资源简介

(共54张PPT)
第三章 办公室工作
转眼一个月过去了，这一个月王俐一上班就开了这么个重要的会，时间全忙进去了，趁这段时间稍闲一点，她想好好熟悉一下办公室的具体工作了，因为这才是一个秘书的基本功呢！
第一节 办公环境
良好的办公环境是工作的兴奋剂，也是看一个秘书个人素养高低的重要方面，拖沓而又懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的，何况王俐还是个爱美的女孩子呢？
瞧，这就是她的办公室了，怎么样？
先把办公室进行一次安全检查：
1，办公环境：
建筑物、光线、温度、布局、空间、噪声等方面。
哎呀，哪里来的鸽子？这算不算办公室安全有问题呢？不算的，是天使？
2，办公设备：
家具、用品、消防、饮水、急救包、规章制度、装饰美化等。
检查完了，要学会填隐患记录及处理表
序号 时间 地点 发现的隐患 造成隐患原因 隐患 危害 及后果 处理人 采取的措施
1 4月1日 办公室 靠窗电脑屏幕耀眼 没注意拉窗帘 有损眼睛 总经理秘书王俐 注意拉窗帘
2
第二节 办公用品
总经理办公室：
李总：小王，来看看这些，这些资料都是我们公司长期的供货单位，主要是一些办公耗材和小型办公设备，你都拿去，看看需要订些什么，你做个表我看一下。
王俐：好的，我尽快。
王俐所列进货清单
物 项目
品 数量 单价 金额
纸张
装订机
总计：
李总看了一眼就批了，王俐下一步就可以联系供货商了，进货之后还要学会入库管理，不能随意堆放，这管理还是有相当多的学问呢，要做到进货卡、出货卡、库存卡这三卡一致。
要学会填写库存记录卡
库存记录卡 库存参考号 B4
纸最大库存量 100令
项目A4白文件纸 最小库存量 15令
单位数量令（1令=500页） 再定货量 25令
日期 接 收 发 放
数量 发票号 供应商 数量 申请号 个人部门 余额
相关知识
1，办公用品接收程序
（1）凭订货单和通知单核对对方交货时的交货单和货物；
（2）若有出入，通知采购部门处理；
（3）接收后，填写库存卡和余额；
（4）摆放安全有序、发放时要按规定办理。
2，如何保管办公物品？
（1）储存：柜子上锁、贴上标签、通风照明要好；
（2）摆放：新到物品放于旧到物品之下；大个且重物品放于最下；小物品放于大个的前面显眼位置便于领取。
3，发放物品
定时并做好记录，并保管好相关资料。
4，为何进行库存记录？
（1）资金不会被不必要的库存品占用；（2）空间不被不必要的货物占用；
（3）监督个人和部门对物品的使用，并能避免任何破坏和偷窃造成的损失；
（4）保证库存充足，避免工作迟延；
（5）库存准确，可进行相关物品的估价。
第三节 时间表和工作日志
总经理办公室：
李总：小王，这里是今年第二季度我要参加的一些会议，你安排一个表格给我，要好记，不至于到时忘了。
王俐：我会安排并且打印好给您。
第二季度会议时间表
（2005.4—6）
月 份
周 次 四 五 六
一 北京 香港 休假
二 上海 西安 休假
三 周三：推介会（主会议室） 周一：面试导游（1会议室）
四 周一：经理办公会议
秘书办公室：
王俐正在看书，这几天事相对少一些，她看的书当然和业务有关，其中一道题很感兴趣，她正准备做，
电话响起：“哦，小王啊，我下周事太多，你都知道，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。”
王俐先忙着列各种表，我们先看一下这道题： 外企招人的性格测试
这个测试是菲尔博士在著名女黑人欧普拉的节目里做的，满准确的。答覆是依现在的您，不要依过去的您。这是一个目前很多大公司人事部门实际采用的测试。
　1.你何时感觉最好？ 　　　　　　 　　　　　　a)早晨 　　　　　　 　　　　　　b)下午及傍晚 　　　　　　 　　　　　　c)夜里
　2.你走路时是…… 　　　　　　 　　　　　　a)大步的快走 　　　　　　 　　　　　　b)小步的快走 　　　　　　 　　　　　　c)不快，仰著头面对著世界 　　　　　　 　　　　　　d)不快，低著头 　　　　　　 　　　　　　e)很慢
　3.和人说话时，你……
　　　　　　 　　　　　　a)手臂交叠的站著　　　　　　 　　　　　　b)双手紧握著　　　　　　 　　　　　　c)一只手或两手放在臀部　　　　　　 　　　　　　d)碰著或推著与你说话的人　　　　　　 　　　　　　e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、或用手整理头发
　4.坐著休息时，你的…… 　　　　　　 　　　　　　a)两膝盖并拢　　　　　　 　　　　　　b)两腿交叉　　　　　　 　　　　　　c)两腿伸直　　　　　　 　　　　　　d)一腿卷在身下 　　　　　　
