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模块二 项目二 收文办理
巩固训练参考答案
一、思考并回答
1.怎样理解公文处理工作的基本原则？
答：2012年7月实施的《党政机关公文处理工作条例》 第一章总则中明确规定： “公文处理工作应当坚持实事求是、 准确规范、精简高效、安全保密的原则。”这四条原则， 是对党政机关公文处理工作原则的科学总结，是经济社会发展对公文处理工作的客观要求， 也是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的客观需要。
（1） 实事求是原则。实事求是要求做到深入调查研究，掌握全面而真实的情况，充分进行论证，广泛听取意见。要有的放矢，切实解决问题，切忌空泛和不着边际的空文。公文的材料及有关出处要确凿可靠。
（2）准确规范原则。准确规范是公文处理工作的质量要求，它既包括公文拟制的质量，也包括公文办理、管理等一系列相互关联的各个环节的质量。
（3）精简高效原则。精简、优质、改进文风是公文处理的又一重要原则。任何公文的处理都要注意质量，做到文字精练，言简意明，逻辑严密，条理清楚，文理通顺，要控制发文量，有的放矢地解决问题。同时，公文处理必须遵循高效原则，掌握公文的时效性，及时办理公文，提高工作效率。
（4）安全保密原则。维护公文处理工作的安全，应保证公文内容和公文实体的安全，严守公文管理的保密规定，做到不泄密、不失密。只有严守党和国家以及单位的机密，认真贯彻《保密法》和有关规定，才能保证公文的绝对安全。
《党政机关公文处理工作条例》规定的这四条公文处理工作的基本原则，对所有单位的公文工作都有指导意义。
2.什么是承办和传阅？怎样做好承办和传阅工作
答：(1)承办是指根据来文的性质和内容、要求，具体承担办理的相关部门或人员进行的承接办理工作。承办包括两方面的工作内容：一是从业务部门来说，针对来文所提出的问题去具体执行或解决；二是文书工作来说，对应办办复的文件要根据领导指示意见办理复文。
只有经过承办，公文才能产生切实的效用，它是公文办理过程中的关键环节。在承办时应注意：一是熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。二是为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。三是加强协商，努力协调各方面关系。四是有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。五是分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。六是各级领导要积极参与承办。七是对紧急公文应当明确办理时限；承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。八是注重对承办结果的检查与监督。
（2）传阅是指单份或份数较少的文件以及一些阅知性的公文，需要经机关单位各领导人和多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。
传阅文件首先应根据文件内容、急缓程度，遵循先主办后协办，先办事后阅知的原则，分清主次，安排好传阅顺序，应先送给机关单位的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后再送其他需要阅知的对象。其次，在传阅过程中或传阅完毕后，对领导有批示的应及时处理。第三，传阅文件应认真填写“文件传阅登记单”。第四是传阅文件不要在应阅人之间“横传”，应由文秘人员采用“一送一退”的方法直接传阅。
3.提出拟办意见是辅助决策的具体工作，你认为什么样的拟办意见有价值？
答：(1)拟写拟办意见的人，应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉各个部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，这样提出的拟办意见才会准确、有可操作性。
(2)为使领导准确批办，文秘人员在提出拟办意见时，应把有关资料和政策依据一并附上，供领导参考。
(3)来文内容如需与有关部门、单位沟通意见时，拟办前要了解清楚，商洽妥当。
二、案例分析
某管理局通信员李小平给金城机床厂递送一份《╳╳省财政厅、审计厅关于开展╳╳╳╳财务专项资金检查的通知》╳财字〔2003〕34号。金城机床厂办公室秘书小王收到文件后，应怎样迅速处理该文件？
答：秘书小王应按以下收文程序迅速处理该文件：
（1）签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后，经清点和检查无误后，在公文投递单或送文簿上签署收件人姓名和收到日期。其作用，一是为明确交接双方的责任提供凭证；二是为了保证文件运行的安全。
（2）启封。秘书应在授权范围内拆封文件；标明亲收的亲启件，由领导人或相关人员亲启；启封后应检查公文的完整情况，有附件的按附件号逐一清点，并用回形针将正件与附件别在一起。
（3）登记。凡属正式的往来文书和需要答复办理的文书要逐件登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题；要填写收文登记表。
（4）初审。就是对收到的公文进行初步审核，以便转入承办环节。对不符合规定的公文，说明理由及时退回来文单位。
（5）承办。承办是指根据来文的性质和内容、要求，具体承担办理的相关部门或人员进行的承接办理工作。
（6）传阅。传阅是指单份或份数较少的文件以及一些阅知性的公文，需要经机关单位各领导人和多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。
（7）催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。文秘部门催办应做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。
（8）答复。将公文的办理形成文字，及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
或者答为：
答：秘书小王应按收文程序迅速处理该文件。首先签收该文件，并在收文登记表上进行登记。请办公室主任对该文件进行初审并提出拟办意见。根据拟办意见将该文件在该阅知范围内进行传阅后交公司财务部门办理，并根据承办时限和有关要求对财务部门的承办过程进行催促和检查。将财务部门公文办理结果形成文字，及时上报省财政厅、审计厅。

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