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财经应用文写作
国家级职业教育规划教材
目 录
第一章 财经应用文写作基础知识
第二章 公务应用文
第三章 事务应用文
第四章 商务应用文
目 录
第二章 公务应用文
第一节　通知
第二节　通报
第三节 通告
第四节 报告
第二章
第五节 请示、批复
第六节 函
第七节 纪要
第一节 通知
学习目标
了解通知的含义、 特点
理解通知的类型
掌握通知的结构与写作方法, 能够拟写事项通知、 会议通知
第二章
一、 通知文体概述
(一) 通知的文体含义
通知使用范围广泛, 是各级党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中最常使用的一种文书。通知是用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项, 在批转、转发公文时使用的一种公文。
(二) 通知的特点
１ 应用广泛, 使用频率高
通知不受发文单位级别、 性质的限制, 不论是国家最高领导机关还是基层企事业单位, 不论是国家大事还是单位内部的具体事务, 都可以使用通知行文。通知也不受内容繁简的制约, 可用于传达重要指示、布置工作, 也可用于通知一般事项, 写作比较灵活, 使用方便。
第二章
一、 通知文体概述
(二) 通知的特点
２ 带有明显的时效性
通知所涉及的事项一般不容拖延, 要求立即办理或执行。有些通知还指定有效期,即在指定的一段时间内有效。
３ 多具有指导性
通知大多属于下行文, 明显体现出指导性. 上级机关单位向下级机关单位用通知行文, 尤其是布置工作、 批转文件等的通知, 都要明确指出处理某些问题的原则和方法,说明需要做什么、 怎样做、 达到什么要求等, 这些通知对下级机关单位的工作起指挥、指导作用, 对有关人员有较强的约束力。
第二章
二、 通知的类型
(一) 事项通知 事项通知用于上级机关单位要求下级机关单位办理某些事项, 除交代任务外, 通常还会提出工作原则和要求让受文单位贯彻执行, 具有强制性和行政约束力。
(二) 知照通知 知照性通知是用于告知有关单位或有关人员某些事项或某些信息的通知, 如成立或撤销机构、 调整办公时间、 更改电话, 更正文件差错、 告知放假时间等均使用知照性通知。
(三) 会议通知 会议通知是告知有关单位或个人参加会议的通知。
(四) 批转转发通知 批转转发通知用于批转下级机关的公文, 转发上级和不相隶属机关的公文, 这类通知是由通知本身和被批转、 转发、 印发 (颁发、 发布) 的文件组合而成. 一般有三种形式:
◆批转通知。◆转发通知。◆印发通知。
第二章
三、 通知的结构与写作方法
(二) 主送机关
主送机关是文件送达的机关, 主送机关往往负责办理和执行文件要求。
主送机关可以是一个或多个. 当主送机关数量比较少时, 应当采用机关全称或规范化简称, 如果主送机关数量比较多则可以采用同类型机关统称。普发性下行文的主送机关还可以省略。
通知的主送机关往往是下级单位, 多采用统称, 后加冒号, 例如 “各部门:” 或“各单位:”。
(三) 正文
通知的正文包括缘由、事项、要求三部分, 其中事项是主体部分. 不同种类的通知, 其正文的写法也不尽相同.
１ 事项通知的正文 事项性通知一般用于传达、 安排事务性工作, 要使受文单位了解通知的内容 (即事项), 以及做什么、 怎样做、 具体要求等, 所以这类通知的正文一般包括三部分。
第二章
三、 通知的结构与写作方法
(三) 正文
１ 事项通知的正文
(１) 开头部分: 说明下发通知的背景、 根据或目的应简明扼要, 让受文单位清楚该项工作的意义。
(２) 事项部分: 较为详细地提出事项安排或要求. 如果内容较多, 则要分条列项来写, 将通知的具体内容一项一项列出, 把布置的工作阐述清楚, 并讲清要求、 措施、 办法等。
(３) 结尾部分: 多提出贯彻执行要求, 用 “请遵照执行” “请贯彻执行” 等习惯用语, 但也有的不写惯用语。
２ 知照通知的正文
知照性通知的正文, 格式多样, 写法比较灵活. 根据通知的内容交代清楚行文的依据、目的和事项即可, 要求文字简练、明晰。
第二章
三、 通知的结构与写作方法
(三) 正文
３ 会议通知的正文
会议通知由于类型不同, 其正文的写法也不尽相同。
(１) 小型会议或内部会议通知: 本机关单位内部使用的会议通知, 内容比较简单,在通知事项中只需说明会议内容、 具体时间和地点、 出席人员、 需准备的材料等, 语言力求简短明白.