　5.碰到你感到发笑的事时，你的反应是…… 　　　　　　 　　　　　　a)一个欣赏的大笑 　　　　　　 　　　　　　b)笑著，但不大声 　　　　　　 　　　　　　c)轻声的咯咯地笑 　　　　　　 　　　　　　d)羞怯的微笑
　6.当你去一个派对或社交场合时，你…… 　　　　　　 　　　　　　a)很大声地入场以引起注意 　　　　　　 　　　　　　b)安静地入场，找你认识的人 　　　　　　 　　　　　　c)非常安静地入场，尽量保持不被注意
　7.当你非常专心工作时，有人打断你，你会…… 　　　　　　 　　　　　　a)欢迎他 　　　　　　 　　　　　　b)感到非常恼怒 　　　　　　 　　　　　　c)在上两极端之间
　8.下列颜色中，你最喜欢哪一颜色？ 　　　　　　 　　　　　　a)红或橘色　　　　　　 　　　　　　b)黑色　　　　　　 　　　　　　c)黄或浅蓝色　　　　　　 　　　　　　d)绿色　　　　　　 　　　　　　e)深蓝或紫色　　　　　　 　　　　　　f)白色　　　　　　 　　　　　　g)棕或灰色
　9.临入睡的前几分钟，你在床上的姿势是…… 　　　　　　 　　　　　　a)仰躺，伸直 　　　　　　 　　　　　　b)俯躺，伸直 　　　　　　 　　　　　　c)侧躺，微卷 　　　　　　 　　　　　　d)头睡在一手臂上 　　　　　　 　　　　　　e)被盖过头
10.你经常梦到你在…… 　　　　　　 　　　　　　a)落下 　　　　　　 　　　　　　b)打架或挣扎 　　　　　　 　　　　　　c)找东西或人 　　　　　　 　　　　　　d)飞或漂浮 　　　　　　 　　　　　　e)你平常不做梦 　　　　　　 　　　　　　f)你的梦都是愉快的
现在将所有分数相加，再对照后面的分析分 数 　　　　　　 　　　　　　1.(a) 2 (b) 4 (c) 6 　　　　　　 　　　　　　2.(a) 6 (b) 4 (c) 7 (d) 2 (e) 1 　　　　　　 　　　　　　3.(a) 4 (b) 2 (c) 5 (d) 7 (e) 6 　　　　　　 　　　　　　4.(a) 4 (b) 6 (c) 2 (d) 1 　　　　　　 　　　　　　5.(a) 6 (b) 4 (c) 3 (d) 5
　6.(a) 6 (b) 4 (c) 2 　　　　　　 　　　　　　7.(a) 6 (b) 2 (c) 4 　　　　　　 　　　　　　8.(a) 6 (b) 7 (c) 5 (d) 4 (e) 3 (f) 2 (g) 1 　　　　　　 　　　　　　9.(a) 7 (b) 6 (c) 4 (d) 2 (e) 1 　　　　　　 　　　　　　10.(a) 4 (b) 2 (c) 3 (d) 5 (e) 6 (f) 1
【低於21分：内向的悲观者】人们认为你是一个害羞的、神经质的、优柔寡断的，是须人照顾、永远要别人为你做决、不想与任何事或任何人有关。他们认为你是一个杞人忧天者，一个永远看到不存在的问题人。有些人认为你令人乏味，只有那些深知你的人知道你不是这样的人。
【21分到30分：缺乏信心的挑剔者】你的朋友认为你勤勉刻苦、很挑剔。他们认为你是一个谨慎的、十分小心的人，一个缓慢而稳定辛勤工作的人。如果你做任何冲动的事或无准备的事，你会令他们大吃一惊。他们认为你会从各个角度仔细地检查一切之后仍经常决定不做。他们认为对你的这种反应一部分是因为你的小心的天性所引起的。
【31分到40分：以牙还牙的自我保护者】别人认为你是一个明智、谨慎、注重实效的人。也认为你是一个伶俐、有天赋有才干且谦的人。你不会很快、很容易和人成为朋友，但是是一个对朋友非常忠诚的人，同时要求朋友对你也有忠诚的回报。那些真正有机会了解你的人会知道要动摇你对朋友的信任是很难的，但相等的，一旦这信任被破坏，会使你很难熬过。 　　　　　　
【41分到50分：平衡的中道】别人认为你是一个新鲜的、有活力的、有魅力的、好玩的、讲究实际的、而永远有趣的人；一个经常是群众注意力的焦点，但是你是一个足够平衡的人，不至於因此而昏了头。他们也认为你亲切、和蔼、体贴、能谅解人；一个永远会使人高兴起来并会帮助别人的人。 　　　　　　
　【51分到60分：吸引人的冒险家】别人认为你是一个令人兴奋的、高度活泼的、相当易冲动的个性；你是一个天生的领袖、一个做决定会很快的人，虽然你的决定不总是对的。他们认为你是大胆的和冒险的，会愿意试做任何事至少一次；是一个愿意尝试机会而欣赏冒险的人。因为你散发的刺激，他们喜欢跟你在一起。
【60分以上：傲慢的孤独者】别人认为对你必须「小心处理」。在别人的眼中，你是自负的、自我中心的、是个极端有支配欲、统治欲的。别人可能钦佩你，希望能多像你一点，但不会永远相信你，会对与你更深入的来往有所踌躇及犹豫
王俐现在把周安排表列出来了，看，就这么简单
周计划表 年 月 日
时 周次
