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档案信息化建设
模块七
目
录
CATALOGUE
档案目录数据库的建设与应用
01
电子文件的归档与管理
02
纸质档案的数字化
03
档案目录数据库的建设与应用
01
任务一
01
档案目录数据库的建设原则
档案机读目录数据库的建设就是档案工作人员利用现代信息技术，将档案信息和档案的管理信息按照一定的规则和格式转换成数字信息资源，建立起档案机读目录数据库。
档案机读目录数据库的建设原则
档案机读目录数据库的建设原则应符合国际和国家规则，便于管理、传输、检索，符合档案著录规则，易于维护，通用性强，便于各系统之间数据的整合、迁移或应用。
9.1.1 档案目录数据库的建设原则
档案著录标引规范，以保证各级档案部门所生成的档案信息条目一致
档案目录数据库结构规范，确保所生成的档案机读目录具有统一、简便的检索与交换格式
档案信息化系统软件开发技术规范，便于营造统一的信息著录平台，将各级档案部门所生成的档案机读目录集成于一体
9.1.1 档案目录数据库的建设原则——规范化原则
1、提供多途径检索（如主题词、责任者、分类号等），能实现各项相互间的“与”“或”“非”的逻辑组配检索，并且可以实现标引词的位置算符检索，在一次检索结果的基础上实现多次循环检索，以提高查全率和查准率。
2、应根据用户需求，提供多种显示输出方式，以便用户根据自己的需要和喜好挑选满意的信息输出形式。
实现对档案信息规范化的标引必须以一定的“分类法”与“词表”为基础，前者是实现对档案知识学科的标引，后者是实现对档案的主题内容的标引。所以，档案信息化系统开发应该根据《档案著录规则》和其他有关档案及文献数据的标准标引，实现理想的检索效果。
标引体系系统应规范
检索界面应简洁明了、易于操作
9.1.1 档案目录数据库的建设原则——检索优先原则
02
文书档案机读目录数据的著录
文书档案机读目录数据的著录包括实行归档改革方式形成的档案目录、按照立卷归档方式形成的档案卷内目录和案卷目录，在实际操作中档案工作人员要注意区分
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录
1． 题名：包括正题名、副题名、并列题名和案卷题名。
（1） 正题名。
正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目。单份文件没有题名，应依据文件内容拟写题名，并加“[ ]”号。单份文件的题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后加[ ]”号。正文与附件一般为一件，用正文的题名作为本件的题名。转发文与被转发文一般为一件，用转发文的题名作为本件的题名。转发文的题名不能揭示被转发文的主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文的题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加“[ ]”号。
（2） 副题名。
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够揭示文件内容时，副题名不必著录。必要时，副题名照原文著录在正题名之后。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
（3） 并列题名。
并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名项中，并列题名前加“=”号。
（4） 案卷题名。
案卷题名是案卷的标题，它可以准确地揭示出卷内文件材料的内容与成分。
2． 文件编号
文件的发文字号一般由单位发文机关代字、发文年度和发文顺序号三个部分组成，要求照实抄录，填写完整齐全（没有文号的可以不填）。文件上有多个文件编号时，一般只著录主要责任者的文件编号，若立档单位是联合发文机关之一的，也必须著录立档单位的文件编号。文件编号之间以“/”号分隔。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
3． 责任者
责任者是对该份文件负有责任的单位或个人，分为团体责任者和个人责任者两种。
责任者只有一个时，照原文著录。责任者有多个时，著录列居首位的责任者。发文单位是责任者的必须著录，立档单位是责任者的必须著录，上级主管部门是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“[ ]”表示。责任者之间以“/”号分隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可以将职责或身份置于最末一个责任者后的“（ ）”号中，责任者之间以“/”号分隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可以将多个职责或身份置于责任者后的“（ ）”号中，职责或身份之间以“/”号分隔。
机关团体责任者必须著录全称或规范的简称，并保持前后一致。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（ ）”号，个人责任者有多种职务时只著录与形成文件相关的职务。外国责任者的姓名前应著录易于识别的国名简称，其后著录统一的中文译名，必要时著录姓氏原文和名的缩写，国别、姓氏原文和名的缩写均加“（ ）”号。少数民族个人责任者在著录时应按民族的署名习惯著录。文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，将其真实名称附后，并加“（ ）”号。未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[ ]”号。文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“[ ]”号。文件责任者有误的，应照原文著录，将考证出的真实责任者附后，并加“[ ]”号。考证出的责任者依据不足时，在其后加“？”号，一并著录于“[ ]”号内。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
4． 密级与保管期限
（1） 密级。
密级分为秘密级、机密级、绝密级。密级的标志采用汉字代码，即“秘密”“机密”“绝密”。一般按文件形成时所定的密级及涉密期限著录。对已升、降密级的文件，应著录新的密级及涉密期限；对已解密的文件，应著录“解密”；案卷的密级为卷内文件涉密的最高密级。
（2） 保管期限。
保管期限是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。按立卷方式整理的档案，一般分为永久、长期、短期三种；按《归档文件整理规则》整理的档案，一般分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”来表示。保管期限应据实著录，保管期限更改的，应著录新的保管期限。
5． 文件时间
文件时间著录需写全年、月、日。文件中有多个日期的情况，按照该文件的主要责任者所对应的日期著录。