(２) 大型会议通知: 通过文件传递渠道发出的会议通知通常比较复杂, 与会方一般分属不同的机关单位, 此时会议通知的要素应力求全面, 表述应准确清楚, 避免产生歧义。 一般应写明会议名称、召开会议的原因和目的、主要议题、与会人员、报到及会议时间地点、乘车路线、需要的材料等, 有时还要写明会务经费、食宿标准、是否有回执、会议联系人、联系电话等内容. 为保证条理清晰,这类会议通知通常采用条文式写法。
第二章
三、 通知的结构与写作方法
(三) 正文
4 批转转发通知
这类通知的正文比较简短, 通常包括批转语 (转发语) 和执行要求两项内容。
批转通知的批转语是上级对下级的文件批示 “同意”, 如 “总公司同意人力资源部制定的 员工考核办法 , 现发给你们”, 接着提出执行要求, 如 “请认真贯彻执行”。
转发通知的转发语有两种情况: 如果发文单位转发的文件来自不相隶属单位, 发文单位必须说明已经上级同意, 如国务院办公厅转发水利部的有关文件, 其转发语是 “水利部 关于加强嫩江松花江近期防洪建设的若干意见 已经国务院同意, 现转发给你们”; 如果文件来自上级单位, 则可直接表述 “现将 转发给你们, 请认真贯彻执行”。
第二章
三、 通知的结构与写作方法
(三) 正文
4 批转转发通知
印发通知的前言通常是 “现将 × × × × 印发给你们”。也可简单说明发文依据或缘由, 如 “根据……现将 ×××× 印发给你们”, 或 “为了……现将 ×××× 印发给你们”。
被批转、 转发、 印发文件的标题需按公文格式的要求以附件形式标注在正文与发文机关名称之间. 被批转、 转发、印发文件的全文应当排印在成文日期下方, 或另起一页排印。
四、 通知例文评析
第二章
思考与练习
根据以下材料拟写一份通知, 要求格式规范, 内容明确, 通知事项具体、 切实可行, 字数为200~300字。
公司存在工作人员上班时间饮酒的不良现象, 影响了员工及单位的形象, 耽误了正常工作, 个别严重的还造成了经济损失. 为杜绝该现象, 公司决定向所属各单位下发一份关于禁止工作人员上班时间饮酒的通知。
第二章
第二节 通报
学习目标
了解通报的含义、 特点
理解通报的类型
掌握通报的结构和写作方法, 能够拟写表扬通报和批评通报
第二章
一、 通报文体概述
(一) 通报的文体含义
通报是用来表彰先进、 批评错误、 传达重要精神和告知重要情况的公文.通报作为一种宣传教育、 通报信息的工具, 有着表彰、 惩戒、 知照等作用, 这一文体肩负着特殊的使命, 具有其他文种不可替代的功用.
(二) 通报的特点
１ 真实性
通报的任何事实、 情况都必须是真实、 准确的, 不能有差错, 更不能编造虚假情况. 对先进事迹的通报表彰, 要实事求是, 对先进人物不能任意拔高, 更不能借贬低他人来提高先进的形象; 批评错误, 对反面典型予以揭露, 也要对有关事实核实清楚, 做到准确无误, 没有水分; 真实性对情况通报而言, 其重要性更是不言而喻。
第二章
一、 通报文体概述
(二) 通报的特点
２ 教育性
表彰通报在一定范围内表扬好人好事, 其价值体现在对被表彰的单位和个人是一种鼓舞和激励, 对其他单位和个人是一种教育, 对后进单位则是一种鞭策. 批评性通报的目的是让有关当事人吸取教训、 改正错误、 引以为戒, 对其他单位和个人提供反面典型以供借鉴. 情况通报是以指导工作为目的的, 使有关单位或组织了解工作进程、 工作重点, 从而树立整体观念, 妥善安排和部署自己的工作。
３ 及时性
不论是先进事迹、 典型经验、 重要情况还是坏人坏事、 反面典型, 都必须及时通报、 及时制发, 才能达到行文目的, 发挥通报的作用。
第二章
二、 通报的类型
(一) 表彰通报
表彰通报用于在一定范围内表扬好人好事, 通过表彰先进, 树立典型, 弘扬正气,促使有关单位和人员学习先进, 更好地完成本职工作。
(二) 批评通报
批评通报用于在一定范围内批评错误, 纠正不良倾向, 通过批评后进, 起到告诫和教育作用, 促使有关单位和人员引以为戒, 尽量避免类似问题的再次发生。
(三) 情况通报
情况通报用于在一定范围内传达重要情况和动向, 即向有关方面知照应该掌握和了解的信息、 动态, 以指导工作为目的。
第二章
三、 通报的结构与写作方法
(一) 标题
通报的标题通常由发文机关、 事由和文种三要素构成, 即完整式标题. 标题要准确、 简明地概括事由。有时也使用省略式标题, 即标题中省略发文机关。内部非正式行文也可以只写 “通报” 二字。
(二) 主送机关
通报的主送机关往往是下级单位, 一般不能省略. 主送机关数量比较多时, 可以采用统称, 后加冒号, 如 “各部门:” 或 “各单位:”。
(三) 正文
１ 表彰通报
(１) 概述先进事迹: 包括时间、 地点、 人物、 事迹、 结果等, 内容既要清楚完整又要中心突出, 作为制发本通报的依据. 概括事迹之后, 可以对其进行分析与评价, 或指出其典型意义, 或概括其主要经验, 内容要客观中肯、 实事求是。
第二章
三、 通报的结构与写作方法
(三) 正文
１ 表彰通报
(２) 表彰决定: 对先进人物或先进单位给予表彰, 一般是精神奖励或物质鼓励, 也可二者均有。
(３) 希望和要求: 通报正文的最后内容应当提出希望和要求, 这是通报教育性的集中体现. 可以首先对受表彰者提出希望, 例如 “望受表彰单位和个人戒骄戒躁, 继续发扬优良作风, 力争取得更大成绩”. 然后可以对其他单位和人员提出要求, 号召大家向先进学习。
２ 批评通报
(１) 概述消极事实: 将事故或错误事实的经过、 时间、 地点、 事故、 后果等交代清楚. 如果是对个别人员的错误进行通报, 则首先要交代清楚其姓名、 工作单位、 所任职务等个人信息。
(２) 分析评议与定性: 分析事故发生的原因, 指出事故的性质及其危害, 这是严肃处理的关键所在。
第二章
三、 通报的结构与写作方法
(三) 正文
２ 批评通报 (３) 处理决定: 根据评议结果和处理依据, 提出相应的处分决定: 轻者一般只给“通报批评”; 重者对个人给予相应的处分, 对单位则要写明纠正错误的具体措施。
(４) 改进措施与要求: 写明防止此类事故或错误再次发生的措施, 要对症下药, 对人们提出告诫, 或重申某一方面的纪律, 避免重犯类似错误。
３ 情况通报 情况通报正文的撰写, 关键在于对情况的掌握要真实全面. 首先要客观叙述有关情况; 在此基础上, 再进行深入分析, 或阐明意义, 或预测其发展趋势; 最后结合通报情况, 对今后工作提出前瞻性要求.
