高凭证的录入效率,在凭证输入状态下,选择“查看”|“选项”命令,可按照自己的习惯和需要进行设置。一般会选择“凭证保存后立即新增”
凭证输入的技巧需要仔细摸索,并充分利用系统提供的功能来提高效率。常用的部分功能如下。
(1)还原:发现凭证录入错误,要将凭证内容整个删除,此时可以单击“还原”按钮。注意:还原功能并非将保存后的凭证删除,而是将凭证保存前的操作全部废除。
(2)插入、删除:插入或删除凭证中的某一条分录。
(3)外币:外币凭证的格式和一般凭证的格式不同,用于两者格式的切换。外币按钮还用于数量金额凭证格式的切换。
(4)代码:代码查询功能,与按F7键功能相同。
(5)流量:针对科目属性中指定为现金类科目或现金等价物的会计科目,可以在此定义其现金流量内容,是做现金流量表的一种方法。
(6)日期:凭证录入的日期,录入后业务日期会跟着改变。系统会自动填入上一次录入的最后一张凭证的日期,可以修改。凭证录入的日期若在当前的会计期间之前,则系统不允许输入;但允许输入本期以后任意期间的记账凭证,在过账时系统只处理本期的记账凭证,以后期间的凭证不作处理。
(7)摘要:对凭证分录的文字解释,可以直接录入,也可以按F7键到摘要库中读取。
(8)金额:在输入完前面的项目以后,如果没有外币和数量的分录,就可以输入金额了,金额分为借方金额和贷方金额两栏,每条分录的金额只能在借方或贷方,不能在借贷双方同时存在。若要输入负金额,在录入数字后再输入“-”号,系统即以红字显示。如果需要清除金额栏中的数据,只需将光标移至金额处,按下Esc键即可。如果要将已录入的金额转换到另一方,只需将光标定位于要转换的金额栏上,然后按空格键进行切换。
(9)币别、汇率、原币金额:当会计科目有外币核算时,单击“外币”转换到外币凭证格式。币别可以按F7键查询,汇率在选择币别后自动提供,也可以修改。原币金额是指外币的金额,录入后系统会根据“外币汇率×原币金额”得出本位币的金额。
(10)单位、单价和数量:当会计科目要进行数量金额核算时,系统会自动要求录入数量。单位会根据会计科目属性中提供的内容自动出现,只要录入单价和金额即可。系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等,如不相等,系统会提示是否继续。
(11)往来业务:对选择了核算往来业务的会计科目,要录入往来业务的编号,本案例中自由确定,可以输入业务日期,或者发票号码、单据号码。往来业务编号主要用于往来核销的识别。
(12)结算方式和结算号:银行存款的结算方式和结算单据的号码,用户可以录入也可以不录入。具体与“基础设置”|“系统参数”|“财务参数”中相关设置有关。
(13)输入有核算项目的凭证:当在科目中定义了核算项目后,输入相应的科目时,就会提示输入核算项目。
如果涉及外币,凭证会自动变为外币凭证
4.2.2　日常业务处理
案例资料
(1) 4月1日,收到兴华集团投资资金10000美元,汇率1∶6.25,中行转账支票号ZZW002。
　借:银行存款/中国银行(1002.02)　 62500
　　贷:实收资本(4001)　　　　　　　　62500
(2)4月2日,工行账户收到天津大华公司支付的货款3000元,转账支票号ZZ45623。
　借:银行存款/工商银行(1002.01)　　　 3000
　　贷:应收账款(1122)/大华　　　　　　　 3000
(3) 4月2日,接银行通知,工行账户支付短期借款利息2000元。结算方式:其他;结算号:QT001。
　借:财务费用/利息支出(6603.01) 2000
　　贷:银行存款/工商银行(1002.01)　 2000
(4) 4月3日,采购部李天华采购原纸10吨,每吨5000元,材料直接送入二车间生产专用发票套打纸,货款以工商银行账户支付,转账支票号ZZR002。
　借:生产成本/直接材料(5001.01)/专用发票套打纸 50000
　　贷:银行存款/工商银行(1002.01)　　　　　　　　 50000
(5) 4月3日,财务部赵小兵从工商银行账户提取现金15000元,作为备用金,现金支票号 XJ001。
　借:库存现金(1001)　　　　　　　　 15000
