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模块三 项目二 纸质档案管理
巩固训练参考答案:
一、思考并回答
（1）档案管理用房“三分开”的含义是什么？
答：档案管理用房应尽量保持独立性和完整性；档案室应有保存和利用档案的专用库房（可兼阅档和工作室），这是档案工作起码的条件和最基本的要求。拥有档案专用库房、专用的阅档室和专用的整理室（兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室）又称为“三分开”，是机关单位档案管理用房比较理想的形式。如不能做到“三分开”，也应尽可能设置专用库房和专用的阅档室，做到“两分开”。“三分开”绝不是一分为三，而应在档案室的统一和完整的前提下，保证三种专用房的相对独立性和专用性。
（2）简述档案开发利用有哪几种主要方式
答：档案开发利用有以下几种主要方式：
①史料编研。档案室及其档案人员根据机关工作的实际需要，充分利用室藏档案或资料，定期或不定期地将有关档案资料信息编印成刊，主动提供档案信息服务的一种形式。其主要形式包括文件汇编、参考资料、专题目录等。
②专题信息服务。档案室及时根据单位工作的实际需要，充分利用室藏档案或资料，定期或不定期地将有关档案资料信息编印成刊，主动提供档案信息服务一种档案利用形式。其主要形式包括档案资料信息摘报、期刊等。
③参与性研究。档案室或档案人员直接参与单位中心工作或科研、设计、业务等工作，利用档案及其信息进行研究工作的一种方式。档案人员参与研究工作的好处是既能了解重要业务工作内容和进度，又能有效地发挥档案的作用，将档案工作与单位业务工作直接联系起来，优势互补。
二、案例分析
1.“文件”和“档案”的对话
（1）试谈文件与档案不同的历史作用
答：文件的作用：①领导与指导作用；②行为规范作用；③传递信息作用；④凭据记载作用；⑤备考作用。
档案的作用：①凭证作用；②参考作用。
（2）谈谈文件与档案的联系与区别。
答：两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。时间上的继承转化关系。
两者之间的区别：
案的实存形态除过去的文件外，还包括大量非文书类的原始性记录物。
②过去的文件并非全部转化为档案，只有原始记录性强，查考价值高，文书处理程序完毕的那部分文件才能转化为档案。
③两者本质上不同，文件本质上是人们在处理、解决现实中的具体事务和问题的传递工具，主要是在空间上进行传播和交流；而档案的本质则是以往社会实践的原始记录物，主要是在时间上传递信息，是人类追求、维系时间上的连续性、统一性的产物。
总之，两者内涵不同，外延上存在大面积交叉。
2.从一张契文看档案的凭证作用。
（1）如果没有在省邮电局档案室查到档案，试推测一下此事的结局。
(略)
（2）试分析档案工作在建立社会主义市场经济过程中的重要性和特殊性。
答：①市场经济的核心是法治经济，而证据是法治社会正常运行的客观要求。在建立社会主义市场经济过程中，档案的凭证作用是维系正常社会关系所不可或缺的法律依据，并由此决定了它的地位及重要程度。
②其特殊性在于档案工作的效益具有社会性、隐蔽性和滞后性的特点。平时不显山、不露水，一旦需要则非其莫属。

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