(四) 附件 根据需要, 通报可以带有附件. 表彰通报, 当表彰对象数量较多时, 一般不在正文中注明, 而是使用附件将表彰对象列明.
四、 通报例文评析
第二章
思考与练习
１ 讨论思考以下事务是否可以采用通报行文, 分别适用哪种类型的通报。
(１) 本单位发生的拾金不昧、 勇斗歹徒、 冒险抢救公共财物、 取得突出业绩等事情。
(２) 本单位出现的迟到、 早退、 旷工、 浪费、 贪污等行为。
(３) 本单位进行的某项活动、 建设进展情况、 安全检查、 竞赛或评比等。
２ 请根据下列材料, 以××物业管理公司的名义拟写一份批评性通报, 下发所属各项目中心。
2014年1月, ××物业管理公司下属的第二项目中心受××小区开发建设单位委托, 负责该小区前期物业管理. 从2015年1月4日起, 第二项目中心擅自停止对该小区的物业管理服务, 导致该小区居民生活受到极大影响. ××物业管理公司经过研究决定, 给予第二项目中心以下处分: 限期３个月的整顿, 将项目中心的违规行为记入公司警示档案, 扣发中心经理李×３个月津贴。
第二章
第三节 通告
学习目标
了解通告的文体含义、 特点
理解通告的类型
掌握通告的结构、 写作方法与要求, 能够撰写告知性通告
第二章
一、 通告文体概述
(一) 通告的文体含义
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项. 通告是各级机关、 企事业单位和社会团体经常使用的周知性公文, 其作用有两个, 一是向一定范围的对象告知有关事项, 使其知晓; 二是明确某一方面的规定, 使有关对象遵照执行。
(二) 通告的特点
１ 语言通俗易懂
通告是周知性的文体, 读者范围很广, 往往以群众居多, 因此拟写时要注意采用通俗易懂的语言。
２ 政策性强
规定性通告往往是对某一事项的强制性要求, 因此必须有法律依据, 符合法律法规或相关政策。
第二章
二、 通告的类型
(一) 告知性通告 告知性通告主要用于公布某一事项或告知有关单位、 人员需要知道的事项。 这类通告仅供人们知晓, 不具行政约束力。
(二) 规定性通告 规定性通告主要用于政府职能部门依法公布有关规定, 要求相关范围内的单位、 部门和人员予以遵守、 执行。这类通告往往带有强制的行政约束力。有的通告甚至具有类似于法律法规的效力。
三、 通告的结构与写作方法
(一) 标题
１ 完整式标题 完整式标题通常由发文单位、 事由、 文种构成, 一般规定性的通告常采用这种标题。若使用文件头, 则可以省略发文单位。
第二章
三、 通告的结构与写作方法
(一) 标题
２ 省略式标题 省略式标题通常采用 “发文单位＋文种” 的模式, 一般对外张贴、 发布的通告常使用这种形式的标题。也可以将发文单位和事由都省略, 仅注明 “通告” 二字, 在本单位、本部门内部发放的通告可采用这种形式。
(二) 主送机关
通告一般面向的对象比较广泛, 主送机关往往省略. 如果需要注明, 则采用泛称或统称的方式, 如 “各相关单位” “××用户” 等.