　　贷:银行存款/工商银行(1002.01)　　　　　15000
(6) 4月12日,销售部刘一江收到重庆嘉陵公司转来一张工商银行转账支票,金额49600 元,用以偿还前欠货款,转账支票号ZZR003。
　借:银行存款/工商银行(1002.01)　　49600
　　贷:应收账款(1122)/嘉陵　　　　　　　49600
(7) 4月14日,采购部李天华从重庆大江公司购入“税控Ⅱ号使用指南”光盘1000张,单价10元,货税款暂欠,商品已验收入库,适用税率16%。
　借:库存商品(1405)　　　　　　　　　　　　　　　10000
应交税费/应交增值税/进项税额(2221.01.01)　　 1600
　　贷:应付账款(2202)/大江　　　　　　　　　　　　　 11600
(8) 4月16日,行政部支付业务招待费1500元,工行转账支票号ZZR004。
　借:管理费用/招待费(6602.05)　　　 1500
　　贷:银行存款/工商银行(1002.01)　　　　1500
(9) 4月18日,行政部孙正出差归来,报销差旅费1800元,交回现金200元。
　借:管理费用/差旅费(6602.04)　　 1800
　　库存现金(1001)　　　　　　　 　200
　　贷:其他应收款(1221.02)　　　　　　 2000
(10) 4月20日,开具工商银行转账支票(支票号:ZG1226)20000元支付本月制作中心租用房屋的租赁费。
　借:制造费用/租赁费(5101.03)　　　 20000
　　贷:银行存款/工商银行(1002.01)　　 20000
操作过程
1.凭证修改
如果凭证没有审核,修改方法如下:选择“账务处理”|“凭证管理”,先设置过滤条件
进入凭证管理功能，将显示按照前面设置的过滤条件显示凭
2.对出错凭证的处理方法
对于已经记账的凭证,采用红字冲销法。方法是在“凭证管理”功能窗口中,先选择要冲销的凭证,然后选择“冲销”功能,就会生成一张相同的红字凭证,即金额与原来相同,但数据为红字。通过这张凭证就将原来的凭证冲销为零。然后再制作一张正确的凭证。
如果科目没有错,仅仅是金额多了或少了,可以再输入一张凭证,相应地增加金额或冲销多余部分,摘要应写明具体的凭证号和原因。
3.出纳复核
对于涉及“现金”和“银行存款”科目的凭证,出纳人员都需要进行复核,具体是出纳人员选择“账务处理”|“凭证管理”,先选择凭证,然后选择“复核”功能进入“记账凭证-复核”窗口,单击“复核”按钮系统会自动将当前操作者的姓名添加在凭证上。
出纳复核的设置是选择“基础设置”|“系统参数”|“财务参数”，勾选“凭证过账前必须出纳复核”。
4.凭证审核
凭证审核是对录入凭证正确性的审查。审核人与制单人不能为同一操作员,否则系统拒绝审核（选择“基础设置”|“系统参数”|“财务参数”，勾选“凭证审核与制单不能为同一人”，默认是选择的）。因此需要换用具有审核权的操作员进入。
成批审核。在会计分录序时簿下,选择“操作”|“成批审核”功能,或单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中进行选择。
5.凭证过账
如果选择过账功能时提示“初始化未完成不能过账”,这时需要选择“初始化”|“启用财务系统”|“结束初始化”,完成初始化工作后,再进行凭证过账。
4.3　常用账表
4.3.1　总分类账
选择“账务处理”|“总分类账”,再设置“过滤条件”,一般会选择“余额为零且无发生额不显示”
过滤条件设置后单击“确定”进入查询
要查哪个科目的明细账,应先将光标移到该科目上,双击该科目,或者单击工具栏上的“明细账”按钮。如选择“银行存款”科目,双击后显示该科目的明细账
4.3.2　科目余额表
选择“账务处理”|“科目余额表”,在账表的查询中,要注意过滤条件的设置。一是注意“科目级别”的设置,默认是一级科目。二是“包括未过账凭证”的设置。三是选择“币别”。具体可根据实际需要设置。
在默认过滤条件设置中,不选择“包括没有业务发生的科目(期初、本年累计)”和“包括本年没有发生额的科目”,查询结果
