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(共21张PPT)
档案的保管工作
模块八
目
录
CATALOGUE
档案库房的日常管理
03
档案保管工作的认知
01
档案保管的物质条件
02
档案库房的日常保管
03
任务三
01
档 案 的 排 列、存 放
8.3.1 档案的排列、存放
档案的排列、存放主要包括两个方面：档案柜（架）的排列与编号、 档案的排列存放
在档案库房内，档案柜（架）的排列管理与档案柜（架）的合理使用、库房内的工作秩序以及档案的取放都有直接的关系。
8.3.1 档案的排列、存放——档案柜（架）的排列与编号
成行地垂直于有窗的墙面，采光窗宜与档案柜（架）间的通道相对应
不应紧靠墙，最大限度地利用库房的地面与空间，同时也要便于档案的搬运与取放。
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应统一编号
排列一致，横竖成行，整齐美观
一般来说，我国的档案馆（室）保存的档案应按全宗排列、整理和保管。全宗的排列方法主要有全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法两种。
8.3.1 档案的排列、存放——档案的排列存放
如果一个档案库房内同时存放多个全宗、类别的档案，则全宗与全宗之间、类别与类别之间不能混淆。档案部门要注意它们之间的有机联系，联系密切的全宗、类别档案要放在一起，应尽量保持它们相互之间的联系，以便于档案管理与利用。
一个全宗的档案应排放在一起。同一个全宗的档案，按档案案卷的顺序号，依据柜、栏、格编号，依次排列上架。
8.3.1 档案的排列、存放——档案的排列存放
有的全宗内可能还包括一部分声像档案、技术图纸或会计报表等之类的档案，这些不同载体和不同类型的档案可以分别保管，但应填写说明卡放置于原全宗内，指明该部分的存放地点，以保持其应有的联系。
案卷的存放上架可以采用竖放或平放两种方式。
8.3.1 档案的排列、存放——档案的排列存放
竖放是目前档案部门采用比较广泛的一种方式，其优点是提取、存放案卷比较方便
底图（描图纸）档案的制成材料比较特殊,适合平放。
照片、胶片、磁带等特殊材质和特殊形式的专门档案材料，按编号顺序排列在防火柜内
02
全 宗 卷 的 管 理
8.3.2 全宗卷的管理
全宗是在档案馆（室）工作中专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料。以全宗为单位组成的专门案卷，称为全宗卷。
应单独存放，并按全宗顺序保管
8.3.2 全宗卷的管理
全宗卷是在档案馆（室）本身管理活动工作中形成的一种档案，通常包括移出和接收档案的文据、立档单位和全宗历史考证、全宗整理工作方案和档案分类方案（分类表）、全宗内档案数量和状况的检查登记表册、档案保管期限表、档案销毁清册、全宗指南等。
每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷
全宗卷的各种文件材料（包括凭据、清册、报表）应做到准确、齐全、规范
应按照其固有的特点，保持文件之间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌
8.3.2 全宗卷的管理——全宗卷的编制原则
档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等
档案统计
整理工作方案，分类方案，案卷目录说明，整理工作小结等
档案整理
档案交接文据，档案移交目录表，档案接收，征集记录表，档案来源和价值的说明等
档案收集
鉴定小组成员名单，档案保管期限表，鉴定档案分析报告，销毁档案的请示与批复，销毁档案的清册等
档案鉴定
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02
01
03
04
06
档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
档案保管
全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
档案利用
8.3.2 全宗卷的管理——全宗卷的主要内容
其他： 包括档案管理新技术的应用缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
03
档 案 的 安 全 检 查
8.3.3 档案的安全检查
档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。它关系到群众的利益、人民的团结、社会的稳定和国家的安全。党中央、国务院高度重视档案安全，始终强调要把维护档案安全作为档案工作不可动摇的一条原则。
8.3.3 档案的安全检查
档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。它关系到群众的利益、人民的团结、社会的稳定和国家的安全。党中央、国务院高度重视档案安全，始终强调要把维护档案安全作为档案工作不可动摇的一条原则。
明确规定要“维护档案完整与安全”，强调各级各类档案馆和档案机构要“配置必要的设施，确保档案的安全”。
1987年颁布、后几次修订的《档案法》
提出了档案工作的基本原则，其中一条就是“维护档案的完整与安全”
1956年国务院印发《关于加强国家档案工作的决定》
进一步强调要“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”，把确保档案安全保密作为加强和改进档案工作的一个重要目标。
2014年中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》
8.3.3 档案的安全检查
8.3.3 档案的安全检查
为确保档案安全，档案库房一定要有严密的管理制度，做好防盗、防泄密工作。非库房管理人员未经批准不得随便入库。档案工作人员不得随便谈论档案中的内容，要定期和不定期地对档案进行检查，这应作为档案库房管理工作中的一项重要工作，这也是维护档案的完整与安全的重要措施。
在发生意外事件以后。检查内容主要包括档案是否有毁灭、遗失、被盗、受损等情况和数量，档案的收进、移出、借阅登记是否准确，档案的数量是否相符，以确保档案的完整与安全。
不定期检查
根据本部门的具体情况制定，一般可以一年1次。针对工作头绪多、库房分散、设备简陋、安全条件较差的情况，档案工作人员应勤做检查。
定期检查
8.3.3 档案的安全检查
8.3.3 档案的安全检查
档案工作人员还要检查档案的自然损毁现象、库房内的安全设施及日常管理执行情况等。检查完后档案工作人员应进行登记，发现问题要及时处理。

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