(三) 正文
１ 发文背景、 缘由 发文背景、 缘由说明通告发文的背景、 目的、 依据等, 通常用“为了……” “根据……” 引出缘由, 再用 “现将有关事项通告如下” 等语句过渡到下面内容。
第二章
三、 通告的结构与写作方法
(三) 正文
２ 通告事项
通告事项是通告的核心部分, 是相关单位和个人应该周知或遵守的事项, 要求具体明确, 不能产生歧义。如果内容较复杂, 可采用条款的形式分别表述。 通告的主要事项写完后, 也可以简要地提出希望和要求。
３ 结束语
一般用 “特此通告” 这一习惯用语结尾, 也可不写专门的结束语, 事项讲完即自然结束。
四、 通告例文评析
第二章
思考与练习
１ 思考讨论下列事务中哪些可以采用通告行文。
(１) 对某一个区域采取交通管制措施, 限制车辆和行人的通行路线、 时间等。
(２) 在某一区域进行拆迁、 建设等工作。
(３) 公安机关敦促犯罪分子自首。
(４) 企业经营的某项业务发生调整而向用户说明情况。
２ 根据以下材料介绍, 撰写通告。
某银行的一个营业部根据上级的部署, 自20××年7月1日起为所有本行的网络银行用户免费提供一个安全U盾。新开户客户在开户时领取, 老客户需要携带本人身份证件和银行卡在工作时间领取。
第二章
第四节 报告
学习目标
了解报告的含义、 特点
理解报告的类型
掌握报告的结构与写作方法, 能够拟写报告
第二章
一、 报告文体概述
(一) 报告的文体含义
报告是下级向上级汇报工作、 反映情况及回复上级机关的询问时所使用的一种文体。
报告是下级与上级之间进行直接沟通交流的重要工具, 有助于上级了解下级的工作情况以便进行指导, 同时也是下级向上级反映情况的载体. 报告一般不需要上级给予答复, 是典型的上行文。
“报告” 一词也经常用于不同行业的应用文标题之中, 如证券行业的 “投资报告”、营销行业的 “销售报告”、 审计部门的 “审计报告”、 司法部门的 “立案报告”、 科研部门的 “研究报告” 等. 这些文种属于行业专业公文, 具有特定的格式和写作规范, 与这里谈的作为通用公文的报告有所不同。
第二章
一、 报告文体概述
(二) 报告的特点
１ 概述性
报告所表达的内容和使用的语言都是概括陈述性的, 多用叙述和说明的表达方式,不必详述过程, 不要求介绍细节。
２ 单向性
下级单位向上级发出报告一般是单方面的行为, 主要目的是向上级反映某一情况。上级如何认识这一情况以及做出何种反应, 都完全取决于上级。因此, 报告中不能要求上级给予答复。
３ 既成性
工作中有 “事前请示、 事后报告” 的惯例。只有做过的工作或已经发生的情况, 才能写进报告, 没有做过的工作或未曾发生的情况一般不能作为报告的内容。
第二章
二、 报告的类型
(一) 工作报告 工作报告用于下级机关向上级机关汇报工作, 侧重于陈述工作的开展情况及主要做法, 便于上级机关全面指导工作. 比如, 汇报某一阶段工作的进展情况、 存在的问题,汇报上级交办事项的办理结果, 汇报对上级某一指示传达贯彻的情况等。
(二) 情况报告 情况报告指向上级机关反映情况及动态的报告. 下级单位在工作中出现了重大事件或重大问题, 应及时向上级领导机关反映, 便于上级机关了解事实真相, 采取合理措施, 控制或引导事态发展, 使相关事件或问题得以顺利处理或解决。
(三) 答复报告 答复报告是指答复上级机关询问事宜的报告. 上级机关对文件材料中反映的问题批示下级机关查办; 或上级机关向下级机关询问有关情况, 下级机关办理完毕, 需用书面形式答复上级机关。
第二章
三、 报告的结构与写作方法
(一) 标题
报告的标题由发文机关、 事由和文种三要素组成; 有时根据需要可省略发文机关,此时则为省略式标题, 但事由和文种一般不能省略。可以根据实际需要, 在 “报告” 之前标注 “紧急” 或 “答复” 等字样。
(二) 主送机关
报告的主送机关不能省略, 为发出报告的下级单位的直接领导机关。同时需要特别注意的是, 报告的主送机关只能有一个, 如果写两个或两个以上的主送机关, 就会出现“多头主送” 的错误, 撰写报告必须避免这种情况。
第二章
三、 报告的结构与写作方法
(三) 正文
正文是报告的中心内容, 但不同类型的报告, 其正文的结构和写作方法不完全相同。
１ 工作报告
其正文内容一般分三部分来写。第一部分概述工作的基本情况, 可简要介绍时间、背景、 总体情况等; 第二部分写工作的具体情况, 主要包括工作过程、 具体内容、 主要成绩、 存在问题、 经验教训等; 第三部分写今后改进工作的意见或提出开展工作的建议, 或今后的工作计划、 设想. 前两部分需要详细介绍, 第三部分需要略写。工作报告一般篇幅较长, 根据内容要恰当安排其层次结构, 可分条列项陈述, 也可列小标题或分成几部分来写。
２ 情况报告
情况报告的写法总的要求是必须把情况和问题介绍清楚, 把事情的经过、 原委、 结果、 性质写明白, 便于上级机关掌握和处理。针对原因, 还可以提出处理意见和建议,要写得具体、 明确、简要。
第二章
三、 报告的结构与写作方法
(三) 正文
３ 答复报告 答复报告的正文包括答复依据和答复事项两部分内容. 答复依据指上级要求回答的问题, 要写得简要. 答复事项指针对上级所提问题的答复意见或处理结果, 要实事求是, 表述周全, 避免答非所问。答复报告的内容要体现针对性, 做到答其所问、 有问必答, 语言要准确得体, 态度要明晰, 表述要准确, 不可含糊其辞、 模棱两可。
(四) 结尾 在报告的结尾经常使用一些惯用语, 如 “特此报告” “专此报告” “请审阅” 等。报告结尾使用的惯用语不是必需的, 正文结束可以自然结尾.
