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(共19张PPT)
档案信息化建设
模块七
目
录
CATALOGUE
纸质档案的数字化
03
档案目录数据库的建设与应用
01
电子文件的归档与管理
02
纸质档案的数字化
03
任务三
01
档案的整理
档案整理，是档案数字化的前处理工作。主要有六个步骤。
7.3.1 档案整理
数字化加工人员从档案库房借出需数字化的档案，按照要求办理调档登记手续，登记好档案的数量、状况等，并对档案逐页进行清点。
7.3.1 档案整理
1、调档
归档改革前整理的档案，数字化加工人员要将档案原件的装订拆除，排好顺序，并用夹子夹起防止散乱；归档改革后整理的档案，如果没有装订，数字化加工人员可以直接排好顺序。操作中数字化加工人员不得对档案原件有任何损坏。
7.3.1 档案整理
2、拆装
档案中若有装订金属物的需去掉
有破损的地方需在卷内备考表中注明，如破损程度影响了内容的档案则需进行修补；小于16开的档案需进行托裱。
没有装订线的档案要另用纸加宽（档案学把这种对装订边窄小的档案进行加边的技术称为接后背，操作时要注意两点：一是补纸与档案搭接处宜窄不宜宽，一般为1～3毫米；二是如需要在档案的四周加边，应先加长边，后加短边）；多份档案粘连一起时，需在不损坏档案载体信息量的前提下细心分开，如实在无法分开的则不分。
7.3.1 档案整理
3、修复
检查档案的顺序的基本原则是： 档案页号按顺序连续排列
检查档案的顺序
包括题名、文件编号、责任者、日期、顺序号、页号、备注），保证其准确、完整，并与档案原件内容一一对应，要求一份档案对应一条目录，仔细检查每份档案是否完整。
检查档案目录所有的项目
全宗名称、类别名称、案卷题名、案卷所属年度、保管期限、卷内文件件数、页数、全宗号、目录号、案卷号是否与案卷实际内容一致。
检查案卷封面上的项目
7.3.1 档案整理
4、档案目录的检查、整理
档案工作人员按照档案（案卷）及目录检查、整理的结果，对实体档案与电子目录进行核对，确保实体档案和电子目录的准确性和一致性。
7.3.1 档案整理
5、校对《档案目录》
数字化加工人员将案卷目录、卷内目录、卷内备考表、封面、封面标签、脊背标签按整理后的结果进行打印。
7.3.1 档案整理
6． 打印
02
目录数据的修改
电子目录数据补录及修改
花名册、介绍信及其他类型档案的修改与实录
目录数据检查
7.3.2 目录数据修改
① 档案题名： 题名要写全，照实著录。
② 责任者： 录入多个不同的责任者必须用“/”号分隔开。例如，张三/李四/王五。
③ 文件编号： 录入多个不同文件编号之间必须用“/”号分隔开。例如，XX/XX/XX。
④ 文件时间： 需写全年、月、日，格式为“CCYYMMDD”，用8位阿拉伯数字表示。其中，[CCYY]表示一个日历年，[MM]表示日历年内日历月的顺序数，[DD]表示日历月中日历日的顺序数，时间不详时用数字“0”表示。若文件时间没有月和日，只有年份，则分别用“00”代替月和日，例如“20210000”；若文件时间没有日，只有年和月，则用“00”代替日，例如“20210700”。档案中有多个日期的情况，按照该档案的主要责任者所对应的日期著录。
1、电子目录数据补录及修改
7.3.2 目录数据修改
⑤ 人名： 凡档案内容涉及有关人物的姓名，必须如实录入，要求准确无误。多个人名之间必须用“/”号分隔开，例如，张三/李四/王五。花名册档案无须录入人名。
⑥ 页号： 填写首页页号即可，但每卷最后一份档案的起止页号都要填写。数字化加工人员应在页码后加“—”标示本卷结束，例如“99—100”；如最后一份档案只有一页也须用“—”表示结束，例如“99—99”。
⑦ 密级： 按档案标注的密级著录，无密级的无须标注无密。
⑧ 页数： 录入该份档案的页数。
1、电子目录数据补录及修改
7.3.2 目录数据修改
⑨ 全宗号： 输入时必须采用4位数，不足4位数的在前面补0，例如“15”应为“0015”。
⑩ 保管期限： 按档案目录本上标注的保管期限著录。
目录号/年度： 归档改革前的档案，按档案目录本上的目录号著录，分别用“A1·X、A2·X、A3·X”表示，“X”为目录的流水顺序。归档改革后的档案，按文件归档的年份著录。
案卷号/机构： 归档改革前的档案著录案卷号，案卷号必须采用3位数，不足3位数的在前面补“0”，例如：“15”应为“015”。归档改革后的档案，该处均录入“0”。
顺序号/件号： 归档改革前的档案著录顺序号，必须采用3位数，不足3位数须在前面补“0”， 例如：“15”应为“015”。归档改革后的档案著录件号，必须采用4位数，不足4位数的须在前面补“0”，例如“15”应为“0015”。
1、电子目录数据补录及修改
7.3.2 目录数据修改
花名册的整理方法如下：
① 题名按花名册全称著录。
② 责任者一律为花名册上印章所对应的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准录入。
③ 花名册及其他名册均不需著录人名。
④ 日期写填报日期或批准日期，若有多个日期的则录入一个即可。
2、花名册、介绍信及其他类型档案的修改与实录
7.3.2 目录数据修改
介绍信、报到证、工资转移证、农转非存根的整理方法如下：
① 以上类别档案中的人名必须如实录入，要求准确无误。少量看不清楚的字迹要核实后再作修改，例如“党员介绍信存根（张三、李四、王五）”。
② 责任者和日期应为档案中印章所对应的单位和日期。
此外，任免、出访、优秀人员批件（教师、党员、干部……）等档案中涉及有关人物的姓名必须在题名项中照实著录。例如，“有关张三等同志的任免通知”，必须根据正文的内容将“张三等”后面省略的人物姓名如“李四、王五”完整地著录。
2、花名册、介绍信及其他类型档案的修改与实录
7.3.2 目录数据修改
质检人员对照修改后的电子目录进行检查，保证档案的电子目录、卷内文件、卷内目录、案卷目录四者一致。
3、目录数据检查
7.3.2 目录数据修改

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