文件时间的基本格式为“CCYYMMDD”，用8位阿拉伯数字表示。其中，[CCYY]表示一个日历年，[MM]表示日历年内日历月的顺序数，[DD]表示日历月中日历日的顺序数，时间不详时用数字“0”表示。若文件时间没有月和日，只有年份，则分别用“00”代替月和日，例如“20210000”；若文件时间没有日，只有年和月，则用“00”代替日，例如“20210700”。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
6． 全宗号
全宗号是指档案馆给定每个全宗的代码。
7． 目录号
目录号是指全宗内案卷所属目录的代码。按档案目录本上的目录号著录，分别用“A1·X、A2·X、A3·X”表示，“X”为目录的流水顺序。
8． 案卷号
案卷号是指档案工作人员编制的案卷顺序号。
9． 顺序号
按立卷方式整理的档案，依据卷内文件的顺序号著录。
10． 件号
按《归档文件整理规则》整理的档案，依据同一年度或归档先后时间顺序形成流水号，用4位阿拉伯数字著录，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
11． 页号
一般著录案卷内每一件文件的首页号，最后一件文件著录起止页号。档案工作人员应在页码后加“—”标示本卷结束，例如“99—100”；若最后一份文件只有一页也须用“—”表示结束，例如“99—99”。
12． 页数
页数是指单份文件或案卷内所有文件的具体页数。
13． 文件份数
文件份数是指案卷内文件的份数。
14． 年度
依据文书立卷和按《归档文件整理规则》整理的档案以年度分类结果著录。用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2021”。
15． 人名
著录档案内容中涉及有关人物的姓名，档案工作人员必须如实录入，要求准确无误。多个人名之间以“/”号或逗号分隔。例如：张三/李四/王五或张三，李四，王五。凡在干部介绍信或干部任免等类文件中，标题中标明“张三等”的，著录中必须根据正文的内容将省略的姓名完整地输入到人名项中，不能缺少任何一个人名。花名册文件视需要录入人名。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
16． 控制标识
控制标识分为开放和控制两种。确定为开放的档案，著录为“开放”；确定为控制利用的档案，著录为“控制”。
17． 编制单位
编制单位是指编制案卷的单位，例如“天津市档案局”。
18． 编制部门
编制部门是指编制案卷的部门，例如“办公室”。
19． 起止时间
起止时间是指开始立卷和结束立卷的时间，以“年月日—年月日”表示，例如：“20210120—20210615”。两个时间之间必须以“—”号分隔，不能使用空格或“/”号。起止时间的表示，无论是本年度还是跨年度，著录时均不能省略年度。
20． 存放地点
存放地点是指档案实体存放的具体单位，一般著录存放单位名称。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
21． 分类号
分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》等有关规定进行著录，多个分类号之间以“/”号分隔。
22． 档案馆代码
档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，据实著录。
23． 档号
按立卷方式整理的档案，卷内文件档号的结构宜为“全宗号-保管期限-目录号-案卷号-顺序号”。上、下位代码之间用“-”（短横）连接，例如“0001-长期-001-062-002”。案卷档案机构宜为“全宗号-保管期限-目录号-案卷号”。上、下位代码之间用“-”（短横）连接，例如“0001-长期-001-062”。
按《归档文件整理规则》整理的档案，档号结构宜为“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”。上、下位代码之间用“-”（短横）连接，同一级代码之间用“·”号隔开，例如“0001-WS·2021-D30-BGS-0001”。
24． 机构（问题）
依据文书立卷和按《归档文件整理规则》整理档案时，机构（问题）分类结果据实著录。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
25． 盒号
盒号是指档案盒的排列顺序号，据实著录。
26． 缩微号
缩微号是指著录文件首页所在画幅的缩微号，可以为空值。
27． 电子文档号
电子档案号由档号、电子文件流水号和文件扩展名三个部分组成，格式为“档号-电子文件流水号.扩展名”。例：档号为“0001-WS·2021-D30-BGS-0001”的纸质文件，所对应的电子文件仅1份，为PDF格式，则该电子文件的电子文档号表示为“0001-WS·2021-D30-BGS-0001-001.TXT”。
例：档号为“0001-WS·2021-D30-BGS-0002”的纸质文件，所对应的电子文件有2份，第1份文件为TIFF格式，则该电子文件的电子文档案号表示为“0001-WS·2021-D30-BGS-0001-001.tif”；第2份文件为PDF格式，则该电子文件的电子文档案号表示为“0001-WS·2021-D30-BGS-0001-002.pdf”。
28．稿本
稿本是指著录单位的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、草图、原图、蓝图、正本、副本、试行本、修订本、影印本、各种文字本等。
附件之间以“/”号分隔
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
29． 主题词和关键词
（1） 主题词。
主题词依据《中国档案主题词表》和《档案主题标引规则》基本专业、本单位的规范化词表进行著录，各词之间用1个空格分隔。
（2） 关键词。
关键词著录取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组，各词之间用1个空格分隔。
30． 附件
附件之间以“/”号分隔
31． 摘要与附注
（1） 摘要。
摘要项是对文件内容的简介，应反映其主要内容、重要数据。摘要内容依汉语的语法和标点符号使用法著录。
（2） 附注。
附注著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在其后。附注之间以一个空格分隔。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则
32． 载体
载体一般包括载体类型、载体数量和载体单位。
（1） 载体类型。
载体类型一般可以分为甲骨、金石、简牍、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的著录单位，其载体类型一般不予著录，其他载体类型据实著录，用汉字表示。
（2） 载体数量。
载体数量用阿拉伯数字表示。
（3） 载体单位。
载体单位一般用“页”“卷”“盒”“盘”“米”“片”等来标识。
33． 脱机载体编号
脱机载体编号由全宗号、存储载体代码、排列顺序号组成。其格式为“全宗号—存储载体代码—排列顺序号”，存储载体代码用字母表示，“CD”表示光盘，“MT”表示磁带，“MD”表示磁盘；顺序号用3位阿拉伯数字表示，例如071—CD—001。
7.1.2 文书档案机读目录数据的著录——著录细则

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