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第二章 会务工作
第一节
会务管理
这里就是天目湖风景区了，这次会议就要在这里召开……
天目湖风景区会务组办公室：
王俐：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定不能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向书格式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好先签一份意向书，为进一步合作打基础。后勤组要与他们风景区的服务部门加紧配合，一一落实客户的各项服务；特别是会议的值班与保卫工作，那是丝毫差错也不能出的地方，一定要亲自实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单，两个组要一一对照落实，填好后交给我，若有什么落实不了的，我好赶紧上报处理。“
会议事务处理规定
（一） 节 会议计划检查要点：
项目
审核备注
会议名称

会议时间

会议主题和议题

与会单位和人员

人数

主持人及工作人员

会议资料

（一） 会议筹备及活动审核要点：
议程安排
会议应发资料
会议记录安排
幻灯或录影设备
会场预订
制作来宾名册
纪念品的制作与发放
预订回程票
会场布置
宴会及座位顺序安排
新闻摄影
酬谢金
住宿安排
胸章名牌
看板和标示板
支付食宿费用及出纳
会议值班及保卫

相关知识：
（一）会场布置
要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。
（1）会场布置方式
相对式：
主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。
教室形会场
弦月形会场
全围式
：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。
半围式：
介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。
分散式：
将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。
其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。
（2）会议座位安排
提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。
主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。
首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图：
⑤ ③ ① ② ④ （单数） ⑥ ④ ② ① ③ ⑤（双数）
会场人员座次安排：横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。
（3）会场气氛布置
会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是秘书人员创造力和想像力的重要表现。
会标 将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。
会徽 即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。
其他 灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议；
旗帜，重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛；标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题；花卉，适当的花卉能给人清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。
（二）会议的值班与保卫工作
会议要有严密的值班和保卫工作，中大型会议，秘书要有24小时值守，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。
奥运会安保16亿美元
（1）值班工作
坚守岗位；会中协助搜集有关信息和资料；控制与会无关人员随便出入会场；督导专职服务人员的具体服务工作；备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的电话通讯录；协调会中各种矛盾等。
波茨坦会议
（2）保卫工作
重要人员的人身安全；重要文件；
会场和驻地；
会议设备；
与会者私人贵重物品等。
实训题：
王俐这次受李总委托，作为会务组和后勤组的召集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处理这三件事，主要是：
1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置的草图。
2，座位如何安排，说出理由一并画出草图。
3，并说说你打算如何将这次恳谈会的气氛布置到最好效果。
第二节 会议记录和会议简报
天目湖风景区主会场：
大会即将开始，上百人的会场气氛热烈。
按照安排，王俐主要负责这次会议记录。下面是她随着会议进程的记录：
龙城旅游有限责任公司2010年业务恳谈会会议记录
时间：2010年10月15日上午9时
地点：天目湖风景区一号会议室
出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。
主持人：陈大鹏（公司副总经理）
记录人：王俐（总经理办公室秘书）
一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2010年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是……
二、宋董事长致欢迎辞。
三、省旅游局张副局长讲话：龙城旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后……
四、李总经理讲话：我公司自1996年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下过去的2009年我公司的业务情况……
五、客户代表发言：……
六、 李总经理的总结：……
七、 散会（上午12时）
主持人：陈大鹏（签名）
记录人：王 俐（签名）
中午饭后：
李总：“小王，上午的会开得较为顺利，按照安排，下午是两位旅游业专家的讲话，明天上午分组讨论，你要全程参与，做好记录，争取明天下午总结会前来宾们都能拿到这次会议的简报，今晚你要加班才行的哦！”
王俐：“没问题，您放心吧，李总！”
相关知识
1，会议记录
（1）概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。
（2）特点：一是真实性；二是资料性，可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。
（3）注意事项：内容真；速度快；整理快。
（4）为会议记录做好准备：纸笔、录音机和磁带、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录；
（5）会议记录过程：内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动；
（6）记录要求：准确、完整、简洁。
2，会中信息
（1）收集、传递和反馈；
（2）对外宣传同时注意保密；
（3）加工：综合、提炼、推导；
（4）传递方式：口头、影像、电子、专人。
（5）要求：力求全面、真实、及时、适用、重点突出。
3，会议简报
（1）概念：简明扼要地对会议的简要报告。
（2）特点：简明扼要；迅速快捷；内容新颖；真实准确。
（3）结构：报头+报核+报尾
（4）注意：一般不超过1000字，最长不超过2000字；内容真实、准确、典型。
实训题
根据王俐所记的会议记录，并发挥自己想像，结合下午的专家演讲和第二天上午的大会讨论发言，写一份会议简报。
格式尽量规范，内容想像丰富，1000字左右。
第三节 会议的善后工作
下午，是这次会议结束的时候，王俐心想，可以松一口气了吧？但是，这不，电话又响了……
李总：“小王，现在这个会快开完了，提醒你一下，你现在赶紧去要会务组的同志把上午发下去的咱们公司的今年业务拓展方案给收回来，讨论完了，千万不要让人给带走了。另外，明天回去之后你要把这次会议的费用结算清楚，董事会要查帐的，要认真做好，开支一定要有发票，否则税务局那关到时也不好过，咱们可是重合同守信誉单位。这些关系到企业形象，知道么？”
王俐：“知道了，我会做好的。”
秘书办公室：
王俐回到单位，马上着手计算这次会议的所有费用收支情况，她先列出了相关数据：
1，由于是恳谈会，故每位与会者只是象征性地交了180元餐费，除来回交通费外，其余全部由公司负责，实到人数是80人。
2，莲花风景区由于是长期合作单位，这次与他们会前所签合同中，两天所有相关费用是2万元，那是按来宾100人计算的，现在按实到人数，打了八折。
3，专家演讲费用：两位每位4000元。
4，新闻报道相关费用15000元；
5，会务其他杂费（食宿、纪念品、交通、文件资料等）70000元；
这样，公司这次恳谈会共计开支了多少钱呢？有没有超出原会议方案拟定的数目？王俐在这次会议中对经费的使用控制表现如何？这一条可是当秘书最为关键的哦，因为没有一个老板愿意用一个花公司的钱大手大脚的秘书的。
收入：
180*80=14400元
支出：
70000+15000+4000*2+20000*4/5=190000元
总支出：190000—14400=94600元。
未超出100000元预算方案，王俐受到了表扬。

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