在过滤条件中选择“显示核算项目明细”(同时将科目级别设置为3)后的显示结果
4.3.3　试算平衡表
选择“账务处理”|“试算平衡表”,币别选择“综合本位币”
4.3.4　核算项目余额表
选择“账务处理”|“核算项目余额表”
4.4　出纳业务处理
4.4.1　出纳管理业务处理内容
4.4.2　出纳管理
出纳管理主要包括现金日记账、现金盘点、现金对账、日报表等。其中日记账的登记有两种方法:(1)直接从账务引入现金类凭证记录,可按日或期间登记日记账,能选择按对方科目或现金类科目进行登账;(2)直接逐笔登记日记账,或录入日期、凭证字号后自动取凭证摘要、金额等信息登记日记账。
1.启用出纳系统
如果初始化时没有启用出纳系统,可选择“初始化”|“启用出纳系统”进行启用。
2.引入或录入现金日记账
在引入账务数据之前,应当先对前面的凭证进行审核、过账。
选择“出纳管理”|“现金日记账”,选择库存现金
选择“引入”,期间模式要选择“引入本期所有凭证”,单击“引入”完成。完成后单击“关闭”返回现金日记账
3.录入现金盘点单
出纳人员在每天业务终了后,需要对现金进行盘点,以核对现金日记账及实际库存现金,选择“出纳管理”|“现金盘点单”,可以录入现金盘点单。
4.现金对账
现金对账是指系统自动将出纳账与账务的日记账当期现金发生额、现金余额进行核对,并生成对账表。
4.4.3　银行存款管理
案例资料
2019年4月底,工商银行账户对账单部分资料
根据以上资料,进行银行对账,生成银行存款余额调节表。
中国银行期初及期末均无未达账,不进行银行对账。
日期 摘要 结算方式 票号 借方金额(元) 贷方金额(元)
04-02 支付 现金支票 XJ445353 2500.00
04-04 支付 转账支票 ZZ30254 3000.00
04-08 收取 转账支票 ZZ8341 50000.00
04-12 支付 其他 QT001 2000.00
04-12 支付 转账支票 ZZ123 33345.00
04-16 支付 转账支票 ZZR002 50000.00
04-20 支付 现金支票 XJ001 15000.00
04-20 收取 转账支票 ZZR003 49600.00
04-20 支付 转账支票 ZZR004 1500.00
操作过程
1.录入或引入银行存款日记账
选择“出纳管理”|“银行存款日记账”,设置相关条件,这里采用默认设置,进入“银行存款日记账”。
选择“引入”,进入“引入日记账”,选择工商银行科目,期间模式选择“引入本期所有凭证”,单击“引入”,引入后银行存款日记账
2.输入银行对账单
选择“出纳管理”|“银行对账单”,再选择“工商银行”账户
单击“新增”,录入银行对账单,输入完成后单击“保存”按钮。
录入银行对账单
3.银行对账
选择“出纳管理”|“银行存款对账”,进入科目选择和基本条件设置
可以选择手工对账或自动对账,本处选择自动对账,单击“自动”按钮,然后设置勾对条件,这里设置结算号相同
选择的对账条件越多,则对账越严格。如果不选择条件,则以金额相等为条件进行对账。
单击“已勾对”,可以查看已经勾对的记录
如果要取消勾对,可以单击“取消对账”按钮完成。
自动勾对后,还可对剩下的进行手工勾对。先选择要勾对的银行对账单业务,然后再选择对应的银行存款日记账业务,单击“手工”,完成勾对。
选择“出纳管理”|“余额调节表”,可以查看余额调节表
4.银行存款与总账对账
选择“出纳管理”|“银行存款与总账对账”,查看两边的账是否相等。
4.4.4　出纳期末结账
当本会计期间的工作结束后,可以进行期末结账。选择“出纳管理”|“出纳结账”,结出本会计期间借、贷发生额和余额,进入下一会计期间。
思考题
1.账务处理的主要流程。
2.出纳管理与账务业务的关系。
3.银行对账的基本方法。
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《会计信息化原理与实务——基于金蝶KIS云专业版》（第三版）
作者联系：landmao@
中国人民大学出版社 2019

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