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秘书实务
第六章　商务接待活动
第一节　商务接待
总经理办公室：
李总：小王，这两次出差收获不小，不仅与对方达成了初步意向，对方还要来人亲自到我们公司考察，过几天合肥那边的合作公司的一位总经理要带三位人员来，这里有一份公司关于接待计划方面的规定，你看后先照此拟一个接待计划，我先过过目。
王俐：好的，我马上办。
龙城旅游公司关于对内接待工作的规定
一，接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。一般分为高规格、对等和低规格接待三种；
二，人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等；
三，接待经费列支：
工作经费，如租借场地和印发资料等；
劳务费，如讲课、演讲和加班费等；
参观、游览、娱乐费等；
宣传、公关费等；
交通费；
餐饮费；
住宿费；
纪念品费；
其他费用等。
相关知识：
（一）接待规格
主要是从主陪人员角度而言。
１，高规格：主要陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好；
２，对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用。
３，低规格：主要陪同人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待。
４，如何确定接待规格：
主要由上司决定，秘书仅提供参考意见；
了解对方来宾最高身份；
考虑与我方关系；
以前接待过的来宾参照上次标准；
突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉。
（二）接待经费
１，明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例；
２，了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳；
３，不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定；
４，做好保密工作，注意内外有别。
实训题
请替王俐拟这份接待计划，包括：
接待规格、人员、时间、地点及事项安排表、经费列支。
第二节　商务参观
合肥天达公司王总经理带三位部门经理来公司参观考察，王俐设计的参观路线和重点展示：
第一站：公司办公室，展示公司实力及诚意。
第二站：公司陈列室，展示公司的发展历史及业务成就。
第三站：公司旅游产品项目规划室，展示公司的开发前景（此站注意保密，不可看的不能展示）
第四站：公司外环境参观，展示公司的发展成就及不动产等。
相关知识
（一）参观主题
1、扩大企业的知名度，提高社会美誉度；
2、加大企业的业务拓展空间；
3、与相关企业及社区形成和谐关系；
4、增强员工对企业的认可度和归属自豪感。
（二）注意参观中的保密
附：我国重大泄密事件备忘录
１，１９７９年，西方某驻华官员无意从一普通电话中获得我军对越自卫还击作战时间、兵力调遣等重大机密；
２，１９８１年９月２０日，我国首次用一枚运载火箭发射三颗人造卫星。３天后，北京某广播电台播出《太空奥秘夺桂冠》；北京某晚报刊《我国第九颗人造卫星》；将运行轨道、无线电遥测频率托出。
３，我国生产的龙须草席具有悠久历史，曾被莱比锡博览会誉为“独有的工艺品”，列为免检产品，赢得大量外汇。１９８０年代初，日本某株式会社来厂考察，对每一道工序作了详细了解和拍照，３月后，日本就宣称制作出了同类产品，并以机器化生产，而我国的出口厂家全部倒闭。
４，景泰蓝堪称国宝。１９８０年代，竟有日本人扛着摄像机来参观。我方人员洋洋得意地拍着对方的摄像机说：“拍吧，拍下全部制作工艺，拿回去让人知道中国人的厉害。”两年后，日本人制作的景泰蓝大量进入市场，中国景泰蓝价落千丈。
５，中国宣纸有“千年寿纸”、“纸中之王”美称，尤其以安徽泾县产品为正宗。１９１５年获巴拿马国际博览会金奖。日本人曾要求到泾县参观，被谢绝；发现涂着泾县宣纸厂的运料车，立即尾随，但被该厂将厂车标记涂去。次年，日本人去浙江一个由泾县宣纸厂扶持的厂参观，该厂热情接待，有问必答，连蒸煮原材料的碱水浓度这样的细节都告知对方，并惟恐接待不周，临别时还赠送檀树皮、长稻草浆和杨桃藤等原料。日本人回去“研究研究”后，不久宣称：“世界宣纸，泾县第一，日本第二，浙江第三，台湾第四。”
第三节　商务宴请
晚上，龙城旅游公司在餐厅宴请合肥天达公司四位客人，公司领导作陪，并请公司市场部、财务部和总经理办公室相关人员出席。
相关知识：
（一）宴会筹划
１，确定宴请名单。先由秘书拟定，最后由上司定夺。
２，确定时间和场所。不要选在重大节日、假日或有禁忌的日子，如穆斯林的斋月。场所要请究环境因素。
３，发请柬。正式宴会都要发。事先约定或电话通知的都要发，这是礼节。
如图
４，确定菜单。注意客人饮食习惯、禁忌；合理搭配。
５，排定桌次和座次。桌次地位有高低，以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。座位中，以主人（女主人）为中心，近高远低，右上左下。
（二）宴请程序
１，迎客。秘书要提前到达宴会场所，检查相关设备和准备工作；主人一般位于大门口迎客。尊贵客人到达，主方还可将人员排成两排在大门处欢迎。
２，入席。人数较多时，要事先在桌上摆放名牌。入座时，背对门口的座位一定要由主方人员来坐，这是个下座。
３，致辞、敬酒
致辞要事先准备好，一般主人先讲，客人致答辞，客人也可在宴会中间致答辞。席间可进行适当交谈。
４，散席。主人应送客人至大门口。
（三）宴请形式
正式宴会；便宴；酒会；冷餐会；茶会；工作餐。
实训题
１，现在六桌、七桌、八桌客人，如何将桌次按重要程度排列出来？画出示意图。如三桌的：
主台
２
３
２，现有８人，安排在一圆桌，请安排座次，画出示意图。

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