(五) 发文机关和成文日期 发文机关名称要采用全称或规范简称. 成文日期在发文机关名称下一行, 用阿拉伯数字注明, 要求年、 月、 日齐全。
四、 报告例文评析
第二章
思考与练习
１ 思考以下哪些情况可以采用报告行文。
(１) 定期或不定期地向上级领导机关汇报本单位的工作进展情况。
(２) 本单位、 本地区出现异常情况或新情况。
(３) 上级领导机关就某个问题询问下级部门, 下级部门需要针对询问做出书面答复。
２ 根据以下材料撰写一份报告。
××化工厂第一车间20××年10月20日晚发生一起火灾, 烧毁机器设备１台, 严重损毁设备２台, 造成直接经济损失约８万元, 没有人员伤亡。消防部门调查表明, 火灾系人为原因造成, 当晚值班员李某在车间抽烟后将烟蒂遗落在易燃物上引发火灾。事后, 工厂方面向警方报警, 李某被警方控制。 工厂为防止此类事故再次发生, 采取了一系列措施, 组建了消防安全领导小组, 设立了专职消防巡查员, 重新筛选了夜间值班员, 增加了消防器材和设备. 当地安全生产监督管理局得知该事故后, 专门向该厂了解情况, 并责成其将事故情况、 处置工作以及改进措施以书面形式汇报。
第二章
第五节 请示、 批复
学习目标
了解请示与批复的含义、 特点
理解请示与批复的类型
掌握请示的结构和写作方法, 能够拟写请示
第二章
一、 请示、 批复文体概述
(一) 请示、 批复的文体含义
请示是下级向直属上级或业务主管部门请求指示、 批准用的公文。
请示和报告均为典型的上行文, 二者行文方向相同, 作用具有某些相似性, 因而经常被混淆或误用。请示和报告是两种相互独立的文种, 二者最大的区别在于行文目的不同: 请示的发文目的是为了获取上级机关明确的答复, 报告仅为汇报情况而不需要答复。这一区别也可理解为单双向的差异, 即请示为双向性的文种, 而报告为单向性的文种。
批复是用于答复下级机关请示事项的公文, 即由上级机关对下级机关的请示做出明确具体的批示和答复。
第二章
(二) 请示、 批复的特点
１ 请示的特点
(１) 一文一事。一份请示只能围绕一项事务, 内容单一, 篇幅较短。
(２) 事前请示。请示必须在事前行文, 待得到上级肯定批复方可行事, 不能边办理边请示或 “先斩后奏”。
(３) 主送机关唯一。请示只能有一个主送机关, 由该主送机关负责审批; 同一份请示, 不能同时主送给两个或两个以上领导机关或主管部门。
(４) 不得越级。请示主送的机关是直接上级单位或主管部门, 一般不越级向更高的上级机关行文。
２ 批复的特点
(１) 被动性。先有请示后有批复, 批复必须针对请示而行文。
(２) 针对性。批复的内容是由请示的内容决定的, 下级请示什么事项, 上级就批复什么事项。批复的主送机关只能是请示的下级机关, 谁请示给谁批复。
(３) 指示性。批复是上级意图和领导权威的体现, 提出的处理意见和办法是下级开展工作的依据。
第二章
三、 批复的类型
(一) 审批性批复
这类批复主要是针对下级机关请求批准、 请求审批的请示所做的答复, 是对下级机关所请示的事项所做的批准与否、 审批与否的明确表态。
(二) 指示性批复
针对下级机关涉及政策上、 认识上的问题所做的批复, 一般属指示性批复, 这类批复是针对请求指示的请示所做的答复。
四、 请示的结构与写作方法
(一) 标题
请示的标题一般由发文机关、 事由和文种三要素组成.请示标题应将主要事由 (即请求的具体内容) 概括清楚。
第二章
四、 请示的结构与写作方法
(一) 标题
要注意的是, “请示” 本身已含有请求的意思, 所以标题中应尽量避免再使用 “请求” 二字, 否则就有重复之感。
请示标题最容易出现的问题是将 “请示” 和 “报告” 并列, 形成 “关于××××的请示报告” 这样的典型错误。请示和报告是相互独立的两个文种, 不可同时作为一篇文件的文种类型。
(二) 主送机关
根据行文规则, 请示的主送机关只能有一个, 应当杜绝多个主送机关的现象。可以根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关, 不抄送下级机关。
第二章
四、 请示的结构与写作方法
(三) 正文
１ 请示缘由
正文开头是请示缘由, 即提出请示的背景、 理由及原因, 这部分内容既要条理清楚、开门见山, 又要实事求是、有理有据、说明充分。缘由是写作请示的关键所在, 因为缘由直接关系到请示的事项能否成立, 关系到上级机关的审批态度, 关系到请示的要求能否被批准。
２ 请示事项
请示事项是指请求上级机关批准、 帮助或解答的具体事项。请示事项必须写的具体、 明确, 如果请示事项的内容比较复杂, 则要分清主次, 分条列项来写。请示事项如果不明确、不具体, 容易使上级机关不得要领, 进而影响其审批态度. 当然, 也不能把缘由、 事项混在一起, 必须分开来写。
有的请示行文中, 可能还会提出处理意见, 甚至几种意见, 即列举出几种方案供上级参考, 同时表明自己的倾向性意见。
第二章
四、 请示的结构与写作方法
(三) 正文
２ 请示事项
如果请示后有附件, 正文的请示事项只需针对作为整体的附件文本而提出, 可以表述为 “现将 ××××方案 报上, 请审批”, 不必具体表述方案的各项内容。
３ 结束语
常用的写法有: “以上请示, 请批复” “以上意见当否, 请指示” “以上请示, 请审批” “特此请示, 请予批准” “妥否, 请批复” “请批准” “请审批” “请指示” 等惯用语。
４ 附件
如果请示的事项较为复杂, 下级机关已经拟订了完整的方案或计划, 可以将该方案或计划独立形成文件, 作为附件标注于请示正文之下。
第二章
五、 批复的结构与写作方法
(一) 标题
１ 标准式标题
标准式标题由党政公文标题的标准要素 (发文机关、 事由、 文种) 构成, 如 “××省农业厅关于成立农业联营合作公司的批复”。
２ 态度式标题