间 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五
9：00
10：00
11：00
她又列了工作日志，也较简单
工作日志 2005年4月15日 星期三
时间 工 作 内 容
9：00 部门会议，4楼412室，带相关文件资料
10：00
11：00 确认所订的上司与客户的午餐
相关知识
1，时间表
分为年度、季度、月份、周时间表，一般在办公室工作中秘书要为领导做月或周安排表。
2，工作日志
（1）内容：会议活动、接待来访、私人安排。秘书的工作日志中还应包括上司的工作日志及其相关服务性事务。
（2）变更：若有变更，应及时通知相关部门或客户。要遵循先重急后轻缓的原则，活动中部要留有不少于10分钟的间隙。
（3）要注意对上司的时间安排和工作日志进行保密。
（4）时间表和工作日志都是提高工作效率的重要管理手段，作为秘书人员必须掌握。
3，值班工作与值班表
（1）值班工作内容：电话、接待、值班日记记录，要尽量详细；信息传递，既将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。
（2）值班工作制度：岗位责任制度、交接班制度、信息处理制度、保密制度。
（3）编制值班表
值班人员：负责人或带班人；值班人；
替班人。
值班时间：值班的期限和具体值班时间。
值班地点：应写清指定地点。
值班内容：应简单标明。
（4）值班工作注意事项
不能间断，必须保持其连续性；
值班表编制完成后应与相关人员协商并报主管领导审定后执行。
实训题
帮王俐编写一份“五一”七天值班表。
要求：1，值班人员中要有负责人和具体值班人；人员姓名自拟；
2，值班地点标明清楚。
3，值班时间必须是全天的，要清楚明白，一目了然。
4，简单写明值班内容，结合该公司性质自拟。
第四节 介绍信、印章和财务管理
总经理办公室：
陈纪：“小王，打扰一下，你能不能帮我开个介绍信，我想去联系一项业务。”
王俐：“联系业务？好啊，不过你不是内勤部的吗？联系业务归市场部的啊！”
陈纪：“我想自己去联系一下，你还是开一下吧！”
王俐：“这样恐怕不太好，不符合规定再说，李总也不在，你去找一下代班的刘副总吧！”
陈纪：“……这样，那，算了吧。”
王俐想起了书上的一个案例……
案例：宏达公司员工李某找成裕公司经理助理王某，说他有一个好生意，但个人签合同不如公司方便，想借成裕公司开个业务介绍信，事成后付给王某三万元报酬。王某拿来了介绍信，李某便以成裕公司经理的身份与大昌公司签订了一份粮油购销合同，骗取了大昌公司价值一百万元的粮油，李某将其倒卖后潜逃。
想到这个案例，王俐惊出一身冷汗，自己可是还在试用期，别丢了工作还惹出更大的麻烦，真是江湖险恶，不比学校之时，得处处小心啊！
正在发呆，又有人敲门：“小王，有点事你。”“哦，是张航啊，有什么
事？”“你看，李总上次让我找广告公司做的宣传画页都已经发完了，可钱还没付给人家，这是数额，你给签字做个证明。”“？10000张？哪有这么多？”“不是在街头散发的嘛，谁知道，你签了，李总也就信了，回头请你吃饭。”“这不太好吧？还是你直接找李总算了。”“李总不是不在嘛！”“那，要不你先放这儿，回头我问一下李总？”“那，不用了，我找别人签吧！”
相关知识
1，最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》：个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不承担赔偿责任。
2，印章
（1）秘书部门可管三种印章：一是单位印章（含钢印）；二是秘书部门的公章；三是单位领导人“公用”的私章。
（2）单位印章标志对外行使权力。具体作用：
A，标志作用，只用得到法律认可的机构或人员（亦即具有法人资格）才有印章。另外可作为密封标志。
B，权威作用。
C，法律作用，用印后的公文和凭证具有法律效力。
D，凭证作用，各种各样的文件、凭证和证据，不盖章对外一律无效。
3，介绍信
（1）作用：介绍；证明。
（2）工作介绍信：一般由秘书部门掌管，统一印制，出具时经过单位内部手续审批，并附存根，加盖骑缝章，并有时限要求。
4，零用现金管理
秘书手中应有一笔零用现金，以代替支票所难以付款的麻烦。管理时，主要注意两个方面：
（1）秘书自己建立一本“零用现金账簿”，注明：收到现金日期；收据编号及金额；支出现金日期、用途；零用现金凭单编号、金额和余额。
（2）内部工作人员使用零用现金，应填写下式表格：
零用现金凭单 编号
项目和用途
申请人签名 金额
日期
审批人签名 日期
账页编号支付 日期
5，财务报销
部门买大宗设备或领导出差不可能从零用现金中支出，需要向单位申请和报销。手续包括：
填写申请表；主管领导审批；领款或垫付；提交相关票据；填写报销单；票款结算。

展开更多......

收起↑