批复的标题中直接表明了上级机关态度, 如 “××集团关于同意第二分公司新建办公大楼的批复”。
３ 引文式标题
批复的标题中引入请示的标题, 如“× ×市人民政府对关于裁决大学西道 17号住宅楼产权争议的请示的批复”“××市人民政府对关于处理××大街26号商贸大楼失火事故的请示的批复”。
第二章
五、 批复的结构与写作方法
(二) 主送机关
批复是有针对性的, 所以不可缺少主送单位, 批复的主送机关即请示的发文机关。
(三) 正文
１ 批复引语
批复的开头一般需要引叙来文, 即说明收到下级请示这一缘由。引用公文, 应当先引标题, 后引发文字号, 发文字号应加圆括号。如: “你局 关于……的请示 (×发﹝20××﹞××号) 收悉”。通过引语说明批复根据、 点出批复对象。引语之后,经常使用过渡句 “……现批复如下”“现就……问题答复如下” 等提领下文。
第二章
五、 批复的结构与写作方法
(三) 正文
２ 批复内容
批复内容即批复的事项, 这是批复的关键部分, 要针对请示的具体内容给予明确的答复或具体的指示。根据上级单位的批复态度, 分为三种情况。
如果完全同意, 就写上肯定性意见, 但不能只笼统地写上 “同意你们的意见”, 而是要复述原请示主要内容后再表态。
如果不同意请示事项, 即不予批准、 对下级机关要求的支持或帮助难以满足, 要在批复中明确表明不同意的态度, 如果有必要还要写明否定的理由, 这样做便于对方接受, 利于下级单位相关工作的安排部署。
如果仅同意请示中的部分事项而否定其他事项, 则应当明确表达这两种态度所分别。针对的事项. 对于否定的事项, 可以简要阐述理由。
第二章
五、 批复的结构与写作方法
(三) 正文
３ 结束语
结束语往往采用 “特此批复” “此复” “专此批复” 等语句.如果请示的事项比较重要, 上级机关做出批复后, 还可以提出原则性要求作为结束语, 给执行请求事项的机关指明方向. 也可以根据需要省略结束语, 即请示事项答复完毕批复就告结束。
六、 请示、 批复例文评析
第二章
思考与练习
１ 工作中如果出现了以下情况, 是否可以使用请示行文
(１) 对有关政策、 法规、 规章不够明确或有不同理解, 需要上级给予明确解释或答复。
(２) 工作中遇到新情况、 新问题, 解决时无章可循、 无法可依, 需要上级作出指示方可办理。
(３) 本地区、 本单位的某一困难需要上级帮助解决。
(４) 按规定不得擅自解决、 须经上级批准方可处理的问题。
(５) 因特殊情况, 难以执行原规定, 需要变通时, 有待上级作出指示的。
(６) 遇到超出本单位职权范围的事项。
(７) 工作中出现的涉及面广、 本单位或本部门无法协调或单独解决的问题, 需要依靠上级协调和统筹安排。
第二章
思考与练习
２ 根据以下情况介绍, 撰写一篇请示。
××市商贸集团第五分公司所经销的产品在市场上销路畅通, 与周边地区多个养殖场、 鱼塘等实行联营, 新鲜货源充足, 鲜肉、 鲜蛋、 鱼虾等副食品大量增加, 原有的冷库已不能满足需要, 制约了业务的拓展。第五分公司拟在附近的××地区新建一个冷库, 主要用于储存上述冷鲜货物. 该冷库所需资金预算约500万元, 已自筹资金100万,请求总公司拨款400万元。
３ 针对上题所撰写的请示, 代表上级单位拟订一份批复。
第二章
第六节 函
学习目标
了解函的含义、 特点
理解函的类型
掌握函的结构和写作方法, 能够拟写函
第二章
一、 函文体概述
(一) 函的文体含义
函是用于不相隶属机关之间商洽工作、 询问和答复问题、 请求批准和答复审批事项的公文。“不相隶属” 就是指没有直接的上下级关系, 所以函是平行文。
实际工作比较复杂, 可能遇到一些问题和困难, 自己单位独立解决有一定的障碍,需要与不相隶属的机关或平级机关进行联系, 请求他们协助才能完成和解决; 或业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项等, 在这些情况下, 都要使用函这一文种。
(二) 函的特点
１ 使用范围广泛 函的使用灵活方便, 不受机关级别高低、 单位大小的限制, 上至国家机关, 下至基层组织、 企事业单位、 社会团体等都广泛使用函。
２ 一事一函 函一般内容单一, 语言简洁明了, 从篇幅上看, 短小精悍, 有的函甚至只有三言两语。
３ 用语谦敬 函的用语注重谦恭有礼, 尊重对方, 以求得到对方更多的支持和理解。
第二章
二、 函的类型
(一) 商洽函
商洽函是指平级机关或不相隶属机关之间商洽工作、 联系有关事宜、 请求解决或办理某一问题时使用的函, 多用于商调干部、 洽谈业务或联系活动等。
(二) 询问函
询问函是指不相隶属机关之间互相询问情况、 问题或征询意见时使用的。
(三) 答复函
有关主管部门对不相隶属的机关单位批准某些业务事项, 如经费拨付, 要使用答复函, 此时答复函与批复有相同功效。答复是主管部门对某些业务事项的态度, 既可表示同意, 也可表示不同意; 或者是不相隶属机关之间针对询问函进行回复, 此时也要使用答复函。
第二章
二、 函的类型
(四) 申请函
有关机关、 单位, 对于某些事项, 需要向不相隶属的业务主管部门请求批准, 此时不宜用请示行文, 而应该用申请函. 申请函指向不相隶属的业务主管部门制发的请求批准事项的函。
(五) 告知函
告知函是指平级机关或不相隶属机关之间相互告知有关工作或活动情况时使用的函。
三、 函的结构与写作方法
(一) 标题 一般按照公文标题的规范拟制, 复函的标题可在文种上写明 “复函” 二字。
(二) 正文
１ 发文缘由 去函一般说明发函的目的、原因、意义、背景等。复函一般是引述对方来函的标题、 发文字号, 表示收悉。
第二章
三、 函的结构与写作方法
(二) 正文
２ 事项
去函主要是说明所商洽、 询问或请求解决的具体事项, 复函主要针对来函内容予以答复. 如内容复杂, 可考虑采用条款式.
３ 结束语
一般使用礼节性用词, 如 “特此函达” “敬请复函” “特此函复” “以上意见请参考”“望予以协助” 等。
函在行文时, 务必要尊重对方。其语言要规范得体, 必须礼貌、 谦和、 态度诚恳,不能使用生硬甚至是命令性的语言, 如 “必须” “应该” 等. 对上应尊重谦敬, 但不逢迎; 对下应严肃宽厚, 但不傲训; 对平级单位、 不相隶属的单位, 也应以礼相待, 不盛气凌人。
四、 函例文评析
第二章
思考与练习
１ ××职业学院经管系为了培养学生的实践能力, 与某超市联系, 希望安排营销专业学生去超市实习。请根据该介绍代替学校方面撰写一份函, 缺失信息可自行补充, 要求缘由充分、 事项明确、 语气得体、 结构完整。
２ 根据以下材料分别撰写一篇去函和复函。
易泰公司是一个新成立的企业, 为迅速提高员工的业务水平和工作能力, 公司计划对部分员工开展专业培训, 主要内容是行政管理知识、计算机操作技能和外语口语。易泰公司通过调查得知, ××大学在社会培训方面口碑不错, 教学质量较高, 于是与该大学联系, 希望能指派三名人员入学学习, 时间为一年, 有关培训费用按学校要求支付。××大学接到易泰公司的商洽函后, 回函表示同意接受人员培训, 培训费用按国家统一标准执行, 随函还寄去三张 “进修人员登记表”, 并告知具体要求及进修人员来校报到的时间、 具体负责此项工作的部门等。
第二章
第七节 纪 要
学习目标
了解纪要的含义、 特点
理解纪要的类型
掌握纪要的结构和写作方法, 能够拟写纪要
第二章
一、 纪要文体概述
(一) 纪要的文体含义
纪要是记载会议主要情况和议定事项的应用文。
纪要根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成, 通过记载会议主要情况、 传达会议议定事项, 概括反映会议精神, 统一与会者的认识, 便于指导相关工作的开展。纪要所记载的议定事项通常要求有关单位据此遵守或执行, 是有关单位落实、 执行会议精神的依据, 对有关单位和人员具有一定的约束性, 是开展工作的重要依据。
纪要不同于会议记录。会议记录侧重于如实记载会议进行过程中的情况; 纪要则是根据会议的宗旨, 用准确而精练的语言综合记叙议事要点和决定事项, 它是在会议记录的基础上经过进一步分析、 综合、 提炼而成的文件。此外, 会议记录一般不对外行文,不向下级单位发放, 而纪要可以对外行文, 可以向下级单位发放, 下级单位在工作中应当贯彻执行会议纪要中的议定事项和要求。
第二章
一、 纪要文体概述
(二) 纪要的特点
１ 纪实性
纪要必须忠于会议精神, 如实反映会议的真实情况, 仅限于会议议及的内容, 不能把没有经过会议讨论的问题、 未经与会各方共同确认的结论性意见写进会议纪要中去。
２ 简明性
纪要不同于会议记录. 会议记录是会议内容的原始记录, 要把会议进行情况、 研究的问题、 会上发言与报告的主要内容、 议定的有关事项等如实简要地记录下来. 纪要是会议的要点, 是对会议内容的概括, 体现会议的主要精神, 具有简明性特点。
３ 约束性
会议纪要对与会单位和人员有一定的约束力, 要求与会单位和有关人员共同遵照执行。
第二章
二、 纪要的类型
根据撰写方法的不同, 纪要分为条项式、 综合式和摘要式三种类型。根据会议性质的不同, 纪要分为办公会议纪要和其他会议纪要两类。其他会议纪要包括专题讨论会议纪要、 座谈会议纪要、 学术研究会议纪要等。
三、 纪要的结构与写作方法
(一) 标题与成文日期
纪要的标题通常有两种写法。一种由会议名称和文种构成, 如 “打击发票违法犯罪活动工作会议纪要”。也可以采用正副标题式, 正标题反映会议的主要内容, 副标题则写会议名称和文种, 如 “探索电子商务发展之路— — —××省电子商务研究会第六次学术年会纪要” 等。
纪要的成文日期即会议通过的时间或领导人签发的时间, 一般在标题下居中位置用小括号注明年、 月、 日, 也可把成文日期写在尾部。
第二章
三、 纪要的结构与写作方法
(二) 正文
１ 导言
导言, 即纪要的开头部分, 主要概括会议的基本情况, 使阅读者对会议有一个总的了解. 导言的具体内容包括会议的名称、 目的、 重要性、 必要性、 会议内容、 时间、 地点、 参加人员、 主要议题、 会议成果以及对会议的评价等. 虽然包括内容较多, 但从篇幅来讲, 不能写得过长, 必须简明扼要.
２ 主体
主体, 即会议内容, 是纪要的核心部分。这部分内容写会议研究、 讨论的问题及事项, 对工作的评价, 会议报告的内容要点, 贯彻会议精神所应采取的措施、 办法, 提出的要求等. 主体部分的写法有三种形式。
第二章
三、 纪要的结构与写作方法
(二) 正文
２ 主体
(３) 摘要式
会议纪要在语言表达上, 以叙述为主, 应尽可能简洁, 切忌长篇大论; 在段落安排上, 要层次清晰、 条理分明, 篇幅一般不宜过长. 撰写时使用纪要的惯用语作为段落的开头语, 如 “会议决定” “会议认为” “会议要求” “会议号召” “会议提出” “与会者一致认为” 等。
３ 结尾
纪要的结尾部分不是必需的. 有的结尾写对与会者的希望和要求, 或提出今后工作的努力方向; 也有的纪要不写专门的结尾, 正文意尽自然结尾.
四、 纪要例文评析
第二章
三、 纪要的结构与写作方法
(二) 正文
２ 主体
(１) 条项式 条项式是把主体内容归纳、 分类后一条条列出, 多使用序号. 这种安排条理清晰,内容清楚, 重点突出, 便于阅读者理解、 掌握和执行。
(２) 综合式 综合式是一种比较普遍的写法, 是把会议的内容或议定的事项综合概括后, 按照逻辑顺序再分成若干个部分来写。这种结构安排, 一般把重要内容放在前面, 而且尽量详细、 具体; 次要内容一般放在后面, 可适当简略。综合式利于分清主次, 突出主要内容。
(３) 摘要式 摘要式一般是按与会者的发言顺序, 把其代表性发言要点即主要意见归纳、 整理、摘录出来的形式. 这种写法的最大好处是能保留发言人谈话的风格, 如实反映会议的讨论情况和与会者的不同观点, 多用于座谈会、 讨论会等会议. 另外, 发言者的姓名必须注明。
第二章
思考与练习
１ 某高校某系的学生会决定要在元旦来临之际举行新年诗歌朗诵会. 学生会决定先在20××年12月13日召开日常例会, 动员学生会各部成员尽早安排此事, 假设你是学生会的成员之一, 请根据此信息对系学生会召开的日常例会做一次会议纪要. 要求格式规范、内容详细, 符合会议纪要的写作要求.
２ 根据以下材料拟写会议纪要, 可在内容上做合理的增删。
４月30日, ××集团召开了20××年一季度经济运行分析会. 会议由集团公司总经理××主持。首先由各成员企业主要领导汇报了本企业20××年一季度生产经营的实际情况及同行业对标情况; 对各自存在的问题做了分析, 并提出下阶段企业自身工作的重点. 之后集团公司副总经理×××、 集团公司董事长、 党委书记×××、 集团公司总经理××分别做了重要讲话。
第二章
思考与练习
２ 根据以下材料拟写会议纪要, 可在内容上做合理的增删。
集团公司副总经理×××总结了××集团20××年一季度的经济运行情况. 集团公司董事长、 党委书记×××在讲话中肯定了各成员企业一季度的工作成绩, 也指出与同行业先进水平存在的差距, 强调应引起高度重视。对于今后的工作, 他要求各成员企业要鼓足干劲, 奋起直追: 一是要在市场开发方面全面追赶, 努力扩大市场份额; 二是要科学排产, 抓好重点项目、 重点产品、 重点工程, 保证交货期, 提高客户满意度, 确保上半年实现 “双过半”; 三是要加快技术创新, 抓紧产品、 产业结构的调整工作; 四是要进一步深化降本增效工作, 提高管理水平; 五是要抓好产品质量和安全生产及稳定工作。
第二章
思考与练习
２ 根据以下材料拟写会议纪要, 可在内容上做合理的增删。
集团公司总经理××作了会议总结. 他指出, 此次会议材料准备充分, 问题分析具体、 实事求是, 任务措施全面、 可操作性强, 进一步统一了集团上下的思想认识, 增强了大家加快结构调整的责任感和紧迫感. 要求各成员企业在今后的工作中, 要牢固树立业绩导向文化, 科学发展, 确保20××年生产经营指标的全面完成. 他同时表示, 集团公司总经理部将进一步加强自身建设, 充分利用各项资源, 为成员企业发展提供支持。
××集团领导及股份公司领导, 集团、 股份本部主要负责人, 各所属企业党政主要领导及主管领导等参加了会议。
第二章
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